Nieuws

Het hoe en waarom van feedback geven

Het belang van feedback geven

Het geven van feedback heeft een niet te onderschatten invloed op de medewerkers en (daarmee) op de organisatie.

  • Feedback geven helpt een persoonlijke band te smeden tussen de organisatie en het personeel. Bij een medewerker die – op regelmatige basis – feedback ontvangt is de kans groot dat hij zich meer betrokken voelt bij de organisatie en daarmee makkelijker en sneller de gestelde doelen bereikt. De organisatie laat zien dat de inspanningen van de medewerker worden gewaardeerd en dat leidt weer tot een hogere motivatie van de medewerker.
  • Feedback geven zorgt voor een leer- en ontwikkelomgeving zodat de mogelijkheden van de medewerker het best tot zijn recht kunnen komen. Met het geven van feedback kun je het scenario dat de medewerker gedemotiveerd raakt voor zijn. Je zorgt er namelijk voor dat de medewerker betrokken en uitgedaagd blijft en blijft streven naar het verbeteren van zijn prestaties.
  • Met behulp van feedback zorg je ervoor dat de medewerker wordt aangesproken op zijn ontwikkelpunten en op mogelijk onwenselijk gedrag. Hoe sneller je bepaald gedrag aan de kaak stelt hoe groter de kans op verbetering. Als je niets zegt wordt het juist steeds moeilijker de medewerker aan te spreken op zijn gedrag en prestaties, en hoe dat verbeterd kan worden.
  • Hoewel het belangrijk is dat op de werkvloer een prettige sfeer heerst, is het zinvol de medewerker te herinneren aan de verwachtingen van de organisatie en hoe je de medewerker kan helpen zich te focussen op het werk en de gestelde doelen te bereiken. Feedback geven is daarbij een belangrijk hulpmiddel.
  • Regelmatig feedback geven aan uw medewerker maakt het voor hem weer makkelijker je te benaderen als hij een probleem ervaart of als hij bijvoorbeeld ideeën heeft over verbeteringen in het werkproces. Voelen medewerkers zich zeker en comfortabel genoeg om uiting te geven aan zorgen of ideeën, dan is het vaak ook zo dat zij zich betrokken voelen bij de organisatie en dezelfde doelen nastreven als de organisatie.
  • Feedback geven helpt de medewerker zijn taken te prioriteren. Door regelmatig samen om de tafel te gaan zitten kun je de medewerker duidelijk maken welke taken op dat moment prioriteit hebben. Zo zorg je ervoor dat de medewerker zijn tijd en moeite niet verspilt aan minder belangrijke zaken.

De direct leidinggevende vervult binnen de organisatie de belangrijkste rol als het aankomt op het geven van feedback aan medewerkers omdat hij het dichtst bij staat en het meeste contact heeft.

Regelmatig en constructief feedback geven

Regelmatige, op een informele wijze gegeven feedback is relaxter en minder intimiderend voor een medewerker dan formele feedback. Heb je als manager te maken met een grotere uitdaging dan de dagelijkse werkzaamheden dan is het voor zowel werkgever als medewerker makkelijker als er al een cultuur van feedback geven bestaat. De leidinggevende kost het minder tijd het probleem duidelijk te maken, de medewerker hoeft niet bang te zijn in discussie te raken met de leidinggevende, nu het bespreekbaar maken van een probleem niet iets is dat slechts incidenteel voorkomt.

Het is zinvol als je het geven van feedback hetzelfde ziet als het lezen van e-mail: als een dagelijks terugkerende – noodzakelijke maar vaak ook zinvol en prettig – onderdeel van je taak. Om een zichtbare, geïnteresseerde, aandachtige, betrokken leider te zijn is het belangrijk elke dag tijd door te brengen met uw team. Hoe is bij jou de verhouding tussen het uitvoeren van procesmatige taken en het coachen van je team?

Geef eens een complimentje

Regelmatig positieve feedback geven aan een medewerker wordt misschien wel eens onderschat. Maar zelfs met een simpel “dankjewel” onderstreep je dat de medewerker gewaardeerd wordt.

Hoe kun je een simpele opmerking omzetten naar feedback met net iets meer impact?

  • Wees specifiek: Benoem de taak of het idee waarvan je vindt dat de medewerker het goed heeft gedaan. Alleen de opmerking “goed gedaan” is te algemeen. Maar als uw medewerker die klant die dreigde verloren te gaan toch heeft weten te behouden door proactief aan te pakken, benoem dat dan ook. Hiermee laat je zien dat je oog hebt voor de inspanningen en prestaties van de medewerker alsmede voor uw gezamenlijke doel: Een gezonde organisatie.
  • Neem de tijd: Al rennend door de gang op weg naar de volgende afspraak snel “dankjewel” roepen zet geen zoden aan de dijk. Maak echt even tijd voor de medewerker en zeg dat je hem graag wil bedanken voor die klus die hij onlangs zo goed heeft afgehandeld.

Dagelijkse feedback

Zonodig moet u het gedrag van de medewerker of de doelen die door hem moeten worden behaald, bijstellen. Dat doet u door met de medewerker in gesprek te gaan. Breng – tijdens het gesprek – de boodschap constructief in plaats van negatief. Brengt u negatief nieuws op een positieve manier dan zal de medewerker eerder begrijpen wat van hem verwacht wordt en zijn gedrag en/of werkwijze aanpassen. Geef bijvoorbeeld aan hoe een proces nog efficiënter kan worden aangepakt in plaats van te zeggen dat de werkwijze van de medewerker niet goed is.

Wees niet bang om constructieve kritiek te geven. Over het algemeen wordt constructieve kritiek door medewerkers juist als zeer welkom ervaren omdat eruit blijkt dat de leidinggevende de tijd en de moeite heeft genomen om uit te leggen hoe en waarom een bepaalde taak anders moet worden aangepakt.

Dagelijks feedback geven gebeurt het beste op een face tot face basis. Het lijkt misschien makkelijker bepaalde feedback te e-mailen en zodoende een directe confrontatie te vermijden, maar vergeet niet dat de kans dat de medewerker de feedback waardeert groter is dan dat hij het niet waardeert. Face to face feedback zorgt ervoor dat de medewerker zich gewaardeerd voelt en dat het werk wat hij doet belangrijk is; de leidinggevende heeft namelijk met het geven van feedback tijd en moeite genomen.

Zorg voor volledige aandacht, ook al gaat het om een snelle conversatie met minder prioriteit dan andere zaken. Ook als de medewerker de hulp van de leidinggevende inroept is het belangrijk uw volledige aandacht aan de medewerker te schenken. Het is niet prettig voor de medewerker als de leidinggevende op het moment dat hij om hulp vraagt de leidinggevende naar zijn computerscherm of smartphone blijft kijken. Als het niet uitkomt stel de medewerker daar dan direct van op de hoogte en vraag de medewerker terug te komen op een tijdstip waarop je hem je volledige aandacht kan geven.

In sommige gevallen – bij ingewikkeldere zaken – is het slim om gemaakte afspraken tijdens een face to face gesprek te documenteren in een e-mail. Zo kan de medewerker steeds terugzien wat van hem verwacht wordt en ook de leidinggevende zelf kan terugvallen op de e-mail.

