Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in aantocht

Nog geen drie jaar na de invoering van de Wet werk en zekerheid (WWZ) lanceert het kabinet alweer een nieuwe wet, de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). De nieuwe wet treedt op 1 januari 2020 in werking. Deze wet moet vast personeel aantrekkelijker maken. Het ontslagrecht wordt versoepeld, de ketenregeling, de WW-premie en nog een paar zaken.

Wat is de WAB?

De nieuwe regels moeten het voor jou als werkgever aantrekkelijker maken om mensen in vaste dienst te nemen. Het kabinet wil dit bereiken door het contract voor onbepaalde tijd minder vast te maken. Daar staat tegenover dat flexibele arbeid minder flexibel wordt en daardoor minder aantrekkelijk.

Wat staat er in de WAB?

1. Ontslagrecht aangepast
Een aantal maatregelen rond het ontslag moeten ervoor zorgen dat vast werk minder vast wordt.

•          (Her) introductie cumulatiegrond
Er komen minder strenge voorwaarden voor het ontslag van werknemers in vaste dienst. Als je nu iemand wilt ontslaan, moet je volledig voldoen aan één van de acht gronden voor ontslag. Onder de WAB is ontslag ook mogelijk als sprake is van een optelsom van omstandigheden, de zogeheten cumulatiegrond. Dat was voorheen ook zo en daar gaan we weer naar terug.
Neem bijvoorbeeld een situatie waarin je een werknemer wilt ontslaan wegens disfunctioneren, maar dit niet voldoende kunt aantonen omdat je geen compleet ontslagdossier hebt opgebouwd. Ook is het zo dat de verstandhouding tussen jou en je werknemer flink is verstoord. Beide omstandigheden bieden afzonderlijk beschouwd misschien onvoldoende grond voor ontslag, maar in combinatie wel.

•          Andere berekening transitievergoeding
Als je nu een werknemer ontslaat, hoef je hem geen transitievergoeding te betalen als hij nog geen twee jaar in dienst was. Dit gaat veranderen. Onder de WAB heeft een werknemer al vanaf zijn eerste werkdag recht op een transitievergoeding bij ontslag, ook tijdens zijn proeftijd. Behalve als de werknemer zelf opzegt.

Let op 1
Voorwaarde is wel dat er geen beding ‘aanzegging bij voorbaat’ is opgenomen in de tijdelijke arbeidsovereenkomst, want dan moet je alsnog de transitievergoeding betalen als de werknemer zelf deze tijdelijke overeenkomst opzegt voordat die van rechtswege eindigt.

Let op 2
Als je nu tijdelijke contracten gaat verlengen is het goed om er bewust van te zijn dat je tot 31 december 2019 geen transitievergoeding hoeft te betalen als de totale duur korter is dan twee jaar. Je kan dus overwegen om te verlengen tot uiterlijk 31 december 2019. Ga je verlengen tot of na
1 januari 2020, dan ga je betalen van de 1e dag van indiensttreding.

Het gaat niet om grote bedragen, de transitievergoeding wordt ook lager dan in de huidige wet.
Voor elk jaar dienstverband betaal je een 1/3 bruto maandsalaris. De periode voor de transitievergoeding wordt niet meer afgerond op halve jaren, maar berekend over de werkelijke contractduur. Er komt een speciale berekeningstool, maar het levert wel veel meer administratie op.

2. Flexibele arbeid minder aantrekkelijk
De overheid wil flexibele arbeid minder flexibel en minder aantrekkelijk maken. Daartoe zijn de volgende maatregelen in de WAB opgenomen.

•          Verruiming ketenregeling
De maximale periode waarover een werkgever een serie tijdelijke contracten mag aangaan wordt verlengd van twee naar drie jaar. Daarmee is de oude ketenregeling zoals die gold vóór 1 juli 2015 weer in ere hersteld.
Het gaat dus om maximaal 3 contracten binnen een periode van maximaal 3 jaar. Bij het 4e contract of na overschrijding van de 3 jaar ontstaat automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Een werkgever die bijvoorbeeld 3 contracten van 6 maanden is aangegaan moet er rekening mee houden dat het 4e contract een contract voor onbepaalde tijd zal zijn.

Let op!
De nieuwe ketenregeling gaat gelden voor alle tijdelijke contracten die eindigen op of na 1 januari 2020. Je doet er dus verstandig aan om nu al in kaart te brengen wat de status is van alle tijdelijke arbeidscontracten.

De verplichte pauze tussen twee opvolgende contracten blijft in principe zes maanden. Wel kan in de verplichte cao voor jouw bedrijfstak worden afgesproken dat deze periode tot drie maanden wordt verkort.

•          Andere regels oproepkrachten
Werk je veel met oproepkrachten? Dan gaat er voor jou het nodige veranderen. De nieuwe wet schrijft voor dat een oproepkracht met een nulurencontract of een min/maxcontract alleen verplicht is te komen werken, als je hem minimaal vier dagen van tevoren oproept.
Doe je dat niet, dan heeft hij het recht het werk te weigeren. En zeg je een oproep tot werken korter dan vier dagen van tevoren af, dan moet je de oproepkracht toch uitbetalen.
Na een contractperiode van twaalf maanden ben je als werkgever bovendien verplicht om de oproepkracht een contract te bieden voor het gemiddelde aantal uren dat hij in dat jaar heeft gewerkt. Dit aanbod moet het aantal uren omvatten dat hij in het jaar ervoor gemiddeld heeft gewerkt. Het aanbod moet schriftelijk of elektronisch worden gedaan. Zolang de werkgever dit aanbod niet doet, heeft de oproepkracht recht op loon over dit aantal uren.

Let op!
Je moet dit aanbod voor huidige oproepkrachten die op 1 januari 2020 langer dan 12 maanden bij jou werken uiterlijk vòòr 1 februari 2020 gedaan hebben. En ook in de toekomst moet je jaarlijks een aanbod blijven doen op basis van de gemiddeld gewerkte uren in het jaar daaraan voorafgaand.

