Klaar voor de WAB?

Voorbereid op het doen van een verplicht aanbod arbeidsomvang?

 

Werkgevers zijn in het kader van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) vanaf 1 januari 2020 verplicht een aanbod te doen aan oproepkrachten/flexwerker op basis van de gemiddelde arbeidsduur van de voorgaande 12 maanden. Dat aanbod moet je voor de 13e maand doen. Doe je dit aanbod niet, dan heeft de oproepkracht alsnog recht op loon over die gemiddelde arbeidsomvang.

 

Met deze maatregel wordt het initiatief bij de werkgever gelegd in plaats van bij de werknemer. De regering wil voorkomen dat werknemers permanent beschikbaar moeten zijn, maar geen zekerheid hebben over het aantal te werken uren en daarmee hun inkomen.

Deze regeling is een nadere uitwerking van het wettelijk rechtsvermoeden. Dat rechtsvermoeden kan ingeroepen worden na een periode van 3 maanden als het aantal uren niet duidelijk is vastgelegd of als er structureel meer uren worden gewerkt dan is overeengekomen.

Naarmate de arbeidsovereenkomst langer duurt, verschuift de verantwoordelijkheid om actie te ondernemen van de werknemer naar de werkgever. En dat betekent nu concreet dat na 12 maanden de verantwoordelijkheid bij de werkgever komt te liggen. De werkgever moet ervoor zorgen dat de feitelijk gewerkte uren gedurende het jaar goed worden bijgehouden.

 

Wat moet je doen?

  1. In beeld hebben welke medewerker ‘flexwerkers’ (oproep-min/max) zijn;
  2. Wat de status is van het dienstverband, tijdelijk dienstverband dat binnenkort afloopt?
  3. Welke medewerkers wil je graag houden en van welke mogelijk afscheid nemen?
  4. Voor de 13e maand van het dienstverband schriftelijk (per mail) een aanbod doen voor een vaste arbeidsomvang; (voorbeelddocumenten verkrijgbaar)
  5. De aangeboden gemiddelde arbeidsduur is gebaseerd op de gemiddelde arbeidsomvang in de voorgaande 12 maanden (de referteperiode);
  6. De medewerker kan het aanbod dat de werkgever doet schriftelijk aanvaarden of verwerpen;
  7. Als je geen aanbod doet, heeft de medewerker recht op niet-genoten loon vanaf de uiterlijke datum waarop de werkgever het aanbod had moeten doen.

 

Als je daar nog vragen over hebt, kun je die tot 20 december a.s. nog stellen. Ook voor het ontvangen van voorbeeldbrieven voor het doen van een aanbod en aanvaarding/verwerpen ervan kun je bij mij terecht. Dat laatste kan uiteraard ook nog in januari 2020.

Het exitgesprek , waardevolle informatie van een vertrekkende medewerker

Het exitgesprek | waardevolle informatie van een vertrekkende medewerker

Het exitgesprek is misschien wel het belangrijkste gesprek dat je voert met je medewerker.  In een exitgesprek kun je namelijk ontdekken wat wel en niet goed werkt in je organisatie.

 

Ook al heb je alles op orde – je voert je voortgangsgesprekken, je communiceert goed en je bent bezig met het opleiden van je medewerkers – vrijwel iedere ondernemer weet: het team dat je nu hebt, heb je volgend jaar niet meer.

 

Krachtig hulpmiddel voor ondernemers

Exitgesprekken zijn een van de krachtigste, maar minst begrepen managementhulpmiddelen die er zijn. Weinig bedrijven voeren exitgesprekken. Veel van de bedrijven die wel exitgesprekken voeren, doen vervolgens niets met de resultaten en dat is een gemiste kans.

 

Als werknemers plotseling ontslag nemen, sta je met je handen in het haar. Hoe maak je dan maar het beste van een vervelende situatie? Even slikken en je teleurstelling aan de kant zetten en actief het gesprek aangaan.

 

4 tips voor het exitgesprek

Benut deze vier tips voor een goede exit en een nuttig gesprek.

  1. Timing

Voer het exitgesprek zo laat mogelijk, het liefst op de laatste werkdag van je werknemer. Dan heb je de meeste kans dat je werknemer eerlijke antwoorden geeft. Geef aan dat alles wat er gezegd wordt vertrouwelijk is en ook geen weerslag zal hebben op bijvoorbeeld referenties.

  1. Respect

Blijf met respect omgaan met je werknemer. Dan kun je leren van de situatie. Mogelijk wordt je werknemer daardoor wel (alsnog) een positieve ambassadeur van je bedrijf.

  1. Luisteren

Zorg dat het een gesprek is en blijft. Ga niet in de verdediging of in discussie. Wees blij met de feedback, ook al ervaar je het zelf anders. Het is en blijft de eigen ervaring van de werknemer en misschien wel een van de redenen voor zijn vertrek. Luister dus goed en sta open voor de informatie die hij je geeft.

  1. Methode

Structureer de procedure zoals het bij je past. Misschien via een online vragenlijst, een papieren vragenlijst of een gesprek. Of misschien een combinatie van deze methodes.

Zorg dat het past binnen je organisatie en bij de functie. Een exitgesprek met een restaurantmanager zal anders zijn dan met een hulp in de bediening die maar vier uur per week werkt. Maar let op: ze kunnen je beiden belangrijke informatie over je bedrijf geven.