Is het niet mogelijk om face to face feedback te geven, bijvoorbeeld omdat de medewerker op dagelijkse basis op weg is naar klanten, dan heeft feedback geven via de telefoon de voorkeur boven e-mail.

Constructieve feedback geven: Tips en trucs

Zorgvuldig kiezen van tijd en plaats: Afhankelijk van de persoonlijkheid van de medewerker is het wellicht verstandig opbouwende kritiek – ook al gaat het om informele feedback – niet in het bijzijn van collega’s te geven maar een aparte kamer op te zoeken en er tijd voor te blokken.

Blijf respectvol: Op het moment dat je een onderwerp met de medewerker wilt bespreken in de vorm van een opbouwende kritiek zorg er dan voor dat de terugkoppeling betrekking heeft op de prestatie of het gedrag van de medewerker, niet op de medewerker persoonlijk.

Wees begripvol: Vraag de medewerker voordat je je opbouwende kritiek geeft eerst waarom hij een bepaalde taak op een bepaalde manier heeft afgehandeld. Pas nadat je het antwoord hebt gehoord kun je je verhaal – eventueel aangepast aan het antwoord van de medewerker – doen.

Ga uit van eigen observaties Als leidinggevende mag je niet afgaan op wat u van anderen heeft gehoord. Wat zijn jouw observaties aangaande het gedrag en de prestaties van de medewerker? Ga daar van uit.

Wees specifiek: Om te zorgen dat de feedback de medewerker – en daarmee de organisatie – helpt in plaats van hem demotiveert is het belangrijk specifiek te zijn. Dat betekent dat slechts een bepaald afgekaderd onderwerp daadwerkelijk onderwerp van gesprek is en dat u uitlegt wat er (anders) moet gebeuren en waarom. Geef duidelijke voorbeelden en vermijdt opmerkingen als: “Je moet beter je best doen”.

Formele feedback

In bepaalde gevallen is het geven van informele feedback niet voldoende en is het nodig om formele feedback te geven. Bijvoorbeeld als een medewerker niet voldoet en disfunctioneren dreigt of als de medewerker zich misdraagt. Onderneem dan de volgende stappen:

  • Rooster een (functionerings)gesprek in
  • Geef van te voren aan waar het gesprek over zal gaan zodat de medewerker zich kan voorbereiden
  • Geef tijdens het gesprek constructieve feedback, waarbij u van het gedrag of de prestatie van de medewerker specifieke voorbeelden geeft
  • Vraag de medewerker naar zijn kijk op de zaak en luister naar wat hij te zeggen heeft
  • Werk samen met de medewerker aan een constructief actieplan
  • Maak een verslag van het gesprek en zet de gemaakte afspraken op papier

Blijven de gedragingen en/of de prestaties van de medewerker onder de maat dan is het van belang het disfunctioneren van de medewerker aan te pakken, bijvoorbeeld door het inzetten van een verbetertraject. Vergeet niet verslag te leggen van iedere stap die gezet wordt. Zo werkt u, -mocht het niet lukken de medewerker weer op het juiste spoor te krijgen- alvast aan een dossier.

Zie hiervoor ook de informatie onder dossier opbouwen bij disfunctioneren of raadpleeg De Afdeling Personeelszaken.

 

Feedback tussen collega’s

Behalve dat het van belang is dat leidinggevenden op regelmatige basis feedback geven aan hun medewerkers is het ook aan te raden te zorgen dat medewerkers elkaar feedback geven omdat ze op die manier van elkaar kunnen leren.

Om te zorgen dat collega’s elkaar feedback gaan geven, kun je tijdens een werkoverleg tijd inruimen voor het geven van feedback aan elkaar. Het is belangrijk dat het team elkaar al wat langer kent voordat je besluit van het feedback geven een wekelijks of maandelijks terugkerend agendapunt te maken. De collega’s moeten zich bij elkaar namelijk wel veilig en op hun gemak voelen. Kennen collega’s elkaar nog niet zo goed of zo lang zorg dan dat de feedback in koppels wordt gegeven. Je kunt er ook voor kiezen dat de feedback buiten het werkoverleg aan elkaar wordt gegeven, op een meer informele basis. Door feedback geven zelf toe te passen zal de medewerker uw gedrag – zeker als blijkt dat het vruchten afwerpt – in ieder geval eerder overnemen. Je hebt dan namelijk een bepaalde cultuur neergezet. Ook de feedback tussen collega’s moet zowel complimenten als opbouwende kritiek inhouden.

Maak de spelregels voor het geven van feedback tussen collega’s van te voren goed duidelijk. Geef dus aan dat:

  • Opbouwende kritiek en wederzijdse steun iedere medewerker kan helpen zijn rol beter te vervullen.
  • Medewerkers elkaar met respect moeten bejegenen; het is niet de bedoeling om te (ver)oordelen maar te begrijpen en te helpen de prestatie te verbeteren.
  • Het de bedoeling is dat feedback helpt zowel het persoonlijke succes als het succes van de organisatie te vergroten.

Feedback ontvangen

Als leidinggevende is het ook prettig feedback te krijgen over je prestaties en over mogelijkheden de organisatie naar een hoger niveau te brengen. Moedig je medewerkers daarom aan je die feedback te geven. De feedback kan zowel gegeven worden in een één-op-één-gesprek als tijdens een werkoverleg.

Het voordeel voor de medewerkers en daarmee voor de organisatie van het geven van feedback aan de lijnmanager is dat:

  • Je daarmee aangeeft dat je bereid bent te luisteren naar de input van het team, te leren en je prestatie te verbeteren
  • Door inbreng van de medewerker te stimuleren zal de medewerker gemotiveerder en met meer plezier zijn werk doen, wat vervolgens beter is voor het team en de organisatie als geheel ten goede komt. Vergeet niet de medewerker te bedanken voor zijn feedback
  • Op het moment dat je goed in staat bent opbouwende kritiek te ontvangen, zal je gedrag de medewerker aanmoedigen op dezelfde manier om te gaan met het ontvangen van feedback

Samenvattend kan gesteld worden dat door je teamleden aan te moedigen zowel jou als elkaar feedback te geven,  een omgeving wordt gecreëerd waarin uw teamleden het vertrouwen hebben suggesties te doen om werkprocessen of een bepaalde aanpak te verbeteren. Al doende wordt dus een constructieve manier van werken geïntroduceerd. Omdat medewerkers vaak een gedetailleerder inzicht hebben in de dagelijkse processen en gang van zaken is de kans groot dat hun suggesties leiden tot een succesvollere organisatie.