•          Andere status payrollers
Voor payrollers gelden nu nog dezelfde regels als voor uitzendkrachten. Maar dit gaat veranderen. Onder de WAB krijgen payrollers die bij jou werken vrijwel dezelfde status als je eigen werknemers. Jij gaat dus meer betalen voor de arbeid van payrollers, wat deze contractvorm waarschijnlijk minder aantrekkelijk zal maken.
De gelijkheid tussen payrollers en eigen medewerkers betreft zowel de primaire als de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dus niet alleen het salaris en vakantiegeld, maar ook de prestatiebeloning of dertiende maand en de vakantiedagen, enzovoort. Alleen voor zijn pensioen valt een payroller onder de eigen regeling van het payrollbedrijf.

3. Nieuwe indeling WW-premie
Voor elke werknemer die je in vaste dienst neemt, krijg je in de toekomst een bonus van de overheid. Als werkgever ga je namelijk een lagere WW-premie betalen voor werknemers met een vast contract dan voor werknemers met een tijdelijk of flexcontract.
De WW-premie wordt dus gedifferentieerd naar de aard van het contract. Nu is die premie nog afhankelijk van de sector waartoe je bedrijf behoort.

Let op!
Het soort contract moet op de loonstrook vermeld worden.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

AVG en arbeidsongeschiktheid, wat zijn de regels?

De paniekgolf rondom de invoering van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ligt alweer even achter ons, maar ik krijg nu regelmatig de vraag: ‘Wat mag jij als werkgever van een zieke werknemer vragen en vastleggen?’

 

Je wil dat een zieke werknemer natuurlijk zo snel mogelijk herstelt en weer aan de slag kan. Daarvoor heb je informatie van de werknemer nodig om te kunnen voldoen aan je re-integratieverplichtingen. In de AVG is vastgelegd wat je bij een ziekmelding of tijdens het re-integratieproces aan je werknemer mag vragen en wat niet. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op de naleving van de privacywetgeving.

 

De belangrijkste regels staan hieronder:

 

AVG en sollicitanten

Bij de werving van een nieuwe werknemer mag je geen vragen stellen over zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim in het verleden. Je mag hier ook geen navraag naar doen bij vorige werkgevers. Vraag je de sollicitant er toch naar, dan mag hij weigeren deze informatie te verstrekken. Een vrouwelijke sollicitant mag zelfs onjuiste informatie verstrekken, als je haar vraagt of zij zwanger is of dat wil worden.

 

Je mag een nieuwe werknemer ook niet onderwerpen aan een medische keuring, tenzij de functie bijzondere eisen stelt aan zijn medische geschiktheid. Dit moet je vooraf al gemeld hebben, bijvoorbeeld in de vacaturetekst. De bedrijfsarts mag de uitslag van de keuring alleen aan jou bekend maken als de sollicitant hierin toestemt. En alleen in algemene termen, zoals ‘geschikt’ of ‘ongeschikt’.

 

AVG en ziekmelding

Een werknemer die ziek is en niet kan komen werken is verplicht dit zo snel mogelijk bij jou te melden. Jij bent op jouw beurt wettelijk verplicht het verloop van zijn ziekteperiode bij te houden en vast te leggen in je administratie, bijvoorbeeld in het personeelsdossier van de werknemer. Je zult hem dus een aantal vragen moeten stellen.

 

Wat mag je een zieke werknemer vragen?

De AVG staat je toe de volgende gegevens te registreren en door te geven aan de bedrijfsarts of arbodienst:

  • Datum van ziekmelding
  • Hoe vaak een werknemer ziek is (om de loondoorbetalingsverplichting vast te stellen)
  • Telefoonnummer en (verpleeg)adres
  • Vermoedelijke duur van het verzuim
  • Lopende afspraken en werkzaamheden
  • Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
  • Of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarvoor een derde partij eventueel aansprakelijk kan worden gesteld

 

Wat mag je een zieke werknemer niet vragen?

De AVG verbied je de volgende gegevens te registreren:

  • De aard van de ziekte (wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak)
  • De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (in welke mate is hij nog in staat te werken)

 

Je mag een zieke werknemer dus niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk impliciet vast wat hij niet kan en registreer je toch gegevens over zijn gezondheid.

 

Let op!

Ook als de werknemer zelf vertelt wat hem mankeert, mag je dit niet noteren en in zijn personeelsdossier opnemen. Tenzij het gaat om een ziekte waarbij zijn directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte).

Dan mag je het wel opnemen, maar alleen als de werknemer daarin toestemt.

 

AVG en re-integratie

Bij een korte ziekte blijft de registratie van persoonsgegevens doorgaans beperkt tot wat hierboven is geschetst. Is een werknemer langer ziek, dan moet je een plan van aanpak maken voor zijn re-integratie.

Daarnaast moet je je laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst. Als die constateert dat er kans is op langdurig ziekteverzuim, moet die hierover bij jou verslag uitbrengen. Ook dit is aan strenge privacyregels gebonden.

 

Wat mag de bedrijfsarts jou vertellen?

Op basis van de AVG mag de bedrijfsarts aan de werkgever alleen gegevens verstrekken die nodig zijn voor de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratie of verzuimbegeleiding. Dan gaat het om:

  • Werkzaamheden die de werknemer wel of niet meer kan doen
  • De verwachte duur van het verzuim
  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
  • Adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die nodig zijn voor de

 

Wat mag de bedrijfsarts jou niet vertellen?

Alle overige gegevens over de gezondheid van de werknemer vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Hij mag deze gegevens niet aan jou doorspelen. Denk aan:

  • Diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen
  • Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over de geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand
  • Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen en dergelijke
  • Overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, sterfgevallen, huisvesting en dergelijke AVG en bewaartermijnen

 

 

 

 

Het aanleggen van een re-integratiedossier

Gegevens over ziekteverzuim leg je vast in het personeelsdossier van je werknemers. Bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid moet je een re-integratiedossier aanleggen.

Je mag dergelijke persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je ze hebt verzameld. Ditzelfde geldt voor de bedrijfsarts en voor re-integratiebedrijven die je mogelijk hebt ingeschakeld.

 

Met betrekking tot ziekteverzuim en re-integratie gelden de volgende bewaartermijnen:

  1. Als werkgever mag je verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van een arbeidscontract bewaren. Dit geldt echter niet als je eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent. In dat geval moet jij de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren, en de bedrijfsarts tien jaar. Voor het eigen risicodragerschap voor de WGA mag je de gegevens tien jaar bewaren.
  2. De bedrijfsarts mag dossiers van aanstellingskeuringen maximaal zes maanden bewaren. Andere medische dossiers mag hij maximaal vijftien jaar bewaren. Als er sprake is van een beroepsziekte, mag hij de gegevens langer dan vijftien jaar bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
  3. Re-integratiebedrijven mogen het medische deel van een re-integratiedossier maximaal vijftien jaar bewaren en het niet-medische deel niet langer dan twee jaar.