 

Vragen tijdens het exitgesprek

In een exitgesprek is het cruciaal om de juiste vragen te stellen. Je kunt bijvoorbeeld de werknemer via een formulier (vooraf) de belangrijkste vragen laten invullen. Tijdens het exitgesprek ga je dan dieper in op de onderwerpen. Stel in ieder geval deze vier open vragen:

  1. Waarom ga je bij ons weg?

Vraag door, zeker als iemand alleen maar aangeeft ‘vanwege het salaris’. Wat hadden we kunnen doen om je te behouden voor het bedrijf?

  1. Was je voldoende opgeleid en begeleid om je werk te doen?

Vraag of alle middelen aanwezig waren om het werk goed te doen. Wat miste je? Wat had je nog meer nodig?

  1. Welke vaardigheden en/of kwaliteiten moet jouw vervanger bezitten?

Laat hem zijn visie geven over zijn potentiële opvolger(s). Vraag naar welke type medewerker gezocht moet worden volgens hem. Dit kan weleens nuttige input zijn voor een nieuwe sollicitatieprocedure.

  1. Wat kunnen we doen om ons bedrijf te verbeteren?

Denk goed na over zijn feedback op dit punt en probeer toe te passen wat mogelijk is en redelijk lijkt.

Stel dus veel open vragen en geen ja/nee-vragen. Zo krijg je meer relevante informatie over je bedrijf, die je dan weer kunt inzetten om werknemers langer aan je te binden en om nog meer vertrekkers te voorkomen. Bespreek de bevindingen ook met je managementteam en laat hen ook nadenken over de inhoudelijk resultaten.

 

Wil je deze exitgesprekken laten voeren door jouw leidinggevende, maar kunnen ze daar wel een training in gebruiken of wil je dat De Afdeling Personeelszaken deze gesprekken voor jouw bedrijf voert? Dat kan, neem contact op om jouw wensen hierover te bespreken.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Verlengen tijdelijk dienstverband of een transitievergoeding voorkomen (WAB)?

Zoals u wellicht al vernomen hebt, hebben we met ingang van 1 januari 2020 te maken met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB).

Een van de wijzigingen in deze wet is dat u bij arbeidsovereenkomsten die op of na 1 januari 2020 aflopen een transitievergoeding gaat betalen vanaf de eerste dag van het dienstverband.

Bij goed functionerende medewerkers, die u uiteraard niet kwijt wil, is het geen overweging maar als er wel twijfels zijn over het functioneren is het wel een goed moment om nog even na te denken over een verlenging.
Het zou toch vervelend zijn als u vanwege twijfel hierover de arbeidsovereenkomst nog een keer gaat verlengen en er dan later achterkomt dat u toch beter wat eerder de knoop had moeten doorhakken?

Dus als u een medewerker in dienst heeft waarvan de komende maanden (voor 1 januari 2020) het dienstverband van rechtswege eindigt en u twijfelt over een verlenging, dan kunt u dat hooguit nog verlengen tot 31 december 2019 zonder dat u bij de beëindiging ervan een transitievergoeding verschuldigd bent.

Er is helaas geen overgangsregeling van kracht dus bij arbeidsovereenkomsten die u al bent aangegaan en waarvan de einddatum op of na 1 januari 2020 liggen heeft u gene keus, daar is het betalen van een transtievergoeding vanaf de eerste werkdag een voldongen feit.

Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in aantocht

Nog geen drie jaar na de invoering van de Wet werk en zekerheid (WWZ) lanceert het kabinet alweer een nieuwe wet, de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). De nieuwe wet treedt op 1 januari 2020 in werking. Deze wet moet vast personeel aantrekkelijker maken. Het ontslagrecht wordt versoepeld, de ketenregeling, de WW-premie en nog een paar zaken.

Wat is de WAB?

De nieuwe regels moeten het voor jou als werkgever aantrekkelijker maken om mensen in vaste dienst te nemen. Het kabinet wil dit bereiken door het contract voor onbepaalde tijd minder vast te maken. Daar staat tegenover dat flexibele arbeid minder flexibel wordt en daardoor minder aantrekkelijk.

Wat staat er in de WAB?

1. Ontslagrecht aangepast
Een aantal maatregelen rond het ontslag moeten ervoor zorgen dat vast werk minder vast wordt.

•          (Her) introductie cumulatiegrond
Er komen minder strenge voorwaarden voor het ontslag van werknemers in vaste dienst. Als je nu iemand wilt ontslaan, moet je volledig voldoen aan één van de acht gronden voor ontslag. Onder de WAB is ontslag ook mogelijk als sprake is van een optelsom van omstandigheden, de zogeheten cumulatiegrond. Dat was voorheen ook zo en daar gaan we weer naar terug.
Neem bijvoorbeeld een situatie waarin je een werknemer wilt ontslaan wegens disfunctioneren, maar dit niet voldoende kunt aantonen omdat je geen compleet ontslagdossier hebt opgebouwd. Ook is het zo dat de verstandhouding tussen jou en je werknemer flink is verstoord. Beide omstandigheden bieden afzonderlijk beschouwd misschien onvoldoende grond voor ontslag, maar in combinatie wel.