Maatregelen in het kader van Corona en de gevolgen voor vakanties en reizen

Maatregelen in het kader van Corona en de gevolgen voor vakanties en reizen

Het is bijna vakantie, maar net even anders dan vorige jaren

Maatregelen in het kader van Corona en de gevolgen voor vakanties en reizen

 

Vakantiegeld op een later moment uitbetalen

Een vakantie begint bij plannen maken en het uitbetalen van het vakantiegeld. De meeste werkgevers keren in mei of juni het vakantiegeld uit aan hun medewerkers. De afgelopen weken is er meerdere malen gesproken over het later betalen van vakantiegeld met vakbonden in deze tijd als een soort ‘laatste redmiddel’. Als er betalingsproblemen zijn, kun je er als werkgever voor kiezen de vakantiebijslag op een later moment of in termijnen te betalen. Dit mag echter alleen als de medewerker hier ook toestemming voor heeft gegeven. Leg dit dan schriftelijk vast, zodat er nooit verwarring over ontstaat. Als medewerkers hiermee akkoord gaan, ben je er als werkgever natuurlijk nog niet. Uiteindelijk ben je namelijk verplicht om het vakantiegeld te betalen.

 

Plannen gaan niet door

Misschien is dit nog wel de meest voorkomende vraag in tijden van de coronacrisis: “Ik heb in de zomer drie weken vakantie gepland, maar die gaat nu niet door. Mag ik mijn vakantiedagen intrekken en op een later moment opnemen?”

Een logische vraag vanuit de medewerker, maar een ingeplande en goedgekeurde vakantie mag je als medewerker niet zomaar terugdraaien. Om vakantiedagen in te trekken of te verplaatsen, moet jij als werkgever toestemming geven. Juist nu de werk mogelijk afneemt, heb je er belang bij dat vakantiedagen alsnog zoveel mogelijk worden opgenomen, zoals afgesproken was. Je wil immers voorkomen dat iedereen straks, als het leven weer wat normaler wordt, tegelijk vakantie wil opnemen of juist heel veel vakantiedagen meeneemt naar volgend jaar.

 

Het tegenovergestelde kan ook voorkomen. Dat medewerkers juist nu extra hard nodig zijn, omdat er meer werk is dan voor de coronacrisis. Denk bijvoorbeeld aan de zorg, maar er zijn nog veel meer branches waar dit het geval is. Het kan zo zijn dat je dan juist je medewerkers graag inzet in de periode dat ze eigenlijk een vakantie gepland hadden. Dan is het ook van belang dat je hierover samen afspraken maakt.

 

Verplicht vakantiedagen laten opnemen

Er is veel onduidelijkheid over of het toegestaan is om je medewerkers verplicht vakantiedagen op te laten nemen als er door het coronavirus minder werk is. Het antwoord is eigenlijk heel duidelijk: nee, dat mag niet. Alleen in overleg kan vakantie opgenomen worden.

Natuurlijk kun je als werkgever wel vragen om vakantiedagen op te nemen, maar daar hoeft een medewerker niet mee akkoord te gaan. Wanneer een medewerker hier duidelijk mee instemt, is het uiteraard prima. Het mag dus niet eenzijdig door de werkgever opgelegd worden.

 

 Verplicht laten opnemen van ADV-uren

Met ADV-uren of teveel gewerkte uren (tijd voor tijd) zit het net wat anders dan met vakantie-uren. Een werkgever kan het namelijk wel verplichten dat een medewerker zijn of haar ADV-uren opneemt als er bijvoorbeeld minder werk is door het coronavirus. De vakantiewetgeving is namelijk niet van toepassing op ADV-uren. Je mag als werkgever bepalen wanneer ADV-uren worden opgenomen behalve als je daar andere afspraken over hebt gemaakt (in cao of bedrijfsreglement).

 

Vakantie en reizen

Na de ‘intelligente lockdown’ kunnen we langzaam maar zeker meer reizen in binnen- en buitenland. Veel medewerkers gaan alsnog gemaakte vakantieplannen uitvoeren of na annuleringen alsnog nieuwe plannen maken. Attendeer ze dan op de adviezen van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Want zolang het coronavirus er nog is, loop je een risico. Hoe groot dat precies is, weet niemand.

 

Vanaf 15 juni is het weer mogelijk om op vakantie te gaan naar veel landen binnen de Europese Unie (EU). De overheid heeft het reisadvies voor bepaalde landen aangepast van ‘oranje’ (vakantiereizen afgeraden) naar ‘geel’ (vakantiereizen mogelijk, let op risico’s). Voor reizen buiten Europa blijft het reisadvies nu nog ‘oranje.’ Dat betekent dat de overheid reizen buiten Europa afraadt.

 

Eigen risico 

In de landen in Europa waar vakantiereizen weer mogelijk zijn, blijven er risico’s. Bij een opleving van het coronavirus kunnen landen strenge maatregelen nemen of opnieuw invoeren. Zoals eerder dit jaar, kan de situatie dan snel veranderen. Je moet dan bijvoorbeeld langer in een vakantieland blijven of in quarantaine bij terugkomst in Nederland. Het is goed om medewerkers erop te wijzen dat deze en mogelijk andere gevolgen en kosten voor eigen risico van de betreffende medewerker zijn. Attendeer jouw medewerkers er schriftelijk op dat het verstandig is om met dit eigen risico rekening te houden als ze een vakantiebestemming uitkiezen en wijs ze voor actuele informatie op het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken:  https://www.nederlandwereldwijd.nl/reizen/reisadviezen

 

Corona maatregelen en ziekteverzuim

Corona maatregelen en ziekteverzuim

Hoe om te gaan met verzuim in kader van corona maatregelen en doorlopende re-integratie dossiers

Er is na een heftige periode na de uitbraak van Corona in ons land inmiddels een flinke afname van besmettingen, maar het virus is nog niet weg. Daarom toch nog even alle vragen en antwoorden op een rijtje als er weer besmettingen komen en werknemers moeten thuisblijven, ook als een van de gezinsleden besmet is met Corona.

Mijn gezonde werknemers kunnen niet naar het werk komen vanwege de overheidsmaatregelen, maar zij kunnen wel thuiswerken. Mag ik hen ziekmelden?

Nee. Preventief thuiswerken zonder dat de werknemers ziek zijn, valt niet onder ziekteverzuim. Als het een gevolg is van een overheidsmaatregel, dan kan het niet voor rekening van de werknemer komen en moet u als werkgever het salaris doorbetalen. Als zij niet hun volledige werk kunnen doen, kunt u mogelijk een beroep doen op de NOW.

Wanneer mag een zieke werknemer weer terug naar de werkplek?

  • Werknemers die ziek zijn geweest en die volledig zijn hersteld, kunnen weer aan het werk als ze 24 uur klachtenvrij zijn.
  • Als een werknemer zelf niet ziek is, maar een huisgenoot/gezinslid klachten heeft die erger worden (met koorts en/of benauwdheid) moeten alle huisgenoten/gezinsleden zonder klachten thuisblijven tot 14 dagen na het laatste onbeschermde contact met de zieke persoon. Zij mogen wel het huis uit voor noodzakelijke boodschappen.
  • Ontwikkelen een persoon en diens gezinsleden binnen de incubatieperiode van veertien dagen geen ziekteverschijnselen, dan is het aannemelijk dat er geen gevaar meer is op besmetting en kan de werknemer – met inachtneming van alle maatregelen en indien thuiswerken niet mogelijk is – terugkeren naar de werkplek. Wordt een gezinslid van de werknemer wel ziek, dan begint daarmee de incubatieperiode van de werknemer opnieuw.