 

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelsdossier en privacy, hoe zit dat?

Je bent als werkgever verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Je personeel moet erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig met die gegevens omgaat en dat niet zomaar iedereen erbij kan. Hoe zit het met de privacywetgeving?

Een personeelsdossier bevat privacygevoelige zaken, zoals NAW-gegevens, het burgerservicenummer en salarisinformatie. Deze gegevens zijn uiteraard niet voor iedereen bestemd. Het is dus zaak om ze goed te beschermen en afdoende beveiligingsmaatregelen te nemen. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) schrijft voor aan welke verplichtingen je daarbij moet voldoen.

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe Europese privacywet. Zorg dat je bedrijf aan de eisen voldoet. Steeds meer ondernemers digitaliseren hun personeelsadministratie. Daardoor wordt een goede beveiliging met slimme technologie nog belangrijker. Het risico dat personeelsgegevens door een datalek in verkeerde handen vallen, is immers reëel.

Sinds 1 januari 2016 geldt daarom de meldplicht datalekken. Krijgt je bedrijf te maken met een datalek, dan ben je verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College Bescherming Persoonsgegevens).

 

Wat zijn de gevolgen van een datalek?

Zodra het risico bestaat dat persoonsgegevens door onbevoegden worden misbruikt, is er sprake van een datalek.

Een datalek kan voor alle betrokken partijen ernstige gevolgen hebben. Personen van wie de gegevens gelekt zijn, kunnen het slachtoffer worden van gegevensmisbruik of zelfs identiteitsfraude. Is het lek een gevolg van verkeerd beheer van persoonsgegevens of een falende beveiliging? Dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens jou als werkgever aansprakelijk stellen. Dat kan je op een bestuurlijke boete komen te staan van maximaal 820.000 euro.

 

Vier vuistregels voor een goede privacy

  1. Neem alleen gegevens op die zijn toegestaan

Er gelden strikte regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. Je mag niet zomaar alle informatie over een werknemer in zijn dossier opnemen. De hoofdregel is dat de gegevens die je opneemt echt nodig moeten zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Denk bijvoorbeeld aan:

  • burgerservicenummer
  • kopie identiteitsbewijs
  • functieprofiel
  • persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • salarisgegevens
  • verlofoverzicht
  • verzuimfrequentie

 

Sommige persoonsgegevens mag je beslist niet vastleggen. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier.

Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen.

 

  1. Beperk de toegang tot het dossier

Het personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie. Je werknemers verwachten van je dat je daar op gepaste wijze mee omgaat. Zorg er daarom voor dat de dossiers in jouw bedrijf niet voor iedereen toegankelijk zijn. Geef alleen toegang aan medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, zoals leidinggevenden en medewerkers van Personeelszaken. Vergeet niet om hen erop te wijzen dat zij gebonden zijn aan de geheimhoudingsplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

 

Iedere werknemer heeft op grond van de Wbp recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Als een werknemer daarom vraagt, ben je in principe verplicht hieraan mee te werken. Je moet dan binnen vier weken de gevraagde informatie beschikbaar stellen. Een werknemer mag je vragen om gegevens te wijzigen of te verwijderen. Dit hoef je alleen te doen als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.

 

  1. Zorg voor een goede beveiliging

Het beperken van de toegang tot de personeelsdossiers heeft natuurlijk weinig zin als ze – in het geval van papieren dossiers – open en bloot in een kast staan. Zorg dus dat ze goed opgeborgen zijn in een afgesloten kast of kamer, zodat niet iedereen erbij kan.

De beveiliging van digitale dossiers ligt wat ingewikkelder. Uiteraard moet je voorkomen dat de dossiers voor alle personeelsleden toegankelijk zijn via het bedrijfsnetwerk. Sla de bestanden dus op in een beveiligde omgeving of op een aparte server.

Daarnaast is het zaak om de dossiers te beveiligen tegen datalekken naar buiten. Dit risico speelt bijvoorbeeld als de personeelsinformatie van je bedrijf online te raadplegen is. Zorg voor goede firewalls en neem alle technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om hackers en ongewenste bezoekers buiten de deur te houden. Zorg ook dat je medewerkers zich houden aan de regels voor veilig computer- en internetgebruik.

 

  1. Bewaar gegevens niet langer dan nodig

Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een medewerker is het gebruikelijk dat je zijn dossier nog twee jaar bewaart. Daarna moet je de gegevens verwijderen. Langer bewaren van de persoonsgegevens is niet nodig. Bovendien levert dat bij een mogelijk datalek alleen maar meer risico op ten aanzien van de privacy van de werknemer.

Op deze bewaartermijn zijn een paar uitzonderingen:

  • kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaringen: minimaal 5 jaar
  • informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en andere fiscale gegevens: minimaal 7 jaar

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelshandboek maken, waarom en hoe doe je dat?

Afspraken maken met je medewerkers is heel belangrijk. Afspraken over loon en werktijden, over ziekteverzuim of woon-werkverkeer en nog veel meer onderwerpen. Je kunt die afspraken met iedere medewerker afzonderlijk maken en vastleggen in individuele arbeidsovereenkomsten. Maar het is handiger om afspraken die voor iedereen gelden in één keer vast te leggen in een bedrijfsreglement of personeelshandboek. Dat geldt zeker als je geen verplichte cao hebt.

De introductie van een personeelshandboek kan op weerstand stuiten, vooral als je medewerkers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Vaak zijn er al veel ongeschreven regels, maar die ga je hiermee opnieuw bespreken en eventueel vastleggen. Weerstand kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek. Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

Voordelen personeelshandboek
Een personeelshandboek heeft een aantal voordelen voor jou en je medewerkers:

  • Houvast. Je medewerkers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
  • Duidelijkheid. Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeelsbeleid. Een helder personeelsbeleid is prettig voor je medewerkers.
  • Transparantie. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je medewerkers.
  • Zekerheid. Een personeelshandboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je medewerkers ervoor getekend hebben.
  • Gemak. Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere medewerker afzonderlijk te onderhandelen.