•          Andere berekening transitievergoeding
Als je nu een werknemer ontslaat, hoef je hem geen transitievergoeding te betalen als hij nog geen twee jaar in dienst was. Dit gaat veranderen. Onder de WAB heeft een werknemer al vanaf zijn eerste werkdag recht op een transitievergoeding bij ontslag, ook tijdens zijn proeftijd. Behalve als de werknemer zelf opzegt.

Let op 1
Voorwaarde is wel dat er geen beding ‘aanzegging bij voorbaat’ is opgenomen in de tijdelijke arbeidsovereenkomst, want dan moet je alsnog de transitievergoeding betalen als de werknemer zelf deze tijdelijke overeenkomst opzegt voordat die van rechtswege eindigt.

Let op 2
Als je nu tijdelijke contracten gaat verlengen is het goed om er bewust van te zijn dat je tot 31 december 2019 geen transitievergoeding hoeft te betalen als de totale duur korter is dan twee jaar. Je kan dus overwegen om te verlengen tot uiterlijk 31 december 2019. Ga je verlengen tot of na
1 januari 2020, dan ga je betalen van de 1e dag van indiensttreding.

Het gaat niet om grote bedragen, de transitievergoeding wordt ook lager dan in de huidige wet.
Voor elk jaar dienstverband betaal je een 1/3 bruto maandsalaris. De periode voor de transitievergoeding wordt niet meer afgerond op halve jaren, maar berekend over de werkelijke contractduur. Er komt een speciale berekeningstool, maar het levert wel veel meer administratie op.

2. Flexibele arbeid minder aantrekkelijk
De overheid wil flexibele arbeid minder flexibel en minder aantrekkelijk maken. Daartoe zijn de volgende maatregelen in de WAB opgenomen.

•          Verruiming ketenregeling
De maximale periode waarover een werkgever een serie tijdelijke contracten mag aangaan wordt verlengd van twee naar drie jaar. Daarmee is de oude ketenregeling zoals die gold vóór 1 juli 2015 weer in ere hersteld.
Het gaat dus om maximaal 3 contracten binnen een periode van maximaal 3 jaar. Bij het 4e contract of na overschrijding van de 3 jaar ontstaat automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Een werkgever die bijvoorbeeld 3 contracten van 6 maanden is aangegaan moet er rekening mee houden dat het 4e contract een contract voor onbepaalde tijd zal zijn.

Let op!
De nieuwe ketenregeling gaat gelden voor alle tijdelijke contracten die eindigen op of na 1 januari 2020. Je doet er dus verstandig aan om nu al in kaart te brengen wat de status is van alle tijdelijke arbeidscontracten.

De verplichte pauze tussen twee opvolgende contracten blijft in principe zes maanden. Wel kan in de verplichte cao voor jouw bedrijfstak worden afgesproken dat deze periode tot drie maanden wordt verkort.

•          Andere regels oproepkrachten
Werk je veel met oproepkrachten? Dan gaat er voor jou het nodige veranderen. De nieuwe wet schrijft voor dat een oproepkracht met een nulurencontract of een min/maxcontract alleen verplicht is te komen werken, als je hem minimaal vier dagen van tevoren oproept.
Doe je dat niet, dan heeft hij het recht het werk te weigeren. En zeg je een oproep tot werken korter dan vier dagen van tevoren af, dan moet je de oproepkracht toch uitbetalen.
Na een contractperiode van twaalf maanden ben je als werkgever bovendien verplicht om de oproepkracht een contract te bieden voor het gemiddelde aantal uren dat hij in dat jaar heeft gewerkt. Dit aanbod moet het aantal uren omvatten dat hij in het jaar ervoor gemiddeld heeft gewerkt. Het aanbod moet schriftelijk of elektronisch worden gedaan. Zolang de werkgever dit aanbod niet doet, heeft de oproepkracht recht op loon over dit aantal uren.

Let op!
Je moet dit aanbod voor huidige oproepkrachten die op 1 januari 2020 langer dan 12 maanden bij jou werken uiterlijk vòòr 1 februari 2020 gedaan hebben. En ook in de toekomst moet je jaarlijks een aanbod blijven doen op basis van de gemiddeld gewerkte uren in het jaar daaraan voorafgaand.

•          Andere status payrollers
Voor payrollers gelden nu nog dezelfde regels als voor uitzendkrachten. Maar dit gaat veranderen. Onder de WAB krijgen payrollers die bij jou werken vrijwel dezelfde status als je eigen werknemers. Jij gaat dus meer betalen voor de arbeid van payrollers, wat deze contractvorm waarschijnlijk minder aantrekkelijk zal maken.
De gelijkheid tussen payrollers en eigen medewerkers betreft zowel de primaire als de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dus niet alleen het salaris en vakantiegeld, maar ook de prestatiebeloning of dertiende maand en de vakantiedagen, enzovoort. Alleen voor zijn pensioen valt een payroller onder de eigen regeling van het payrollbedrijf.

3. Nieuwe indeling WW-premie
Voor elke werknemer die je in vaste dienst neemt, krijg je in de toekomst een bonus van de overheid. Als werkgever ga je namelijk een lagere WW-premie betalen voor werknemers met een vast contract dan voor werknemers met een tijdelijk of flexcontract.
De WW-premie wordt dus gedifferentieerd naar de aard van het contract. Nu is die premie nog afhankelijk van de sector waartoe je bedrijf behoort.