Terugkeer naar de werkplek van deze werknemers kan spanningen opleveren bij collega’s. Besteed hier aandacht aan, onder andere door werknemers vooraf te informeren en gerust te stellen.

Omgaan met lopende verzuimdossiers

Ook voordat het coronavirus uitbrak, hadden werkgevers al te maken met zieke werknemers. Werknemers die volledig thuis waren of werknemers die middenin een re-integratietraject zaten. Thuiswerken is nog altijd het devies van de overheid. Maar hoe re-integreert een zieke werknemer dan? En hoe zit dat met bezoekjes aan de bedrijfsarts? Lees het in onze Q&A.

Kan ik de verzuimbegeleiding stilleggen tot de coronamaatregelen voorbij zijn?

Nee, de Wet verbetering poortwachter geldt onverminderd tijdens de coronacrisis. Deze wet legt aan zowel de werkgever als de werknemer de verplichting op om alles te doen dat nodig is om de werknemer weer aan het werk te helpen.

Kan mijn werknemer nog een bezoek aan de bedrijfsarts brengen?

Nee, op dit moment beperken (de meeste) bedrijfsartsen zich tot consulten op afstand door middel van (video)bellen. Uiteindelijk zullen ook bedrijfsartsen weer bezoekspreekuren moeten gaan houden.

Mijn werknemer was op het werk aan het re-integreren, maar moet dat nu vanuit huis doen en dat gaat niet. Wat nu?

Als er geen enkele mogelijkheid is om de werknemer vanuit huis of op de werkvloer te laten hervatten, leg dit dan in overleg met de werknemer goed vast. Bijvoorbeeld in het Plan van Aanpak dat jullie samen opgesteld hebben. Beschrijf welke re-integratieactiviteiten niet uitgevoerd kunnen worden en wat de reden daarvan is. Vraag de bedrijfsarts zo nodig om hierover een advies te geven.

Mijn werknemer was volledig arbeidsongeschikt, maar de bedrijfsarts acht hem nu weer gedeeltelijk arbeidsgeschikt. Het is praktisch onmogelijk om hem nu zijn werk te laten hervatten. Daarom wil ik hem niet gedeeltelijk hersteld melden. Mag dat?

Nee, het coronavirus en de maatregelen die als gevolg daarvan gelden zijn geen gerechtvaardigde reden om de werknemer niet deels hersteld te melden. Je moet die melding dus toch gewoon doen. Wel kun je in het Plan van Aanpak vastleggen dat werkhervatting niet mogelijk is.

Mijn werknemer is nog 30% arbeidsongeschikt en voor het overige deel aan het re-integreren. Ik heb nu geen werk meer voor hem door de coronacrisis. Kan ik hem weer 100% ziek melden?

Nee, dat mag niet want de werknemer is feitelijk niet volledig arbeidsongeschikt. Mogelijk komt jouw organisatie in aanmerking voor de NOW-voorziening. Daarmee kun je de werkvermindering compenseren.

Hoe oordeelt het UWV als ik mijn werknemer vanwege het coronavirus niet (goed) heb kunnen re-integreren?

UWV heeft hierover op 31 maart jl. een bericht gepubliceerd. Daaruit blijkt dat het UWV bij de beoordeling van de re-integratie inspanningen coulant zal zijn. Maar let op! Het UWV geeft zeker geen vrijbrief. Het UWV zal wel streng toetsen of je goede redenen hebt aangevoerd om niet (volledig) aan de re-integratieverplichtingen te voldoen.

Als het UWV vindt dat je onvoldoende gedaan hebt en daarvoor geen goede reden had, dan legt het UWV een loonsanctie op. Als het UWV tot de conclusie komt dat je onvoldoende gedaan hebt, maar dat herstel niet mogelijk is, dan legt het UWV geen loonsanctie op. Dit is bijvoorbeeld aan de orde bij een bedrijfssluiting of omdat re-integratie op geen enkele manier mogelijk is.

Wat kan ik nog doen als het UWV een loonsanctie oplegt?

Als een loonsanctie opgelegd is, maar het niet mogelijk is de werknemer alsnog goed te re-integreren, dan kun je een bekortingsverzoek Loondoorbetaling aanvragen bij het UWV. Als je goed kunt uitleggen waarom re-integratie echt niet mogelijk is, dan kan het UWV de opgelegde loonsanctie beëindigen.

De praktijk: wees creatief!

Werkgevers mogen er niet zomaar van uitgaan dat re-integratietrajecten nu wel even op een lager pitje kunnen worden gezet. Met de huidige techniek is veel mogelijk. Denk daarbij niet alleen videogesprekken op afstand, maar ook aan de inzet van werknemers in andere bedrijfsonderdelen.

Mag een werknemer weigeren om naar het werk te komen vanwege corona?

Dat mag alleen als er een reëel gevaar dreigt. Dus bijvoorbeeld als er een collega met verkoudheidsklachten op het werk rondloopt. Of als er onvoldoende voorzorgsmaatregelen zijn getroffen. Het arbeidsrecht vereist dan wel dat de werknemer aan de werkgever meldt dat hij zijn werk onderbreekt vanwege de corona-dreiging. Bovendien moet hij weer komen werken zodra de situatie op het werk weer ‘veilig’ is.

Biedt het arbeidsrecht mogelijkheden om de werknemer te verplichten thuis te blijven vanwege corona?

Vanwege het advies van de overheid ligt het in de rede dat werkgevers thuiswerken zoveel mogelijk faciliteren. En dat werknemers daar aan meewerken. Mocht een werknemer toch naar het werk willen komen, dan kan de werkgever dat niet zonder verbieden.

Dat ligt anders bij werknemers die last hebben van verkoudheid, keelpijn, hoesten of koorts. Zij moeten sowieso thuisblijven. U bent arbeidsrechtelijk als werkgever verantwoordelijk voor het bieden van een gezonde en veilige werkomgeving.

Kan de werkgever de werknemer arbeidsrechtelijk verplichten een corona-test te ondergaan?

Nee. Maar als het vermoeden bestaat dat een werknemer met corona-symptomen kampt, is het aangewezen deze persoon naar huis te sturen en de bedrijfsarts te laten bezoeken. De arbeidsrechtelijke verplichting om zorg te dragen voor een veilige werkomgeving brengt ook met zich mee dat de werkgever besmettingsgevaar zoveel mogelijk beperkt.

Klaar voor de WAB?

Voorbereid op het doen van een verplicht aanbod arbeidsomvang?

 

Werkgevers zijn in het kader van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) vanaf 1 januari 2020 verplicht een aanbod te doen aan oproepkrachten/flexwerker op basis van de gemiddelde arbeidsduur van de voorgaande 12 maanden. Dat aanbod moet je voor de 13e maand doen. Doe je dit aanbod niet, dan heeft de oproepkracht alsnog recht op loon over die gemiddelde arbeidsomvang.

 

Met deze maatregel wordt het initiatief bij de werkgever gelegd in plaats van bij de werknemer. De regering wil voorkomen dat werknemers permanent beschikbaar moeten zijn, maar geen zekerheid hebben over het aantal te werken uren en daarmee hun inkomen.