Inhoud personeelshandboek
Een personeelshandboek is maatwerk. Voor ieder bedrijf gelden er andere regels. Daarom is zorgvuldigheid geboden bij het opstellen van een personeelshandboek. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst. Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met de wetten en regels van het arbeidsrecht.
De volgende onderwerpen mogen in elk geval niet in je handboek ontbreken:

  • huis- en gedragsregels
  • salarisafspraken
  • functieomschrijvingen
  • veiligheidsprocedures
  • werktijden
  • kledingvoorschriften
  • overwerk
  • woon-werkverkeer
  • ongeoorloofd verzuim / te laat komen
  • ziekte en arbeidsongeschiktheid
  • vakantie en verlof
  • pensioen
  • opleidingen

Valt je bedrijf onder een verplichte cao?
Neem de belangrijkste bepalingen uit de cao dan op in je personeelshandboek. Doe dit in begrijpelijke taal en spits de tekst waar nodig toe op jouw bedrijf.

 Zorg voor een goede verspreiding en borging in de arbeidsovereenkomst
Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeelsleden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere medewerker bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was. Stel het handboek daarnaast ook online beschikbaar, via de bedrijfswebsite, het intranet of een ander digitaal kanaal.
Vanaf dat moment neem je een clausule in de arbeidsovereenkomsten op waardoor het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomsten die je met medewerkers sluit. Als de medewerker zijn handtekening onder het contract zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek.

Houd het personeelshandboek up-to-date
Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeidsovereenkomst en is een belangrijke schakel in het personeelsbeleid. Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.

Voorbeeld personeelshandboek
Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Gebruik een sjabloon of een voorbeeld van een bestaand personeelshandboek. Vraag een uitgebreid sjabloon aan De Afdeling Personeelszaken of kijk online naar goede voorbeelden. We kunnen ook samen de uitwerking ervan oppakken. Bel of mail me gerust hierover.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Online persoonlijkheidstest in de prijzen gevallen

Alweer 1,5 jaar beschikt De Afdeling Personeelszaken over de licentie van de Zyvo persoonlijkheidstest, ZAP-Q.  Het is een uniek instrument bij selectie, beoordeling en persoonlijk ontwikkeling. Deze test is recent bekroond met de tweede plaats en goed voor het predikaat ‘Excellence in Psychometrics Award’ 2016.

 

Innovatie in de ontwikkeling van psychologische vragenlijsten

De ontwikkelaar, Zyvo, is er in geslaagd om de nieuwste generatie online assessments te ontwikkelen. De psychologische vragenlijsten (Zap-Q) zijn gebaseerd op de zogenaamde Moderne Test Theorie. Dit houdt in dat de vragenlijst een adaptief karakter heeft: het systeem weet wat de beste vervolgvragen zijn. Zap-Q brengt vervolgens 24 werk gerelateerde persoonlijkheidskenmerken in kaart, die van invloed zijn op succesvol functioneren binnen een bepaalde functie.

Power to predict

Zyvo heeft een aantal zeer krachtige algoritmen ontwikkeld waardoor het voorspellen van werkprestaties en verloop niet langer berust op toeval. Met behulp van (big) data en predictive HR-analytics kunnen er uitspraken worden gedaan over gedrag en risico’s in de toekomst.

“Het voorspellen van werkprestaties en verloop berust niet langer op toeval.”

De uitkomsten die uit dit proces naar voren komen, kunnen op verschillende manieren worden ingezet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het effectief selecteren van toekomstige succesvolle werknemers op basis van de ‘ideale werknemer’. Gebruik de resultaten om te zien waarop huidige werknemers zich meer zouden moeten of kunnen ontwikkelen. Of zet het in als een strategisch instrument om zo op de juiste manier te anticiperen op eventuele (verloop) risico’s.

Over The Psychometrics  Forum

The Psychometrics Forum is een internationale non-profit organisatie gewijd aan de vooruitgang van de kwantitatieve meting van psychologische fenomenen. Een hele mond vol, maar in de praktijk betekent dit dat de organisatie zich inzet voor de ontwikkeling van het vakgebied psychometrie. Zo bieden ze trainingen aan hun leden aan, organiseren ze netwerk bijeenkomsten  en reiken ze jaarlijks verschillende awards uit. Zyvo is dit jaar geselecteerd voor de ‘Excellence in Psychometrics Award’.

Over Zyvo

Online assessments moeten goed, eenvoudig en betaalbaar zijn. En dát miste de markt nog. In 2012 begon het 2,5 jaar durende onderzoeks- en ontwikkeltraject. Het team, waar De Afdeling Personeelszaken deel van uitmaakte,  bestond uit HR-professionals en IT-specialisten met gemiddeld meer dan 15 jaar ervaring. In samenwerking met de Universiteit Twente ontwikkelden zij een platform om online assessments uit te voeren én om werkgerelateerd gedrag te voorspellen.

Nieuwsgierig?

Als je meer wil weten over de mogelijkheden om dit instrument in te zetten en de begeleiding ervan door De Afdeling Personeelszaken, neem dan contact op via info@deafdelingpersoneelszaken.nl of 06-18574234.

Voor de prijs hoef je het niet te laten, € 350,- voor een online test, een rapport met aanvullend advies en een individuele bespreking van de uitkomsten.

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

“Help, mijn personeel doet niet wat ik wil!”

COLUMN | Utrechtbusiness | Nr.2 | mei 2016

Deze noodkreet kom ik met enige regelmaat tegen. Het is vaak ook de onderlegger van een voorval waarmee ondernemers de eerste keer bij mij aankloppen. Ik ondersteun en adviseer ondernemers bij alle vraagstukken op personeelsgebied. Bij voorkeur vanaf de start, maar ook in latere fases als zaken moeten worden bijgesteld of ontwikkeld.

Kleine ondernemingen worden veelal geleid door de oprichter/eigenaar die het bedrijf gestart is met een bepaald idee wat succesvol blijkt te zijn. De onderneming groeit en er komt steeds meer personeel in dienst. Het is de kunst dat je als ondernemer op zo’n moment bedenkt: “Wat wil ik verder, wat is mijn visie, ben ik ook de beste persoon om leiding te geven aan het personeel dat ik nodig heb?” Je gaat dan gerichter op zoek naar medewerkers die over de eigenschappen en kwaliteiten beschikken waarmee zij een bijdrage kunnen leveren aan het doel dat jij voor ogen hebt. Tevens geeft jouw visie kleur en vorm aan het personeelsbeleid. Hoe wil je omgaan met het personeel, welk beloningsbeleid hanteer je? Hoe richt je het functionerings- en beoordelingsbeleid in, et cetera? Daarmee stuur je zonder dat je het allemaal zelf hoeft te doen. Ook zorg je voor de duidelijkheid waar medewerkers behoefte aan hebben.