Let op!
Het soort contract moet op de loonstrook vermeld worden.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

AVG en arbeidsongeschiktheid, wat zijn de regels?

De paniekgolf rondom de invoering van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ligt alweer even achter ons, maar ik krijg nu regelmatig de vraag: ‘Wat mag jij als werkgever van een zieke werknemer vragen en vastleggen?’

 

Je wil dat een zieke werknemer natuurlijk zo snel mogelijk herstelt en weer aan de slag kan. Daarvoor heb je informatie van de werknemer nodig om te kunnen voldoen aan je re-integratieverplichtingen. In de AVG is vastgelegd wat je bij een ziekmelding of tijdens het re-integratieproces aan je werknemer mag vragen en wat niet. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op de naleving van de privacywetgeving.

 

De belangrijkste regels staan hieronder:

 

AVG en sollicitanten

Bij de werving van een nieuwe werknemer mag je geen vragen stellen over zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim in het verleden. Je mag hier ook geen navraag naar doen bij vorige werkgevers. Vraag je de sollicitant er toch naar, dan mag hij weigeren deze informatie te verstrekken. Een vrouwelijke sollicitant mag zelfs onjuiste informatie verstrekken, als je haar vraagt of zij zwanger is of dat wil worden.

 

Je mag een nieuwe werknemer ook niet onderwerpen aan een medische keuring, tenzij de functie bijzondere eisen stelt aan zijn medische geschiktheid. Dit moet je vooraf al gemeld hebben, bijvoorbeeld in de vacaturetekst. De bedrijfsarts mag de uitslag van de keuring alleen aan jou bekend maken als de sollicitant hierin toestemt. En alleen in algemene termen, zoals ‘geschikt’ of ‘ongeschikt’.

 

AVG en ziekmelding

Een werknemer die ziek is en niet kan komen werken is verplicht dit zo snel mogelijk bij jou te melden. Jij bent op jouw beurt wettelijk verplicht het verloop van zijn ziekteperiode bij te houden en vast te leggen in je administratie, bijvoorbeeld in het personeelsdossier van de werknemer. Je zult hem dus een aantal vragen moeten stellen.

 

Wat mag je een zieke werknemer vragen?

De AVG staat je toe de volgende gegevens te registreren en door te geven aan de bedrijfsarts of arbodienst:

  • Datum van ziekmelding
  • Hoe vaak een werknemer ziek is (om de loondoorbetalingsverplichting vast te stellen)
  • Telefoonnummer en (verpleeg)adres
  • Vermoedelijke duur van het verzuim
  • Lopende afspraken en werkzaamheden
  • Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
  • Of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarvoor een derde partij eventueel aansprakelijk kan worden gesteld

 

Wat mag je een zieke werknemer niet vragen?

De AVG verbied je de volgende gegevens te registreren:

  • De aard van de ziekte (wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak)
  • De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (in welke mate is hij nog in staat te werken)

 

Je mag een zieke werknemer dus niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk impliciet vast wat hij niet kan en registreer je toch gegevens over zijn gezondheid.

 

Let op!

Ook als de werknemer zelf vertelt wat hem mankeert, mag je dit niet noteren en in zijn personeelsdossier opnemen. Tenzij het gaat om een ziekte waarbij zijn directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte).

Dan mag je het wel opnemen, maar alleen als de werknemer daarin toestemt.

 

AVG en re-integratie

Bij een korte ziekte blijft de registratie van persoonsgegevens doorgaans beperkt tot wat hierboven is geschetst. Is een werknemer langer ziek, dan moet je een plan van aanpak maken voor zijn re-integratie.

Daarnaast moet je je laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst. Als die constateert dat er kans is op langdurig ziekteverzuim, moet die hierover bij jou verslag uitbrengen. Ook dit is aan strenge privacyregels gebonden.

 

Wat mag de bedrijfsarts jou vertellen?

Op basis van de AVG mag de bedrijfsarts aan de werkgever alleen gegevens verstrekken die nodig zijn voor de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratie of verzuimbegeleiding. Dan gaat het om:

  • Werkzaamheden die de werknemer wel of niet meer kan doen
  • De verwachte duur van het verzuim
  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
  • Adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die nodig zijn voor de

 

Wat mag de bedrijfsarts jou niet vertellen?

Alle overige gegevens over de gezondheid van de werknemer vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Hij mag deze gegevens niet aan jou doorspelen. Denk aan:

  • Diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen
  • Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over de geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand
  • Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen en dergelijke
  • Overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, sterfgevallen, huisvesting en dergelijke AVG en bewaartermijnen

 

 

 

 

Het aanleggen van een re-integratiedossier

Gegevens over ziekteverzuim leg je vast in het personeelsdossier van je werknemers. Bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid moet je een re-integratiedossier aanleggen.

Je mag dergelijke persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je ze hebt verzameld. Ditzelfde geldt voor de bedrijfsarts en voor re-integratiebedrijven die je mogelijk hebt ingeschakeld.