Deze regeling is een nadere uitwerking van het wettelijk rechtsvermoeden. Dat rechtsvermoeden kan ingeroepen worden na een periode van 3 maanden als het aantal uren niet duidelijk is vastgelegd of als er structureel meer uren worden gewerkt dan is overeengekomen.

Naarmate de arbeidsovereenkomst langer duurt, verschuift de verantwoordelijkheid om actie te ondernemen van de werknemer naar de werkgever. En dat betekent nu concreet dat na 12 maanden de verantwoordelijkheid bij de werkgever komt te liggen. De werkgever moet ervoor zorgen dat de feitelijk gewerkte uren gedurende het jaar goed worden bijgehouden.

 

Wat moet je doen?

  1. In beeld hebben welke medewerker ‘flexwerkers’ (oproep-min/max) zijn;
  2. Wat de status is van het dienstverband, tijdelijk dienstverband dat binnenkort afloopt?
  3. Welke medewerkers wil je graag houden en van welke mogelijk afscheid nemen?
  4. Voor de 13e maand van het dienstverband schriftelijk (per mail) een aanbod doen voor een vaste arbeidsomvang; (voorbeelddocumenten verkrijgbaar)
  5. De aangeboden gemiddelde arbeidsduur is gebaseerd op de gemiddelde arbeidsomvang in de voorgaande 12 maanden (de referteperiode);
  6. De medewerker kan het aanbod dat de werkgever doet schriftelijk aanvaarden of verwerpen;
  7. Als je geen aanbod doet, heeft de medewerker recht op niet-genoten loon vanaf de uiterlijke datum waarop de werkgever het aanbod had moeten doen.

 

Als je daar nog vragen over hebt, kun je die tot 20 december a.s. nog stellen. Ook voor het ontvangen van voorbeeldbrieven voor het doen van een aanbod en aanvaarding/verwerpen ervan kun je bij mij terecht. Dat laatste kan uiteraard ook nog in januari 2020.

Het exitgesprek , waardevolle informatie van een vertrekkende medewerker

Het exitgesprek | waardevolle informatie van een vertrekkende medewerker

Het exitgesprek is misschien wel het belangrijkste gesprek dat je voert met je medewerker.  In een exitgesprek kun je namelijk ontdekken wat wel en niet goed werkt in je organisatie.

 

Ook al heb je alles op orde – je voert je voortgangsgesprekken, je communiceert goed en je bent bezig met het opleiden van je medewerkers – vrijwel iedere ondernemer weet: het team dat je nu hebt, heb je volgend jaar niet meer.

 

Krachtig hulpmiddel voor ondernemers

Exitgesprekken zijn een van de krachtigste, maar minst begrepen managementhulpmiddelen die er zijn. Weinig bedrijven voeren exitgesprekken. Veel van de bedrijven die wel exitgesprekken voeren, doen vervolgens niets met de resultaten en dat is een gemiste kans.

 

Als werknemers plotseling ontslag nemen, sta je met je handen in het haar. Hoe maak je dan maar het beste van een vervelende situatie? Even slikken en je teleurstelling aan de kant zetten en actief het gesprek aangaan.

 

4 tips voor het exitgesprek

Benut deze vier tips voor een goede exit en een nuttig gesprek.

  1. Timing

Voer het exitgesprek zo laat mogelijk, het liefst op de laatste werkdag van je werknemer. Dan heb je de meeste kans dat je werknemer eerlijke antwoorden geeft. Geef aan dat alles wat er gezegd wordt vertrouwelijk is en ook geen weerslag zal hebben op bijvoorbeeld referenties.

  1. Respect

Blijf met respect omgaan met je werknemer. Dan kun je leren van de situatie. Mogelijk wordt je werknemer daardoor wel (alsnog) een positieve ambassadeur van je bedrijf.

  1. Luisteren

Zorg dat het een gesprek is en blijft. Ga niet in de verdediging of in discussie. Wees blij met de feedback, ook al ervaar je het zelf anders. Het is en blijft de eigen ervaring van de werknemer en misschien wel een van de redenen voor zijn vertrek. Luister dus goed en sta open voor de informatie die hij je geeft.

  1. Methode

Structureer de procedure zoals het bij je past. Misschien via een online vragenlijst, een papieren vragenlijst of een gesprek. Of misschien een combinatie van deze methodes.

Zorg dat het past binnen je organisatie en bij de functie. Een exitgesprek met een restaurantmanager zal anders zijn dan met een hulp in de bediening die maar vier uur per week werkt. Maar let op: ze kunnen je beiden belangrijke informatie over je bedrijf geven.

 

Vragen tijdens het exitgesprek

In een exitgesprek is het cruciaal om de juiste vragen te stellen. Je kunt bijvoorbeeld de werknemer via een formulier (vooraf) de belangrijkste vragen laten invullen. Tijdens het exitgesprek ga je dan dieper in op de onderwerpen. Stel in ieder geval deze vier open vragen:

  1. Waarom ga je bij ons weg?

Vraag door, zeker als iemand alleen maar aangeeft ‘vanwege het salaris’. Wat hadden we kunnen doen om je te behouden voor het bedrijf?

  1. Was je voldoende opgeleid en begeleid om je werk te doen?

Vraag of alle middelen aanwezig waren om het werk goed te doen. Wat miste je? Wat had je nog meer nodig?

  1. Welke vaardigheden en/of kwaliteiten moet jouw vervanger bezitten?

Laat hem zijn visie geven over zijn potentiële opvolger(s). Vraag naar welke type medewerker gezocht moet worden volgens hem. Dit kan weleens nuttige input zijn voor een nieuwe sollicitatieprocedure.

  1. Wat kunnen we doen om ons bedrijf te verbeteren?

Denk goed na over zijn feedback op dit punt en probeer toe te passen wat mogelijk is en redelijk lijkt.

Stel dus veel open vragen en geen ja/nee-vragen. Zo krijg je meer relevante informatie over je bedrijf, die je dan weer kunt inzetten om werknemers langer aan je te binden en om nog meer vertrekkers te voorkomen. Bespreek de bevindingen ook met je managementteam en laat hen ook nadenken over de inhoudelijk resultaten.

 

Wil je deze exitgesprekken laten voeren door jouw leidinggevende, maar kunnen ze daar wel een training in gebruiken of wil je dat De Afdeling Personeelszaken deze gesprekken voor jouw bedrijf voert? Dat kan, neem contact op om jouw wensen hierover te bespreken.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Verlengen tijdelijk dienstverband of een transitievergoeding voorkomen (WAB)?

Zoals u wellicht al vernomen hebt, hebben we met ingang van 1 januari 2020 te maken met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB).

Een van de wijzigingen in deze wet is dat u bij arbeidsovereenkomsten die op of na 1 januari 2020 aflopen een transitievergoeding gaat betalen vanaf de eerste dag van het dienstverband.

Bij goed functionerende medewerkers, die u uiteraard niet kwijt wil, is het geen overweging maar als er wel twijfels zijn over het functioneren is het wel een goed moment om nog even na te denken over een verlenging.
Het zou toch vervelend zijn als u vanwege twijfel hierover de arbeidsovereenkomst nog een keer gaat verlengen en er dan later achterkomt dat u toch beter wat eerder de knoop had moeten doorhakken?

