Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in aantocht

Nog geen drie jaar na de invoering van de Wet werk en zekerheid (WWZ) lanceert het kabinet alweer een nieuwe wet, de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). De nieuwe wet treedt op 1 januari 2020 in werking. Deze wet moet vast personeel aantrekkelijker maken. Het ontslagrecht wordt versoepeld, de ketenregeling, de WW-premie en nog een paar zaken.

Wat is de WAB?

De nieuwe regels moeten het voor jou als werkgever aantrekkelijker maken om mensen in vaste dienst te nemen. Het kabinet wil dit bereiken door het contract voor onbepaalde tijd minder vast te maken. Daar staat tegenover dat flexibele arbeid minder flexibel wordt en daardoor minder aantrekkelijk.

Wat staat er in de WAB?

1. Ontslagrecht aangepast
Een aantal maatregelen rond het ontslag moeten ervoor zorgen dat vast werk minder vast wordt.

•          (Her) introductie cumulatiegrond
Er komen minder strenge voorwaarden voor het ontslag van werknemers in vaste dienst. Als je nu iemand wilt ontslaan, moet je volledig voldoen aan één van de acht gronden voor ontslag. Onder de WAB is ontslag ook mogelijk als sprake is van een optelsom van omstandigheden, de zogeheten cumulatiegrond. Dat was voorheen ook zo en daar gaan we weer naar terug.
Neem bijvoorbeeld een situatie waarin je een werknemer wilt ontslaan wegens disfunctioneren, maar dit niet voldoende kunt aantonen omdat je geen compleet ontslagdossier hebt opgebouwd. Ook is het zo dat de verstandhouding tussen jou en je werknemer flink is verstoord. Beide omstandigheden bieden afzonderlijk beschouwd misschien onvoldoende grond voor ontslag, maar in combinatie wel.

•          Andere berekening transitievergoeding
Als je nu een werknemer ontslaat, hoef je hem geen transitievergoeding te betalen als hij nog geen twee jaar in dienst was. Dit gaat veranderen. Onder de WAB heeft een werknemer al vanaf zijn eerste werkdag recht op een transitievergoeding bij ontslag, ook tijdens zijn proeftijd. Behalve als de werknemer zelf opzegt.

Let op 1
Voorwaarde is wel dat er geen beding ‘aanzegging bij voorbaat’ is opgenomen in de tijdelijke arbeidsovereenkomst, want dan moet je alsnog de transitievergoeding betalen als de werknemer zelf deze tijdelijke overeenkomst opzegt voordat die van rechtswege eindigt.

Let op 2
Als je nu tijdelijke contracten gaat verlengen is het goed om er bewust van te zijn dat je tot 31 december 2019 geen transitievergoeding hoeft te betalen als de totale duur korter is dan twee jaar. Je kan dus overwegen om te verlengen tot uiterlijk 31 december 2019. Ga je verlengen tot of na
1 januari 2020, dan ga je betalen van de 1e dag van indiensttreding.

Het gaat niet om grote bedragen, de transitievergoeding wordt ook lager dan in de huidige wet.
Voor elk jaar dienstverband betaal je een 1/3 bruto maandsalaris. De periode voor de transitievergoeding wordt niet meer afgerond op halve jaren, maar berekend over de werkelijke contractduur. Er komt een speciale berekeningstool, maar het levert wel veel meer administratie op.

2. Flexibele arbeid minder aantrekkelijk
De overheid wil flexibele arbeid minder flexibel en minder aantrekkelijk maken. Daartoe zijn de volgende maatregelen in de WAB opgenomen.

•          Verruiming ketenregeling
De maximale periode waarover een werkgever een serie tijdelijke contracten mag aangaan wordt verlengd van twee naar drie jaar. Daarmee is de oude ketenregeling zoals die gold vóór 1 juli 2015 weer in ere hersteld.
Het gaat dus om maximaal 3 contracten binnen een periode van maximaal 3 jaar. Bij het 4e contract of na overschrijding van de 3 jaar ontstaat automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Een werkgever die bijvoorbeeld 3 contracten van 6 maanden is aangegaan moet er rekening mee houden dat het 4e contract een contract voor onbepaalde tijd zal zijn.

Let op!
De nieuwe ketenregeling gaat gelden voor alle tijdelijke contracten die eindigen op of na 1 januari 2020. Je doet er dus verstandig aan om nu al in kaart te brengen wat de status is van alle tijdelijke arbeidscontracten.