Hoe duidelijker het geformuleerde doel, de kaders en de verwachtingen van hun bijdrage daaraan, hoe meer zij doen wat jij als ondernemer wilt.

Personeel: de investering waar kleine bedrijven groter in zouden moeten denken.

Renate Popken
www.deafdelingpersoneelszaken.nl

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Ontslagroutes voor en na 1 juli 2015, uitleg en nuttige tips voor lopende ontslaggevallen

Als onderdeel van de Wet Werk en Zekerheid gaat vanaf 1 juli 2015 nog meer veranderen, namelijk de ontslagroutes en vergoedingen. Er is straks geen keus meer en altijd een (transitie)vergoeding.

U kunt hier het volledige artikel downloaden.

Hieronder de oude en de nieuwe situatie in beeld gebracht:


Onderstaand treft u een toelichting aan van de verschillen voor en na 1 juli 2015. Na deze toelichting geven wij u tot slot nog een aantal tips voor ontslaggevallen die op dit moment spelen of eraan zitten te komen. Doordat er geen overgangsrecht is afgesproken, kan het in sommige gevallen goedkoper zijn of beter uitkomen om het ontslag bewust voor of na 1 juli 2015 in te dienen bij of UWV of kantonrechter.

Dossiertoets

Voor 1 juli
Het UWV doet een dossiertoets om te bepalen of zij een ontslag überhaupt in behandeling nemen. Het gaat dan om compleetheid van het dossier.
De kantonrechter toets het dossier ook, maar neemt het altijd in behandeling en de mate waarin het dossier op orde is, bepaalt (mede) de hoogte van de vergoeding.

Na 1 juli 2015
Zowel het UWV als de kantonrechter moeten volgens dezelfde maatstaven het dossier toetsen en deze toets bepaalt OF het ontslag in behandeling wordt genomen.
Die toets bestaat uit:

  • 1. Is de juiste route gekozen;
  • 2. Is aan alle voorwaarden voldaan en zijn alle verplichte en relevante documenten aanwezig die passen bij de grond van de aanvraag (2 jaar ziek, bedrijfseconomisch of functioneren). Als het dossier niet op orde is, is de enige mogelijkheid een vaststellings -overeenkomst, zie elders in dit document.

Vergoeding

Voor 1 juli
Het UWV kende geen vergoeding toe. Het verlenen van een ontslagvergunning gaf alleen de garantie op een WW uitkering voor de werknemer en voor de werkgever aftrek van 1 maand m.b.t. de opzegtermijn met de restrictie dat er minimaal 1 maand moet overblijven.
De kantonrechter kent op basis van de beoordeelde verwijtbaarheid van de werknemer en werkgever, de leeftijd en de lengte van het dienstverband een vergoeding toe aan de hand van de kantonrechtersformule.
Na 1 juli
Zowel het UWV als de kantonrechter zijn nu gebonden aan een vastgestelde vergoeding, de zgn. transitievergoeding, die bedraagt ⅓ maandsalaris per gewerkt jaar bij een dienstverband tot 10 jaar en een ½ maandsalaris per gewerkt jaar voor ieder jaar dat het dienstverband langer heeft geduurd dan tien jaar. Het maximum is € 75.000 of een jaarsalaris bij een hoger inkomen dan € 75.000.
Uitzonderingen waarbij afgeweken kan worden van de transitievergoeding:

  • Bij ernstige verwijtbaarheid kan het bedrag naar beneden aangepast worden;
  • Bij een slechte financiële positie van het bedrijf kan het bedrag naar beneden aangepast worden;
  • Voor MKB-bedrijven tot 25 medewerkers geldt een aparte, lagere berekening
  • Voor medewerkers die 50 jaar of ouder zijn op 1 jan 2016 geldt een hogere vergoeding (tot 1 januari 2022).

Beroep

Voor 1 juli
De ontslagroute via het UWV kent geen procedure om in beroep te gaan tegen het oordeel.
De ontslagroute via de kantonrechter kent doorgaans geen mogelijkheden tot hoger beroep.

Na 1 juli
De ontslagroute via het UWV biedt nu wel mogelijkheid tot het aantekenen van beroep. Dat is in eerste instantie mogelijk bij de kantonrechter, en vervolgens nog via Hoger Beroep en de Hoge Raad.
De ontslagroute via de kantonrechter krijgt de mogelijkheid van hoger beroep aantekenen en cassatie tegen de uitspraak van de kantonrechter.

Wederzijdsgoedvinden

Voor 1 juli
Een beëindiging met wederzijds goedvinden in de vorm van een vaststellings-overeenkomst kan zonder enige restrictie plaatsvinden.

Na 1 juli
Een beëindiging met wederzijds goedvinden in de vorm van een vaststellings-overeenkomst kan nog steeds, maar er is een belangrijke restrictie, namelijk:
de werknemer kan binnen twee weken de instemming met het ontslag met een schriftelijke verklaring herroepen. De termijn voor herroeping is drie weken als de werkgever (schriftelijk) niet op deze mogelijkheid tot herroeping heeft gewezen.
Het is een optie om deze bedenktermijn af te kopen door de vergoeding te verhogen. En als het dossier niet op orde is kan deze vorm van beëindiging uitkomst bieden tegen een hogere vergoeding (dan de transitievergoeding). Waarschijnlijk zal hierbij de oude kantonrechtersformule gehanteerd worden, maar dan ben je afhankelijk van de medewerker voor medewerking hieraan.

Periode heden tot 1 juli 2015

Er is geen overgangsbeleid afgesproken, dit betekent dat alle aanvragen die gedaan worden voor 1 juli 2015 (zowel bij de kantonrechter als bij het UWV) nog via de oude route worden afgehandeld ookal valt de ontslagdatum na 1 juli 2015. Dit betekent ook dat de transitievergoeding nog niet geldt en ook de dossiertoets niet.