 

Met betrekking tot ziekteverzuim en re-integratie gelden de volgende bewaartermijnen:

  1. Als werkgever mag je verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van een arbeidscontract bewaren. Dit geldt echter niet als je eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent. In dat geval moet jij de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren, en de bedrijfsarts tien jaar. Voor het eigen risicodragerschap voor de WGA mag je de gegevens tien jaar bewaren.
  2. De bedrijfsarts mag dossiers van aanstellingskeuringen maximaal zes maanden bewaren. Andere medische dossiers mag hij maximaal vijftien jaar bewaren. Als er sprake is van een beroepsziekte, mag hij de gegevens langer dan vijftien jaar bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
  3. Re-integratiebedrijven mogen het medische deel van een re-integratiedossier maximaal vijftien jaar bewaren en het niet-medische deel niet langer dan twee jaar.

 

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelsdossier en privacy, hoe zit dat?

Je bent als werkgever verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Je personeel moet erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig met die gegevens omgaat en dat niet zomaar iedereen erbij kan. Hoe zit het met de privacywetgeving?

Een personeelsdossier bevat privacygevoelige zaken, zoals NAW-gegevens, het burgerservicenummer en salarisinformatie. Deze gegevens zijn uiteraard niet voor iedereen bestemd. Het is dus zaak om ze goed te beschermen en afdoende beveiligingsmaatregelen te nemen. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) schrijft voor aan welke verplichtingen je daarbij moet voldoen.

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe Europese privacywet. Zorg dat je bedrijf aan de eisen voldoet. Steeds meer ondernemers digitaliseren hun personeelsadministratie. Daardoor wordt een goede beveiliging met slimme technologie nog belangrijker. Het risico dat personeelsgegevens door een datalek in verkeerde handen vallen, is immers reëel.

Sinds 1 januari 2016 geldt daarom de meldplicht datalekken. Krijgt je bedrijf te maken met een datalek, dan ben je verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College Bescherming Persoonsgegevens).

 

Wat zijn de gevolgen van een datalek?

Zodra het risico bestaat dat persoonsgegevens door onbevoegden worden misbruikt, is er sprake van een datalek.

Een datalek kan voor alle betrokken partijen ernstige gevolgen hebben. Personen van wie de gegevens gelekt zijn, kunnen het slachtoffer worden van gegevensmisbruik of zelfs identiteitsfraude. Is het lek een gevolg van verkeerd beheer van persoonsgegevens of een falende beveiliging? Dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens jou als werkgever aansprakelijk stellen. Dat kan je op een bestuurlijke boete komen te staan van maximaal 820.000 euro.

 

Vier vuistregels voor een goede privacy

  1. Neem alleen gegevens op die zijn toegestaan

Er gelden strikte regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. Je mag niet zomaar alle informatie over een werknemer in zijn dossier opnemen. De hoofdregel is dat de gegevens die je opneemt echt nodig moeten zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Denk bijvoorbeeld aan:

  • burgerservicenummer
  • kopie identiteitsbewijs
  • functieprofiel
  • persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • salarisgegevens
  • verlofoverzicht
  • verzuimfrequentie

 

Sommige persoonsgegevens mag je beslist niet vastleggen. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier.

Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen.

 

  1. Beperk de toegang tot het dossier

Het personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie. Je werknemers verwachten van je dat je daar op gepaste wijze mee omgaat. Zorg er daarom voor dat de dossiers in jouw bedrijf niet voor iedereen toegankelijk zijn. Geef alleen toegang aan medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, zoals leidinggevenden en medewerkers van Personeelszaken. Vergeet niet om hen erop te wijzen dat zij gebonden zijn aan de geheimhoudingsplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

 

Iedere werknemer heeft op grond van de Wbp recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Als een werknemer daarom vraagt, ben je in principe verplicht hieraan mee te werken. Je moet dan binnen vier weken de gevraagde informatie beschikbaar stellen. Een werknemer mag je vragen om gegevens te wijzigen of te verwijderen. Dit hoef je alleen te doen als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.

 

  1. Zorg voor een goede beveiliging

Het beperken van de toegang tot de personeelsdossiers heeft natuurlijk weinig zin als ze – in het geval van papieren dossiers – open en bloot in een kast staan. Zorg dus dat ze goed opgeborgen zijn in een afgesloten kast of kamer, zodat niet iedereen erbij kan.

De beveiliging van digitale dossiers ligt wat ingewikkelder. Uiteraard moet je voorkomen dat de dossiers voor alle personeelsleden toegankelijk zijn via het bedrijfsnetwerk. Sla de bestanden dus op in een beveiligde omgeving of op een aparte server.

Daarnaast is het zaak om de dossiers te beveiligen tegen datalekken naar buiten. Dit risico speelt bijvoorbeeld als de personeelsinformatie van je bedrijf online te raadplegen is. Zorg voor goede firewalls en neem alle technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om hackers en ongewenste bezoekers buiten de deur te houden. Zorg ook dat je medewerkers zich houden aan de regels voor veilig computer- en internetgebruik.

 

  1. Bewaar gegevens niet langer dan nodig

Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een medewerker is het gebruikelijk dat je zijn dossier nog twee jaar bewaart. Daarna moet je de gegevens verwijderen. Langer bewaren van de persoonsgegevens is niet nodig. Bovendien levert dat bij een mogelijk datalek alleen maar meer risico op ten aanzien van de privacy van de werknemer.