De verplichte pauze tussen twee opvolgende contracten blijft in principe zes maanden. Wel kan in de verplichte cao voor jouw bedrijfstak worden afgesproken dat deze periode tot drie maanden wordt verkort.

•          Andere regels oproepkrachten
Werk je veel met oproepkrachten? Dan gaat er voor jou het nodige veranderen. De nieuwe wet schrijft voor dat een oproepkracht met een nulurencontract of een min/maxcontract alleen verplicht is te komen werken, als je hem minimaal vier dagen van tevoren oproept.
Doe je dat niet, dan heeft hij het recht het werk te weigeren. En zeg je een oproep tot werken korter dan vier dagen van tevoren af, dan moet je de oproepkracht toch uitbetalen.
Na een contractperiode van twaalf maanden ben je als werkgever bovendien verplicht om de oproepkracht een contract te bieden voor het gemiddelde aantal uren dat hij in dat jaar heeft gewerkt. Dit aanbod moet het aantal uren omvatten dat hij in het jaar ervoor gemiddeld heeft gewerkt. Het aanbod moet schriftelijk of elektronisch worden gedaan. Zolang de werkgever dit aanbod niet doet, heeft de oproepkracht recht op loon over dit aantal uren.

Let op!
Je moet dit aanbod voor huidige oproepkrachten die op 1 januari 2020 langer dan 12 maanden bij jou werken uiterlijk vòòr 1 februari 2020 gedaan hebben. En ook in de toekomst moet je jaarlijks een aanbod blijven doen op basis van de gemiddeld gewerkte uren in het jaar daaraan voorafgaand.

•          Andere status payrollers
Voor payrollers gelden nu nog dezelfde regels als voor uitzendkrachten. Maar dit gaat veranderen. Onder de WAB krijgen payrollers die bij jou werken vrijwel dezelfde status als je eigen werknemers. Jij gaat dus meer betalen voor de arbeid van payrollers, wat deze contractvorm waarschijnlijk minder aantrekkelijk zal maken.
De gelijkheid tussen payrollers en eigen medewerkers betreft zowel de primaire als de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dus niet alleen het salaris en vakantiegeld, maar ook de prestatiebeloning of dertiende maand en de vakantiedagen, enzovoort. Alleen voor zijn pensioen valt een payroller onder de eigen regeling van het payrollbedrijf.

3. Nieuwe indeling WW-premie
Voor elke werknemer die je in vaste dienst neemt, krijg je in de toekomst een bonus van de overheid. Als werkgever ga je namelijk een lagere WW-premie betalen voor werknemers met een vast contract dan voor werknemers met een tijdelijk of flexcontract.
De WW-premie wordt dus gedifferentieerd naar de aard van het contract. Nu is die premie nog afhankelijk van de sector waartoe je bedrijf behoort.

Let op!
Het soort contract moet op de loonstrook vermeld worden.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

AVG en arbeidsongeschiktheid, wat zijn de regels?

De paniekgolf rondom de invoering van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ligt alweer even achter ons, maar ik krijg nu regelmatig de vraag: ‘Wat mag jij als werkgever van een zieke werknemer vragen en vastleggen?’

 

Je wil dat een zieke werknemer natuurlijk zo snel mogelijk herstelt en weer aan de slag kan. Daarvoor heb je informatie van de werknemer nodig om te kunnen voldoen aan je re-integratieverplichtingen. In de AVG is vastgelegd wat je bij een ziekmelding of tijdens het re-integratieproces aan je werknemer mag vragen en wat niet. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op de naleving van de privacywetgeving.

 

De belangrijkste regels staan hieronder:

 

AVG en sollicitanten

Bij de werving van een nieuwe werknemer mag je geen vragen stellen over zijn gezondheid of zijn ziekteverzuim in het verleden. Je mag hier ook geen navraag naar doen bij vorige werkgevers. Vraag je de sollicitant er toch naar, dan mag hij weigeren deze informatie te verstrekken. Een vrouwelijke sollicitant mag zelfs onjuiste informatie verstrekken, als je haar vraagt of zij zwanger is of dat wil worden.