Dus als u een medewerker in dienst heeft waarvan de komende maanden (voor 1 januari 2020) het dienstverband van rechtswege eindigt en u twijfelt over een verlenging, dan kunt u dat hooguit nog verlengen tot 31 december 2019 zonder dat u bij de beëindiging ervan een transitievergoeding verschuldigd bent.

Er is helaas geen overgangsregeling van kracht dus bij arbeidsovereenkomsten die u al bent aangegaan en waarvan de einddatum op of na 1 januari 2020 liggen heeft u gene keus, daar is het betalen van een transtievergoeding vanaf de eerste werkdag een voldongen feit.

Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in aantocht

Nog geen drie jaar na de invoering van de Wet werk en zekerheid (WWZ) lanceert het kabinet alweer een nieuwe wet, de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). De nieuwe wet treedt op 1 januari 2020 in werking. Deze wet moet vast personeel aantrekkelijker maken. Het ontslagrecht wordt versoepeld, de ketenregeling, de WW-premie en nog een paar zaken.

Wat is de WAB?

De nieuwe regels moeten het voor jou als werkgever aantrekkelijker maken om mensen in vaste dienst te nemen. Het kabinet wil dit bereiken door het contract voor onbepaalde tijd minder vast te maken. Daar staat tegenover dat flexibele arbeid minder flexibel wordt en daardoor minder aantrekkelijk.

Wat staat er in de WAB?

1. Ontslagrecht aangepast
Een aantal maatregelen rond het ontslag moeten ervoor zorgen dat vast werk minder vast wordt.

•          (Her) introductie cumulatiegrond
Er komen minder strenge voorwaarden voor het ontslag van werknemers in vaste dienst. Als je nu iemand wilt ontslaan, moet je volledig voldoen aan één van de acht gronden voor ontslag. Onder de WAB is ontslag ook mogelijk als sprake is van een optelsom van omstandigheden, de zogeheten cumulatiegrond. Dat was voorheen ook zo en daar gaan we weer naar terug.
Neem bijvoorbeeld een situatie waarin je een werknemer wilt ontslaan wegens disfunctioneren, maar dit niet voldoende kunt aantonen omdat je geen compleet ontslagdossier hebt opgebouwd. Ook is het zo dat de verstandhouding tussen jou en je werknemer flink is verstoord. Beide omstandigheden bieden afzonderlijk beschouwd misschien onvoldoende grond voor ontslag, maar in combinatie wel.

•          Andere berekening transitievergoeding
Als je nu een werknemer ontslaat, hoef je hem geen transitievergoeding te betalen als hij nog geen twee jaar in dienst was. Dit gaat veranderen. Onder de WAB heeft een werknemer al vanaf zijn eerste werkdag recht op een transitievergoeding bij ontslag, ook tijdens zijn proeftijd. Behalve als de werknemer zelf opzegt.

Let op 1
Voorwaarde is wel dat er geen beding ‘aanzegging bij voorbaat’ is opgenomen in de tijdelijke arbeidsovereenkomst, want dan moet je alsnog de transitievergoeding betalen als de werknemer zelf deze tijdelijke overeenkomst opzegt voordat die van rechtswege eindigt.

Let op 2
Als je nu tijdelijke contracten gaat verlengen is het goed om er bewust van te zijn dat je tot 31 december 2019 geen transitievergoeding hoeft te betalen als de totale duur korter is dan twee jaar. Je kan dus overwegen om te verlengen tot uiterlijk 31 december 2019. Ga je verlengen tot of na
1 januari 2020, dan ga je betalen van de 1e dag van indiensttreding.

Het gaat niet om grote bedragen, de transitievergoeding wordt ook lager dan in de huidige wet.
Voor elk jaar dienstverband betaal je een 1/3 bruto maandsalaris. De periode voor de transitievergoeding wordt niet meer afgerond op halve jaren, maar berekend over de werkelijke contractduur. Er komt een speciale berekeningstool, maar het levert wel veel meer administratie op.

2. Flexibele arbeid minder aantrekkelijk
De overheid wil flexibele arbeid minder flexibel en minder aantrekkelijk maken. Daartoe zijn de volgende maatregelen in de WAB opgenomen.

•          Verruiming ketenregeling
De maximale periode waarover een werkgever een serie tijdelijke contracten mag aangaan wordt verlengd van twee naar drie jaar. Daarmee is de oude ketenregeling zoals die gold vóór 1 juli 2015 weer in ere hersteld.
Het gaat dus om maximaal 3 contracten binnen een periode van maximaal 3 jaar. Bij het 4e contract of na overschrijding van de 3 jaar ontstaat automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Een werkgever die bijvoorbeeld 3 contracten van 6 maanden is aangegaan moet er rekening mee houden dat het 4e contract een contract voor onbepaalde tijd zal zijn.

Let op!
De nieuwe ketenregeling gaat gelden voor alle tijdelijke contracten die eindigen op of na 1 januari 2020. Je doet er dus verstandig aan om nu al in kaart te brengen wat de status is van alle tijdelijke arbeidscontracten.

De verplichte pauze tussen twee opvolgende contracten blijft in principe zes maanden. Wel kan in de verplichte cao voor jouw bedrijfstak worden afgesproken dat deze periode tot drie maanden wordt verkort.

•          Andere regels oproepkrachten
Werk je veel met oproepkrachten? Dan gaat er voor jou het nodige veranderen. De nieuwe wet schrijft voor dat een oproepkracht met een nulurencontract of een min/maxcontract alleen verplicht is te komen werken, als je hem minimaal vier dagen van tevoren oproept.
Doe je dat niet, dan heeft hij het recht het werk te weigeren. En zeg je een oproep tot werken korter dan vier dagen van tevoren af, dan moet je de oproepkracht toch uitbetalen.
Na een contractperiode van twaalf maanden ben je als werkgever bovendien verplicht om de oproepkracht een contract te bieden voor het gemiddelde aantal uren dat hij in dat jaar heeft gewerkt. Dit aanbod moet het aantal uren omvatten dat hij in het jaar ervoor gemiddeld heeft gewerkt. Het aanbod moet schriftelijk of elektronisch worden gedaan. Zolang de werkgever dit aanbod niet doet, heeft de oproepkracht recht op loon over dit aantal uren.

Let op!
Je moet dit aanbod voor huidige oproepkrachten die op 1 januari 2020 langer dan 12 maanden bij jou werken uiterlijk vòòr 1 februari 2020 gedaan hebben. En ook in de toekomst moet je jaarlijks een aanbod blijven doen op basis van de gemiddeld gewerkte uren in het jaar daaraan voorafgaand.

•          Andere status payrollers
Voor payrollers gelden nu nog dezelfde regels als voor uitzendkrachten. Maar dit gaat veranderen. Onder de WAB krijgen payrollers die bij jou werken vrijwel dezelfde status als je eigen werknemers. Jij gaat dus meer betalen voor de arbeid van payrollers, wat deze contractvorm waarschijnlijk minder aantrekkelijk zal maken.
De gelijkheid tussen payrollers en eigen medewerkers betreft zowel de primaire als de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dus niet alleen het salaris en vakantiegeld, maar ook de prestatiebeloning of dertiende maand en de vakantiedagen, enzovoort. Alleen voor zijn pensioen valt een payroller onder de eigen regeling van het payrollbedrijf.