Op deze bewaartermijn zijn een paar uitzonderingen:

  • kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaringen: minimaal 5 jaar
  • informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en andere fiscale gegevens: minimaal 7 jaar

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelshandboek maken, waarom en hoe doe je dat?

Afspraken maken met je medewerkers is heel belangrijk. Afspraken over loon en werktijden, over ziekteverzuim of woon-werkverkeer en nog veel meer onderwerpen. Je kunt die afspraken met iedere medewerker afzonderlijk maken en vastleggen in individuele arbeidsovereenkomsten. Maar het is handiger om afspraken die voor iedereen gelden in één keer vast te leggen in een bedrijfsreglement of personeelshandboek. Dat geldt zeker als je geen verplichte cao hebt.

De introductie van een personeelshandboek kan op weerstand stuiten, vooral als je medewerkers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Vaak zijn er al veel ongeschreven regels, maar die ga je hiermee opnieuw bespreken en eventueel vastleggen. Weerstand kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek. Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

Voordelen personeelshandboek
Een personeelshandboek heeft een aantal voordelen voor jou en je medewerkers:

  • Houvast. Je medewerkers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
  • Duidelijkheid. Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeelsbeleid. Een helder personeelsbeleid is prettig voor je medewerkers.
  • Transparantie. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je medewerkers.
  • Zekerheid. Een personeelshandboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je medewerkers ervoor getekend hebben.
  • Gemak. Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere medewerker afzonderlijk te onderhandelen.

Inhoud personeelshandboek
Een personeelshandboek is maatwerk. Voor ieder bedrijf gelden er andere regels. Daarom is zorgvuldigheid geboden bij het opstellen van een personeelshandboek. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst. Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met de wetten en regels van het arbeidsrecht.
De volgende onderwerpen mogen in elk geval niet in je handboek ontbreken:

  • huis- en gedragsregels
  • salarisafspraken
  • functieomschrijvingen
  • veiligheidsprocedures
  • werktijden
  • kledingvoorschriften
  • overwerk
  • woon-werkverkeer
  • ongeoorloofd verzuim / te laat komen
  • ziekte en arbeidsongeschiktheid
  • vakantie en verlof
  • pensioen
  • opleidingen

Valt je bedrijf onder een verplichte cao?
Neem de belangrijkste bepalingen uit de cao dan op in je personeelshandboek. Doe dit in begrijpelijke taal en spits de tekst waar nodig toe op jouw bedrijf.

 Zorg voor een goede verspreiding en borging in de arbeidsovereenkomst
Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeelsleden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere medewerker bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was. Stel het handboek daarnaast ook online beschikbaar, via de bedrijfswebsite, het intranet of een ander digitaal kanaal.
Vanaf dat moment neem je een clausule in de arbeidsovereenkomsten op waardoor het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomsten die je met medewerkers sluit. Als de medewerker zijn handtekening onder het contract zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek.

Houd het personeelshandboek up-to-date
Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeidsovereenkomst en is een belangrijke schakel in het personeelsbeleid. Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.

Voorbeeld personeelshandboek
Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Gebruik een sjabloon of een voorbeeld van een bestaand personeelshandboek. Vraag een uitgebreid sjabloon aan De Afdeling Personeelszaken of kijk online naar goede voorbeelden. We kunnen ook samen de uitwerking ervan oppakken. Bel of mail me gerust hierover.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Online persoonlijkheidstest in de prijzen gevallen

Alweer 1,5 jaar beschikt De Afdeling Personeelszaken over de licentie van de Zyvo persoonlijkheidstest, ZAP-Q.  Het is een uniek instrument bij selectie, beoordeling en persoonlijk ontwikkeling. Deze test is recent bekroond met de tweede plaats en goed voor het predikaat ‘Excellence in Psychometrics Award’ 2016.

 

Innovatie in de ontwikkeling van psychologische vragenlijsten

De ontwikkelaar, Zyvo, is er in geslaagd om de nieuwste generatie online assessments te ontwikkelen. De psychologische vragenlijsten (Zap-Q) zijn gebaseerd op de zogenaamde Moderne Test Theorie. Dit houdt in dat de vragenlijst een adaptief karakter heeft: het systeem weet wat de beste vervolgvragen zijn. Zap-Q brengt vervolgens 24 werk gerelateerde persoonlijkheidskenmerken in kaart, die van invloed zijn op succesvol functioneren binnen een bepaalde functie.

Power to predict

Zyvo heeft een aantal zeer krachtige algoritmen ontwikkeld waardoor het voorspellen van werkprestaties en verloop niet langer berust op toeval. Met behulp van (big) data en predictive HR-analytics kunnen er uitspraken worden gedaan over gedrag en risico’s in de toekomst.

“Het voorspellen van werkprestaties en verloop berust niet langer op toeval.”

De uitkomsten die uit dit proces naar voren komen, kunnen op verschillende manieren worden ingezet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het effectief selecteren van toekomstige succesvolle werknemers op basis van de ‘ideale werknemer’. Gebruik de resultaten om te zien waarop huidige werknemers zich meer zouden moeten of kunnen ontwikkelen. Of zet het in als een strategisch instrument om zo op de juiste manier te anticiperen op eventuele (verloop) risico’s.