Hoe kunt u hier handig gebruik van maken ?
U wilt een medewerker ontslaan,

Waarvan het dossier niet op orde is:
Het gaat dan meestal om disfunctionerende medewerkers
maak de volgende afweging:
Hoeveel tijd gaat het kosten om het dossier wel op orde te krijgen (hou rekening met minimaal 6 tot 9 maanden)
Overweeg dan om voor 1 juli 2015 e.e.a in te dienen bij de kantonrechter en de kantonrechtersformule te betalen.

Waarvan het dossier wel op orde is:
Het gaat dan meestal om disfunctionerende medewerkers
Maak een afweging of de transitievergoeding lager is dan de kantonrechtersformule; de verwachting is dat dit in het algemeen wel zo is.
Wacht dan tot na 1 juli en dien het dossier dan in bij
het UWV. Dat kan een hoop geld besparen.

Door bedrijfseconomische redenen:
Dien deze dan in bij het UWV voor 1 juli 2015, want dan hoeft u nog geen transitievergoeding te betalen. Let wel, een vergoeding voor outplacement, opleiding en training en juridische bijstand, is meestal wel gebruikelijk, dus neem dat wel op. Let er ook op dat het dossier compleet is en ook kennelijke onredelijkheid kan een rol spelen.

Die 2 jaar ziek is voor 1 juli 2015:
Dien deze voor 1 juli 2015 in bij het UWV, omdat u dan geen transitievergoeding hoeft te betalen. Daarna wel. Let er altijd op dat het dossier wel compleet wordt aangeleverd!

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Planningsregels en tips

Planningsregels

  1. Geef de kaders aan (maak je agenda klaar om te plannen dwz: alle vaste afspraken/vrije dagen etc. altijd in je agenda zetten)
  2. Plan van groot naar klein – jaar, maand, week, dag
  3. Wat? Wanneer? Wie?
  4. Plan in uren: hoe lang duurt ieder onderdeel?
  5. Breek grote taken in kleine stukken
  6. Check: is deze planning haalbaar?
  7. Wees realistisch: houd ruimte voor opruimen/uitblazen/reflectie

 

TIPS

  1. Plan aan het eind van de dag je agenda voor de volgende dag.
  2. Plan moeilijke taken op je beste momenten (houd rekening met je bio-ritme)
  3. Rond voor de koffie 1 taak af
  4. Plan ruim, wees realistisch
  5. Doe het nu, of later! (laat alles 1x door je handen/hoofd gaan en neem een beslissing: doe het nu of plan het voor later)
  6. Plan alle taken in 1 agenda – voorkom dubbele agenda’s
  7. Denk in uren
  8. Plan 1 of 2 x per dag tijd voor je eigen email/post
  9. Taak erbij? = taak eraf
De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Het hoe en waarom van feedback geven

Het belang van feedback geven

Het geven van feedback heeft een niet te onderschatten invloed op de medewerkers en (daarmee) op de organisatie.

  • Feedback geven helpt een persoonlijke band te smeden tussen de organisatie en het personeel. Bij een medewerker die – op regelmatige basis – feedback ontvangt is de kans groot dat hij zich meer betrokken voelt bij de organisatie en daarmee makkelijker en sneller de gestelde doelen bereikt. De organisatie laat zien dat de inspanningen van de medewerker worden gewaardeerd en dat leidt weer tot een hogere motivatie van de medewerker.
  • Feedback geven zorgt voor een leer- en ontwikkelomgeving zodat de mogelijkheden van de medewerker het best tot zijn recht kunnen komen. Met het geven van feedback kun je het scenario dat de medewerker gedemotiveerd raakt voor zijn. Je zorgt er namelijk voor dat de medewerker betrokken en uitgedaagd blijft en blijft streven naar het verbeteren van zijn prestaties.
  • Met behulp van feedback zorg je ervoor dat de medewerker wordt aangesproken op zijn ontwikkelpunten en op mogelijk onwenselijk gedrag. Hoe sneller je bepaald gedrag aan de kaak stelt hoe groter de kans op verbetering. Als je niets zegt wordt het juist steeds moeilijker de medewerker aan te spreken op zijn gedrag en prestaties, en hoe dat verbeterd kan worden.
  • Hoewel het belangrijk is dat op de werkvloer een prettige sfeer heerst, is het zinvol de medewerker te herinneren aan de verwachtingen van de organisatie en hoe je de medewerker kan helpen zich te focussen op het werk en de gestelde doelen te bereiken. Feedback geven is daarbij een belangrijk hulpmiddel.
  • Regelmatig feedback geven aan uw medewerker maakt het voor hem weer makkelijker je te benaderen als hij een probleem ervaart of als hij bijvoorbeeld ideeën heeft over verbeteringen in het werkproces. Voelen medewerkers zich zeker en comfortabel genoeg om uiting te geven aan zorgen of ideeën, dan is het vaak ook zo dat zij zich betrokken voelen bij de organisatie en dezelfde doelen nastreven als de organisatie.
  • Feedback geven helpt de medewerker zijn taken te prioriteren. Door regelmatig samen om de tafel te gaan zitten kun je de medewerker duidelijk maken welke taken op dat moment prioriteit hebben. Zo zorg je ervoor dat de medewerker zijn tijd en moeite niet verspilt aan minder belangrijke zaken.

De direct leidinggevende vervult binnen de organisatie de belangrijkste rol als het aankomt op het geven van feedback aan medewerkers omdat hij het dichtst bij staat en het meeste contact heeft.

Regelmatig en constructief feedback geven

Regelmatige, op een informele wijze gegeven feedback is relaxter en minder intimiderend voor een medewerker dan formele feedback. Heb je als manager te maken met een grotere uitdaging dan de dagelijkse werkzaamheden dan is het voor zowel werkgever als medewerker makkelijker als er al een cultuur van feedback geven bestaat. De leidinggevende kost het minder tijd het probleem duidelijk te maken, de medewerker hoeft niet bang te zijn in discussie te raken met de leidinggevende, nu het bespreekbaar maken van een probleem niet iets is dat slechts incidenteel voorkomt.

Het is zinvol als je het geven van feedback hetzelfde ziet als het lezen van e-mail: als een dagelijks terugkerende – noodzakelijke maar vaak ook zinvol en prettig – onderdeel van je taak. Om een zichtbare, geïnteresseerde, aandachtige, betrokken leider te zijn is het belangrijk elke dag tijd door te brengen met uw team. Hoe is bij jou de verhouding tussen het uitvoeren van procesmatige taken en het coachen van je team?