3. Nieuwe indeling WW-premie
Voor elke werknemer die je in vaste dienst neemt, krijg je in de toekomst een bonus van de overheid. Als werkgever ga je namelijk een lagere WW-premie betalen voor werknemers met een vast contract dan voor werknemers met een tijdelijk of flexcontract.
De WW-premie wordt dus gedifferentieerd naar de aard van het contract. Nu is die premie nog afhankelijk van de sector waartoe je bedrijf behoort.

Let op!
Het soort contract moet op de loonstrook vermeld worden.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

AVG en arbeidsongeschiktheid, wat zijn de regels?

De paniekgolf rondom de invoering van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ligt alweer even achter ons, maar ik krijg nu regelmatig de vraag: ‘Wat mag jij als werkgever van een zieke werknemer vragen en vastleggen?’

 

Je wil dat een zieke werknemer natuurlijk zo snel mogelijk herstelt en weer aan de slag kan. Daarvoor heb je informatie van de werknemer nodig om te kunnen voldoen aan je re-integratieverplichtingen. In de AVG is vastgelegd wat je bij een ziekmelding of tijdens het re-integratieproces aan je werknemer mag vragen en wat niet. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op de naleving van de privacywetgeving.

 

De belangrijkste regels staan hieronder:

 

AVG en sollicitanten

Bij de werving van een nieuwe werknemer mag je geen vragen stellen over zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim in het verleden. Je mag hier ook geen navraag naar doen bij vorige werkgevers. Vraag je de sollicitant er toch naar, dan mag hij weigeren deze informatie te verstrekken. Een vrouwelijke sollicitant mag zelfs onjuiste informatie verstrekken, als je haar vraagt of zij zwanger is of dat wil worden.

 

Je mag een nieuwe werknemer ook niet onderwerpen aan een medische keuring, tenzij de functie bijzondere eisen stelt aan zijn medische geschiktheid. Dit moet je vooraf al gemeld hebben, bijvoorbeeld in de vacaturetekst. De bedrijfsarts mag de uitslag van de keuring alleen aan jou bekend maken als de sollicitant hierin toestemt. En alleen in algemene termen, zoals ‘geschikt’ of ‘ongeschikt’.

 

AVG en ziekmelding

Een werknemer die ziek is en niet kan komen werken is verplicht dit zo snel mogelijk bij jou te melden. Jij bent op jouw beurt wettelijk verplicht het verloop van zijn ziekteperiode bij te houden en vast te leggen in je administratie, bijvoorbeeld in het personeelsdossier van de werknemer. Je zult hem dus een aantal vragen moeten stellen.

 

Wat mag je een zieke werknemer vragen?

De AVG staat je toe de volgende gegevens te registreren en door te geven aan de bedrijfsarts of arbodienst:

  • Datum van ziekmelding
  • Hoe vaak een werknemer ziek is (om de loondoorbetalingsverplichting vast te stellen)
  • Telefoonnummer en (verpleeg)adres
  • Vermoedelijke duur van het verzuim
  • Lopende afspraken en werkzaamheden
  • Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
  • Of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarvoor een derde partij eventueel aansprakelijk kan worden gesteld

 

Wat mag je een zieke werknemer niet vragen?

De AVG verbied je de volgende gegevens te registreren:

  • De aard van de ziekte (wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak)
  • De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (in welke mate is hij nog in staat te werken)

 

Je mag een zieke werknemer dus niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk impliciet vast wat hij niet kan en registreer je toch gegevens over zijn gezondheid.

 

Let op!

Ook als de werknemer zelf vertelt wat hem mankeert, mag je dit niet noteren en in zijn personeelsdossier opnemen. Tenzij het gaat om een ziekte waarbij zijn directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte).

Dan mag je het wel opnemen, maar alleen als de werknemer daarin toestemt.

 

AVG en re-integratie

Bij een korte ziekte blijft de registratie van persoonsgegevens doorgaans beperkt tot wat hierboven is geschetst. Is een werknemer langer ziek, dan moet je een plan van aanpak maken voor zijn re-integratie.

Daarnaast moet je je laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst. Als die constateert dat er kans is op langdurig ziekteverzuim, moet die hierover bij jou verslag uitbrengen. Ook dit is aan strenge privacyregels gebonden.

 

Wat mag de bedrijfsarts jou vertellen?

Op basis van de AVG mag de bedrijfsarts aan de werkgever alleen gegevens verstrekken die nodig zijn voor de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratie of verzuimbegeleiding. Dan gaat het om:

  • Werkzaamheden die de werknemer wel of niet meer kan doen
  • De verwachte duur van het verzuim
  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
  • Adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die nodig zijn voor de

 

Wat mag de bedrijfsarts jou niet vertellen?

Alle overige gegevens over de gezondheid van de werknemer vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Hij mag deze gegevens niet aan jou doorspelen. Denk aan:

  • Diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen
  • Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over de geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand
  • Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen en dergelijke
  • Overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, sterfgevallen, huisvesting en dergelijke AVG en bewaartermijnen

 

 

 

 

Het aanleggen van een re-integratiedossier

Gegevens over ziekteverzuim leg je vast in het personeelsdossier van je werknemers. Bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid moet je een re-integratiedossier aanleggen.

Je mag dergelijke persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je ze hebt verzameld. Ditzelfde geldt voor de bedrijfsarts en voor re-integratiebedrijven die je mogelijk hebt ingeschakeld.

 

Met betrekking tot ziekteverzuim en re-integratie gelden de volgende bewaartermijnen:

  1. Als werkgever mag je verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van een arbeidscontract bewaren. Dit geldt echter niet als je eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent. In dat geval moet jij de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren, en de bedrijfsarts tien jaar. Voor het eigen risicodragerschap voor de WGA mag je de gegevens tien jaar bewaren.
  2. De bedrijfsarts mag dossiers van aanstellingskeuringen maximaal zes maanden bewaren. Andere medische dossiers mag hij maximaal vijftien jaar bewaren. Als er sprake is van een beroepsziekte, mag hij de gegevens langer dan vijftien jaar bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
  3. Re-integratiebedrijven mogen het medische deel van een re-integratiedossier maximaal vijftien jaar bewaren en het niet-medische deel niet langer dan twee jaar.

 

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelsdossier en privacy, hoe zit dat?

Je bent als werkgever verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Je personeel moet erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig met die gegevens omgaat en dat niet zomaar iedereen erbij kan. Hoe zit het met de privacywetgeving?

Een personeelsdossier bevat privacygevoelige zaken, zoals NAW-gegevens, het burgerservicenummer en salarisinformatie. Deze gegevens zijn uiteraard niet voor iedereen bestemd. Het is dus zaak om ze goed te beschermen en afdoende beveiligingsmaatregelen te nemen. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) schrijft voor aan welke verplichtingen je daarbij moet voldoen.