Over The Psychometrics  Forum

The Psychometrics Forum is een internationale non-profit organisatie gewijd aan de vooruitgang van de kwantitatieve meting van psychologische fenomenen. Een hele mond vol, maar in de praktijk betekent dit dat de organisatie zich inzet voor de ontwikkeling van het vakgebied psychometrie. Zo bieden ze trainingen aan hun leden aan, organiseren ze netwerk bijeenkomsten  en reiken ze jaarlijks verschillende awards uit. Zyvo is dit jaar geselecteerd voor de ‘Excellence in Psychometrics Award’.

Over Zyvo

Online assessments moeten goed, eenvoudig en betaalbaar zijn. En dát miste de markt nog. In 2012 begon het 2,5 jaar durende onderzoeks- en ontwikkeltraject. Het team, waar De Afdeling Personeelszaken deel van uitmaakte,  bestond uit HR-professionals en IT-specialisten met gemiddeld meer dan 15 jaar ervaring. In samenwerking met de Universiteit Twente ontwikkelden zij een platform om online assessments uit te voeren én om werkgerelateerd gedrag te voorspellen.

Nieuwsgierig?

Als je meer wil weten over de mogelijkheden om dit instrument in te zetten en de begeleiding ervan door De Afdeling Personeelszaken, neem dan contact op via info@deafdelingpersoneelszaken.nl of 06-18574234.

Voor de prijs hoef je het niet te laten, € 350,- voor een online test, een rapport met aanvullend advies en een individuele bespreking van de uitkomsten.

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

“Help, mijn personeel doet niet wat ik wil!”

COLUMN | Utrechtbusiness | Nr.2 | mei 2016

Deze noodkreet kom ik met enige regelmaat tegen. Het is vaak ook de onderlegger van een voorval waarmee ondernemers de eerste keer bij mij aankloppen. Ik ondersteun en adviseer ondernemers bij alle vraagstukken op personeelsgebied. Bij voorkeur vanaf de start, maar ook in latere fases als zaken moeten worden bijgesteld of ontwikkeld.

Kleine ondernemingen worden veelal geleid door de oprichter/eigenaar die het bedrijf gestart is met een bepaald idee wat succesvol blijkt te zijn. De onderneming groeit en er komt steeds meer personeel in dienst. Het is de kunst dat je als ondernemer op zo’n moment bedenkt: “Wat wil ik verder, wat is mijn visie, ben ik ook de beste persoon om leiding te geven aan het personeel dat ik nodig heb?” Je gaat dan gerichter op zoek naar medewerkers die over de eigenschappen en kwaliteiten beschikken waarmee zij een bijdrage kunnen leveren aan het doel dat jij voor ogen hebt. Tevens geeft jouw visie kleur en vorm aan het personeelsbeleid. Hoe wil je omgaan met het personeel, welk beloningsbeleid hanteer je? Hoe richt je het functionerings- en beoordelingsbeleid in, et cetera? Daarmee stuur je zonder dat je het allemaal zelf hoeft te doen. Ook zorg je voor de duidelijkheid waar medewerkers behoefte aan hebben.

Hoe duidelijker het geformuleerde doel, de kaders en de verwachtingen van hun bijdrage daaraan, hoe meer zij doen wat jij als ondernemer wilt.

Personeel: de investering waar kleine bedrijven groter in zouden moeten denken.

Renate Popken
www.deafdelingpersoneelszaken.nl

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Ontslagroutes voor en na 1 juli 2015, uitleg en nuttige tips voor lopende ontslaggevallen

Als onderdeel van de Wet Werk en Zekerheid gaat vanaf 1 juli 2015 nog meer veranderen, namelijk de ontslagroutes en vergoedingen. Er is straks geen keus meer en altijd een (transitie)vergoeding.

U kunt hier het volledige artikel downloaden.

Hieronder de oude en de nieuwe situatie in beeld gebracht:


Onderstaand treft u een toelichting aan van de verschillen voor en na 1 juli 2015. Na deze toelichting geven wij u tot slot nog een aantal tips voor ontslaggevallen die op dit moment spelen of eraan zitten te komen. Doordat er geen overgangsrecht is afgesproken, kan het in sommige gevallen goedkoper zijn of beter uitkomen om het ontslag bewust voor of na 1 juli 2015 in te dienen bij of UWV of kantonrechter.

Dossiertoets

Voor 1 juli
Het UWV doet een dossiertoets om te bepalen of zij een ontslag überhaupt in behandeling nemen. Het gaat dan om compleetheid van het dossier.
De kantonrechter toets het dossier ook, maar neemt het altijd in behandeling en de mate waarin het dossier op orde is, bepaalt (mede) de hoogte van de vergoeding.

Na 1 juli 2015
Zowel het UWV als de kantonrechter moeten volgens dezelfde maatstaven het dossier toetsen en deze toets bepaalt OF het ontslag in behandeling wordt genomen.
Die toets bestaat uit:

  • 1. Is de juiste route gekozen;
  • 2. Is aan alle voorwaarden voldaan en zijn alle verplichte en relevante documenten aanwezig die passen bij de grond van de aanvraag (2 jaar ziek, bedrijfseconomisch of functioneren). Als het dossier niet op orde is, is de enige mogelijkheid een vaststellings -overeenkomst, zie elders in dit document.