Geef eens een complimentje

Regelmatig positieve feedback geven aan een medewerker wordt misschien wel eens onderschat. Maar zelfs met een simpel “dankjewel” onderstreep je dat de medewerker gewaardeerd wordt.

Hoe kun je een simpele opmerking omzetten naar feedback met net iets meer impact?

  • Wees specifiek: Benoem de taak of het idee waarvan je vindt dat de medewerker het goed heeft gedaan. Alleen de opmerking “goed gedaan” is te algemeen. Maar als uw medewerker die klant die dreigde verloren te gaan toch heeft weten te behouden door proactief aan te pakken, benoem dat dan ook. Hiermee laat je zien dat je oog hebt voor de inspanningen en prestaties van de medewerker alsmede voor uw gezamenlijke doel: Een gezonde organisatie.
  • Neem de tijd: Al rennend door de gang op weg naar de volgende afspraak snel “dankjewel” roepen zet geen zoden aan de dijk. Maak echt even tijd voor de medewerker en zeg dat je hem graag wil bedanken voor die klus die hij onlangs zo goed heeft afgehandeld.

Dagelijkse feedback

Zonodig moet u het gedrag van de medewerker of de doelen die door hem moeten worden behaald, bijstellen. Dat doet u door met de medewerker in gesprek te gaan. Breng – tijdens het gesprek – de boodschap constructief in plaats van negatief. Brengt u negatief nieuws op een positieve manier dan zal de medewerker eerder begrijpen wat van hem verwacht wordt en zijn gedrag en/of werkwijze aanpassen. Geef bijvoorbeeld aan hoe een proces nog efficiënter kan worden aangepakt in plaats van te zeggen dat de werkwijze van de medewerker niet goed is.

Wees niet bang om constructieve kritiek te geven. Over het algemeen wordt constructieve kritiek door medewerkers juist als zeer welkom ervaren omdat eruit blijkt dat de leidinggevende de tijd en de moeite heeft genomen om uit te leggen hoe en waarom een bepaalde taak anders moet worden aangepakt.

Dagelijks feedback geven gebeurt het beste op een face tot face basis. Het lijkt misschien makkelijker bepaalde feedback te e-mailen en zodoende een directe confrontatie te vermijden, maar vergeet niet dat de kans dat de medewerker de feedback waardeert groter is dan dat hij het niet waardeert. Face to face feedback zorgt ervoor dat de medewerker zich gewaardeerd voelt en dat het werk wat hij doet belangrijk is; de leidinggevende heeft namelijk met het geven van feedback tijd en moeite genomen.

Zorg voor volledige aandacht, ook al gaat het om een snelle conversatie met minder prioriteit dan andere zaken. Ook als de medewerker de hulp van de leidinggevende inroept is het belangrijk uw volledige aandacht aan de medewerker te schenken. Het is niet prettig voor de medewerker als de leidinggevende op het moment dat hij om hulp vraagt de leidinggevende naar zijn computerscherm of smartphone blijft kijken. Als het niet uitkomt stel de medewerker daar dan direct van op de hoogte en vraag de medewerker terug te komen op een tijdstip waarop je hem je volledige aandacht kan geven.

In sommige gevallen – bij ingewikkeldere zaken – is het slim om gemaakte afspraken tijdens een face to face gesprek te documenteren in een e-mail. Zo kan de medewerker steeds terugzien wat van hem verwacht wordt en ook de leidinggevende zelf kan terugvallen op de e-mail.

Is het niet mogelijk om face to face feedback te geven, bijvoorbeeld omdat de medewerker op dagelijkse basis op weg is naar klanten, dan heeft feedback geven via de telefoon de voorkeur boven e-mail.

Constructieve feedback geven: Tips en trucs

Zorgvuldig kiezen van tijd en plaats: Afhankelijk van de persoonlijkheid van de medewerker is het wellicht verstandig opbouwende kritiek – ook al gaat het om informele feedback – niet in het bijzijn van collega’s te geven maar een aparte kamer op te zoeken en er tijd voor te blokken.

Blijf respectvol: Op het moment dat je een onderwerp met de medewerker wilt bespreken in de vorm van een opbouwende kritiek zorg er dan voor dat de terugkoppeling betrekking heeft op de prestatie of het gedrag van de medewerker, niet op de medewerker persoonlijk.

Wees begripvol: Vraag de medewerker voordat je je opbouwende kritiek geeft eerst waarom hij een bepaalde taak op een bepaalde manier heeft afgehandeld. Pas nadat je het antwoord hebt gehoord kun je je verhaal – eventueel aangepast aan het antwoord van de medewerker – doen.

Ga uit van eigen observaties Als leidinggevende mag je niet afgaan op wat u van anderen heeft gehoord. Wat zijn jouw observaties aangaande het gedrag en de prestaties van de medewerker? Ga daar van uit.

Wees specifiek: Om te zorgen dat de feedback de medewerker – en daarmee de organisatie – helpt in plaats van hem demotiveert is het belangrijk specifiek te zijn. Dat betekent dat slechts een bepaald afgekaderd onderwerp daadwerkelijk onderwerp van gesprek is en dat u uitlegt wat er (anders) moet gebeuren en waarom. Geef duidelijke voorbeelden en vermijdt opmerkingen als: “Je moet beter je best doen”.

Formele feedback

In bepaalde gevallen is het geven van informele feedback niet voldoende en is het nodig om formele feedback te geven. Bijvoorbeeld als een medewerker niet voldoet en disfunctioneren dreigt of als de medewerker zich misdraagt. Onderneem dan de volgende stappen:

  • Rooster een (functionerings)gesprek in
  • Geef van te voren aan waar het gesprek over zal gaan zodat de medewerker zich kan voorbereiden
  • Geef tijdens het gesprek constructieve feedback, waarbij u van het gedrag of de prestatie van de medewerker specifieke voorbeelden geeft
  • Vraag de medewerker naar zijn kijk op de zaak en luister naar wat hij te zeggen heeft
  • Werk samen met de medewerker aan een constructief actieplan
  • Maak een verslag van het gesprek en zet de gemaakte afspraken op papier

Blijven de gedragingen en/of de prestaties van de medewerker onder de maat dan is het van belang het disfunctioneren van de medewerker aan te pakken, bijvoorbeeld door het inzetten van een verbetertraject. Vergeet niet verslag te leggen van iedere stap die gezet wordt. Zo werkt u, -mocht het niet lukken de medewerker weer op het juiste spoor te krijgen- alvast aan een dossier.