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe Europese privacywet. Zorg dat je bedrijf aan de eisen voldoet. Steeds meer ondernemers digitaliseren hun personeelsadministratie. Daardoor wordt een goede beveiliging met slimme technologie nog belangrijker. Het risico dat personeelsgegevens door een datalek in verkeerde handen vallen, is immers reëel.

Sinds 1 januari 2016 geldt daarom de meldplicht datalekken. Krijgt je bedrijf te maken met een datalek, dan ben je verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College Bescherming Persoonsgegevens).

 

Wat zijn de gevolgen van een datalek?

Zodra het risico bestaat dat persoonsgegevens door onbevoegden worden misbruikt, is er sprake van een datalek.

Een datalek kan voor alle betrokken partijen ernstige gevolgen hebben. Personen van wie de gegevens gelekt zijn, kunnen het slachtoffer worden van gegevensmisbruik of zelfs identiteitsfraude. Is het lek een gevolg van verkeerd beheer van persoonsgegevens of een falende beveiliging? Dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens jou als werkgever aansprakelijk stellen. Dat kan je op een bestuurlijke boete komen te staan van maximaal 820.000 euro.

 

Vier vuistregels voor een goede privacy

  1. Neem alleen gegevens op die zijn toegestaan

Er gelden strikte regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. Je mag niet zomaar alle informatie over een werknemer in zijn dossier opnemen. De hoofdregel is dat de gegevens die je opneemt echt nodig moeten zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Denk bijvoorbeeld aan:

  • burgerservicenummer
  • kopie identiteitsbewijs
  • functieprofiel
  • persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • salarisgegevens
  • verlofoverzicht
  • verzuimfrequentie

 

Sommige persoonsgegevens mag je beslist niet vastleggen. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier.

Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen.

 

  1. Beperk de toegang tot het dossier

Het personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie. Je werknemers verwachten van je dat je daar op gepaste wijze mee omgaat. Zorg er daarom voor dat de dossiers in jouw bedrijf niet voor iedereen toegankelijk zijn. Geef alleen toegang aan medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, zoals leidinggevenden en medewerkers van Personeelszaken. Vergeet niet om hen erop te wijzen dat zij gebonden zijn aan de geheimhoudingsplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

 

Iedere werknemer heeft op grond van de Wbp recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Als een werknemer daarom vraagt, ben je in principe verplicht hieraan mee te werken. Je moet dan binnen vier weken de gevraagde informatie beschikbaar stellen. Een werknemer mag je vragen om gegevens te wijzigen of te verwijderen. Dit hoef je alleen te doen als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.

 

  1. Zorg voor een goede beveiliging

Het beperken van de toegang tot de personeelsdossiers heeft natuurlijk weinig zin als ze – in het geval van papieren dossiers – open en bloot in een kast staan. Zorg dus dat ze goed opgeborgen zijn in een afgesloten kast of kamer, zodat niet iedereen erbij kan.

De beveiliging van digitale dossiers ligt wat ingewikkelder. Uiteraard moet je voorkomen dat de dossiers voor alle personeelsleden toegankelijk zijn via het bedrijfsnetwerk. Sla de bestanden dus op in een beveiligde omgeving of op een aparte server.

Daarnaast is het zaak om de dossiers te beveiligen tegen datalekken naar buiten. Dit risico speelt bijvoorbeeld als de personeelsinformatie van je bedrijf online te raadplegen is. Zorg voor goede firewalls en neem alle technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om hackers en ongewenste bezoekers buiten de deur te houden. Zorg ook dat je medewerkers zich houden aan de regels voor veilig computer- en internetgebruik.

 

  1. Bewaar gegevens niet langer dan nodig

Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een medewerker is het gebruikelijk dat je zijn dossier nog twee jaar bewaart. Daarna moet je de gegevens verwijderen. Langer bewaren van de persoonsgegevens is niet nodig. Bovendien levert dat bij een mogelijk datalek alleen maar meer risico op ten aanzien van de privacy van de werknemer.

Op deze bewaartermijn zijn een paar uitzonderingen:

  • kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaringen: minimaal 5 jaar
  • informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en andere fiscale gegevens: minimaal 7 jaar

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelshandboek maken, waarom en hoe doe je dat?

Afspraken maken met je medewerkers is heel belangrijk. Afspraken over loon en werktijden, over ziekteverzuim of woon-werkverkeer en nog veel meer onderwerpen. Je kunt die afspraken met iedere medewerker afzonderlijk maken en vastleggen in individuele arbeidsovereenkomsten. Maar het is handiger om afspraken die voor iedereen gelden in één keer vast te leggen in een bedrijfsreglement of personeelshandboek. Dat geldt zeker als je geen verplichte cao hebt.

De introductie van een personeelshandboek kan op weerstand stuiten, vooral als je medewerkers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Vaak zijn er al veel ongeschreven regels, maar die ga je hiermee opnieuw bespreken en eventueel vastleggen. Weerstand kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek. Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

Voordelen personeelshandboek
Een personeelshandboek heeft een aantal voordelen voor jou en je medewerkers:

  • Houvast. Je medewerkers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
  • Duidelijkheid. Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeelsbeleid. Een helder personeelsbeleid is prettig voor je medewerkers.
  • Transparantie. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je medewerkers.
  • Zekerheid. Een personeelshandboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je medewerkers ervoor getekend hebben.
  • Gemak. Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere medewerker afzonderlijk te onderhandelen.

Inhoud personeelshandboek
Een personeelshandboek is maatwerk. Voor ieder bedrijf gelden er andere regels. Daarom is zorgvuldigheid geboden bij het opstellen van een personeelshandboek. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst. Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met de wetten en regels van het arbeidsrecht.
De volgende onderwerpen mogen in elk geval niet in je handboek ontbreken:

  • huis- en gedragsregels
  • salarisafspraken
  • functieomschrijvingen
  • veiligheidsprocedures
  • werktijden
  • kledingvoorschriften
  • overwerk
  • woon-werkverkeer
  • ongeoorloofd verzuim / te laat komen
  • ziekte en arbeidsongeschiktheid
  • vakantie en verlof
  • pensioen
  • opleidingen

Valt je bedrijf onder een verplichte cao?
Neem de belangrijkste bepalingen uit de cao dan op in je personeelshandboek. Doe dit in begrijpelijke taal en spits de tekst waar nodig toe op jouw bedrijf.

 Zorg voor een goede verspreiding en borging in de arbeidsovereenkomst
Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeelsleden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere medewerker bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was. Stel het handboek daarnaast ook online beschikbaar, via de bedrijfswebsite, het intranet of een ander digitaal kanaal.
Vanaf dat moment neem je een clausule in de arbeidsovereenkomsten op waardoor het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomsten die je met medewerkers sluit. Als de medewerker zijn handtekening onder het contract zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek.

Houd het personeelshandboek up-to-date
Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeidsovereenkomst en is een belangrijke schakel in het personeelsbeleid. Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.

Voorbeeld personeelshandboek
Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Gebruik een sjabloon of een voorbeeld van een bestaand personeelshandboek. Vraag een uitgebreid sjabloon aan De Afdeling Personeelszaken of kijk online naar goede voorbeelden. We kunnen ook samen de uitwerking ervan oppakken. Bel of mail me gerust hierover.