Vergoeding

Voor 1 juli
Het UWV kende geen vergoeding toe. Het verlenen van een ontslagvergunning gaf alleen de garantie op een WW uitkering voor de werknemer en voor de werkgever aftrek van 1 maand m.b.t. de opzegtermijn met de restrictie dat er minimaal 1 maand moet overblijven.
De kantonrechter kent op basis van de beoordeelde verwijtbaarheid van de werknemer en werkgever, de leeftijd en de lengte van het dienstverband een vergoeding toe aan de hand van de kantonrechtersformule.
Na 1 juli
Zowel het UWV als de kantonrechter zijn nu gebonden aan een vastgestelde vergoeding, de zgn. transitievergoeding, die bedraagt ⅓ maandsalaris per gewerkt jaar bij een dienstverband tot 10 jaar en een ½ maandsalaris per gewerkt jaar voor ieder jaar dat het dienstverband langer heeft geduurd dan tien jaar. Het maximum is € 75.000 of een jaarsalaris bij een hoger inkomen dan € 75.000.
Uitzonderingen waarbij afgeweken kan worden van de transitievergoeding:

  • Bij ernstige verwijtbaarheid kan het bedrag naar beneden aangepast worden;
  • Bij een slechte financiële positie van het bedrijf kan het bedrag naar beneden aangepast worden;
  • Voor MKB-bedrijven tot 25 medewerkers geldt een aparte, lagere berekening
  • Voor medewerkers die 50 jaar of ouder zijn op 1 jan 2016 geldt een hogere vergoeding (tot 1 januari 2022).

Beroep

Voor 1 juli
De ontslagroute via het UWV kent geen procedure om in beroep te gaan tegen het oordeel.
De ontslagroute via de kantonrechter kent doorgaans geen mogelijkheden tot hoger beroep.

Na 1 juli
De ontslagroute via het UWV biedt nu wel mogelijkheid tot het aantekenen van beroep. Dat is in eerste instantie mogelijk bij de kantonrechter, en vervolgens nog via Hoger Beroep en de Hoge Raad.
De ontslagroute via de kantonrechter krijgt de mogelijkheid van hoger beroep aantekenen en cassatie tegen de uitspraak van de kantonrechter.

Wederzijdsgoedvinden

Voor 1 juli
Een beëindiging met wederzijds goedvinden in de vorm van een vaststellings-overeenkomst kan zonder enige restrictie plaatsvinden.

Na 1 juli
Een beëindiging met wederzijds goedvinden in de vorm van een vaststellings-overeenkomst kan nog steeds, maar er is een belangrijke restrictie, namelijk:
de werknemer kan binnen twee weken de instemming met het ontslag met een schriftelijke verklaring herroepen. De termijn voor herroeping is drie weken als de werkgever (schriftelijk) niet op deze mogelijkheid tot herroeping heeft gewezen.
Het is een optie om deze bedenktermijn af te kopen door de vergoeding te verhogen. En als het dossier niet op orde is kan deze vorm van beëindiging uitkomst bieden tegen een hogere vergoeding (dan de transitievergoeding). Waarschijnlijk zal hierbij de oude kantonrechtersformule gehanteerd worden, maar dan ben je afhankelijk van de medewerker voor medewerking hieraan.

Periode heden tot 1 juli 2015

Er is geen overgangsbeleid afgesproken, dit betekent dat alle aanvragen die gedaan worden voor 1 juli 2015 (zowel bij de kantonrechter als bij het UWV) nog via de oude route worden afgehandeld ookal valt de ontslagdatum na 1 juli 2015. Dit betekent ook dat de transitievergoeding nog niet geldt en ook de dossiertoets niet.

Hoe kunt u hier handig gebruik van maken ?
U wilt een medewerker ontslaan,

Waarvan het dossier niet op orde is:
Het gaat dan meestal om disfunctionerende medewerkers
maak de volgende afweging:
Hoeveel tijd gaat het kosten om het dossier wel op orde te krijgen (hou rekening met minimaal 6 tot 9 maanden)
Overweeg dan om voor 1 juli 2015 e.e.a in te dienen bij de kantonrechter en de kantonrechtersformule te betalen.

Waarvan het dossier wel op orde is:
Het gaat dan meestal om disfunctionerende medewerkers
Maak een afweging of de transitievergoeding lager is dan de kantonrechtersformule; de verwachting is dat dit in het algemeen wel zo is.
Wacht dan tot na 1 juli en dien het dossier dan in bij
het UWV. Dat kan een hoop geld besparen.

Door bedrijfseconomische redenen:
Dien deze dan in bij het UWV voor 1 juli 2015, want dan hoeft u nog geen transitievergoeding te betalen. Let wel, een vergoeding voor outplacement, opleiding en training en juridische bijstand, is meestal wel gebruikelijk, dus neem dat wel op. Let er ook op dat het dossier compleet is en ook kennelijke onredelijkheid kan een rol spelen.

Die 2 jaar ziek is voor 1 juli 2015:
Dien deze voor 1 juli 2015 in bij het UWV, omdat u dan geen transitievergoeding hoeft te betalen. Daarna wel. Let er altijd op dat het dossier wel compleet wordt aangeleverd!