Zie hiervoor ook de informatie onder dossier opbouwen bij disfunctioneren of raadpleeg De Afdeling Personeelszaken.

 

Feedback tussen collega’s

Behalve dat het van belang is dat leidinggevenden op regelmatige basis feedback geven aan hun medewerkers is het ook aan te raden te zorgen dat medewerkers elkaar feedback geven omdat ze op die manier van elkaar kunnen leren.

Om te zorgen dat collega’s elkaar feedback gaan geven, kun je tijdens een werkoverleg tijd inruimen voor het geven van feedback aan elkaar. Het is belangrijk dat het team elkaar al wat langer kent voordat je besluit van het feedback geven een wekelijks of maandelijks terugkerend agendapunt te maken. De collega’s moeten zich bij elkaar namelijk wel veilig en op hun gemak voelen. Kennen collega’s elkaar nog niet zo goed of zo lang zorg dan dat de feedback in koppels wordt gegeven. Je kunt er ook voor kiezen dat de feedback buiten het werkoverleg aan elkaar wordt gegeven, op een meer informele basis. Door feedback geven zelf toe te passen zal de medewerker uw gedrag – zeker als blijkt dat het vruchten afwerpt – in ieder geval eerder overnemen. Je hebt dan namelijk een bepaalde cultuur neergezet. Ook de feedback tussen collega’s moet zowel complimenten als opbouwende kritiek inhouden.

Maak de spelregels voor het geven van feedback tussen collega’s van te voren goed duidelijk. Geef dus aan dat:

  • Opbouwende kritiek en wederzijdse steun iedere medewerker kan helpen zijn rol beter te vervullen.
  • Medewerkers elkaar met respect moeten bejegenen; het is niet de bedoeling om te (ver)oordelen maar te begrijpen en te helpen de prestatie te verbeteren.
  • Het de bedoeling is dat feedback helpt zowel het persoonlijke succes als het succes van de organisatie te vergroten.

Feedback ontvangen

Als leidinggevende is het ook prettig feedback te krijgen over je prestaties en over mogelijkheden de organisatie naar een hoger niveau te brengen. Moedig je medewerkers daarom aan je die feedback te geven. De feedback kan zowel gegeven worden in een één-op-één-gesprek als tijdens een werkoverleg.

Het voordeel voor de medewerkers en daarmee voor de organisatie van het geven van feedback aan de lijnmanager is dat:

  • Je daarmee aangeeft dat je bereid bent te luisteren naar de input van het team, te leren en je prestatie te verbeteren
  • Door inbreng van de medewerker te stimuleren zal de medewerker gemotiveerder en met meer plezier zijn werk doen, wat vervolgens beter is voor het team en de organisatie als geheel ten goede komt. Vergeet niet de medewerker te bedanken voor zijn feedback
  • Op het moment dat je goed in staat bent opbouwende kritiek te ontvangen, zal je gedrag de medewerker aanmoedigen op dezelfde manier om te gaan met het ontvangen van feedback

Samenvattend kan gesteld worden dat door je teamleden aan te moedigen zowel jou als elkaar feedback te geven,  een omgeving wordt gecreëerd waarin uw teamleden het vertrouwen hebben suggesties te doen om werkprocessen of een bepaalde aanpak te verbeteren. Al doende wordt dus een constructieve manier van werken geïntroduceerd. Omdat medewerkers vaak een gedetailleerder inzicht hebben in de dagelijkse processen en gang van zaken is de kans groot dat hun suggesties leiden tot een succesvollere organisatie.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Voorbeelddocument: Exitinterview

Template Exitinterview

Doel

Exitinterviews kunnen waardevolle informatie verschaffen om de organisatie te verbeteren.

Gegevens uit exitinterviews worden gebruikt voor:

– bijstelling van het beleid

– feedback aan de leidinggevende

– aanscherping van de selectiecriteria voor de opvolger

– managementinformatie voor het jaarverslag of rapporteren aan bestuur

 

Werkwijze

Met iedere medewerker die de organisatie verlaat, wordt in principe een exitinterview gehouden. Het exitinterview wordt gehouden tijdens de opzegtermijn, op vrijwillige basis.

Het gesprek vindt plaats aan de hand van een checklist. Deze wordt vooraf aan de medewerker verstrekt. Om de drempel voor feedback te verlagen kan het interview worden afgenomen door de (externe) personeelsadviseur.

 


Checklist exitinterview

 

Naam                          :                                  Functie                           :

Geb. datum                :                                  Salaris(schaal)             :

Datum in dienst         :                                   Datum uit dienst        :

Naam interviewer      :                                  Datum gesprek           :

 

Algemene vragen

  • Wat vond je van jouw werk?
  • Waren er voor jou verzwarende werkomstandigheden?
  • Wat vond je van de wijze waarop je bent geïntroduceerd in de organisatie?
  • Wat vond je van de wijze van leidinggeven van jouw directe leidinggevende?
  • Had je met hem/haar voldoende contact?
  • Hoe was de wijze van samenwerking met jouw collega’s?
  • Was je voldoende op de hoogte van de gang van zaken?
  • Wat vond je van het werkoverleg?
  • Kon je jouw mening of ideeën kwijt?
  • Wat vond je van de manier van beoordelen?
  • Wat vond je in het algemeen van onze organisatie?
  • Welke andere zaken zijn je opgevallen of tegengevallen in onze organisatie?
  • Zou je onze organisatie bij anderen aanbevelen? Waarom wel/niet?
  • Welke tip zou je ons mee willen geven?

 

Vragen m.b.t. de arbeidsvoorwaarden

  • Wat vond je van jouw salaris en secundaire voorwaarden?
  • Was je naar jouw mening in aanmerking gekomen voor promotie?
  • Wat vond je van de werktijdenregeling?

 

Nieuwe werkgever

  • Wanneer ben je begonnen met zoeken naar ander werk?
  • Waar ga je werken en wat wordt daar jouw functie?
  • Wat gaat je salaris daar ongeveer bedragen?
  • Kunnen we contact met je houden (bv email/social media)

 

Samenvatting

  • Hoe zou je jouw vertrekreden in één korte zin willen samenvatten?