 

Je mag een nieuwe werknemer ook niet onderwerpen aan een medische keuring, tenzij de functie bijzondere eisen stelt aan zijn medische geschiktheid. Dit moet je vooraf al gemeld hebben, bijvoorbeeld in de vacaturetekst. De bedrijfsarts mag de uitslag van de keuring alleen aan jou bekend maken als de sollicitant hierin toestemt. En alleen in algemene termen, zoals ‘geschikt’ of ‘ongeschikt’.

 

AVG en ziekmelding

Een werknemer die ziek is en niet kan komen werken is verplicht dit zo snel mogelijk bij jou te melden. Jij bent op jouw beurt wettelijk verplicht het verloop van zijn ziekteperiode bij te houden en vast te leggen in je administratie, bijvoorbeeld in het personeelsdossier van de werknemer. Je zult hem dus een aantal vragen moeten stellen.

 

Wat mag je een zieke werknemer vragen?

De AVG staat je toe de volgende gegevens te registreren en door te geven aan de bedrijfsarts of arbodienst:

  • Datum van ziekmelding
  • Hoe vaak een werknemer ziek is (om de loondoorbetalingsverplichting vast te stellen)
  • Telefoonnummer en (verpleeg)adres
  • Vermoedelijke duur van het verzuim
  • Lopende afspraken en werkzaamheden
  • Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar je mag niet vragen onder welke vangnetbepaling)
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
  • Of de ziekte het gevolg is van een verkeersongeval waarvoor een derde partij eventueel aansprakelijk kan worden gesteld

 

Wat mag je een zieke werknemer niet vragen?

De AVG verbied je de volgende gegevens te registreren:

  • De aard van de ziekte (wat mankeert de werknemer en wat is de oorzaak)
  • De beperkingen en mogelijkheden van de werknemer (in welke mate is hij nog in staat te werken)

 

Je mag een zieke werknemer dus niet vragen in hoeverre hij nog inzetbaar is. Daarmee leg je namelijk impliciet vast wat hij niet kan en registreer je toch gegevens over zijn gezondheid.

 

Let op!

Ook als de werknemer zelf vertelt wat hem mankeert, mag je dit niet noteren en in zijn personeelsdossier opnemen. Tenzij het gaat om een ziekte waarbij zijn directe collega’s moeten weten hoe te handelen in geval van nood (zoals epilepsie of suikerziekte).

Dan mag je het wel opnemen, maar alleen als de werknemer daarin toestemt.

 

AVG en re-integratie

Bij een korte ziekte blijft de registratie van persoonsgegevens doorgaans beperkt tot wat hierboven is geschetst. Is een werknemer langer ziek, dan moet je een plan van aanpak maken voor zijn re-integratie.

Daarnaast moet je je laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst. Als die constateert dat er kans is op langdurig ziekteverzuim, moet die hierover bij jou verslag uitbrengen. Ook dit is aan strenge privacyregels gebonden.

 

Wat mag de bedrijfsarts jou vertellen?

Op basis van de AVG mag de bedrijfsarts aan de werkgever alleen gegevens verstrekken die nodig zijn voor de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratie of verzuimbegeleiding. Dan gaat het om:

  • Werkzaamheden die de werknemer wel of niet meer kan doen
  • De verwachte duur van het verzuim
  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
  • Adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die nodig zijn voor de

 

Wat mag de bedrijfsarts jou niet vertellen?

Alle overige gegevens over de gezondheid van de werknemer vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Hij mag deze gegevens niet aan jou doorspelen. Denk aan:

  • Diagnoses, naam van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen
  • Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over de geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand
  • Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen en dergelijke
  • Overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, sterfgevallen, huisvesting en dergelijke AVG en bewaartermijnen

 

 

 

 

Het aanleggen van een re-integratiedossier

Gegevens over ziekteverzuim leg je vast in het personeelsdossier van je werknemers. Bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid moet je een re-integratiedossier aanleggen.

Je mag dergelijke persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor je ze hebt verzameld. Ditzelfde geldt voor de bedrijfsarts en voor re-integratiebedrijven die je mogelijk hebt ingeschakeld.

 

Met betrekking tot ziekteverzuim en re-integratie gelden de volgende bewaartermijnen:

  1. Als werkgever mag je verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van een arbeidscontract bewaren. Dit geldt echter niet als je eigenrisicodrager voor de Ziektewet bent. In dat geval moet jij de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren, en de bedrijfsarts tien jaar. Voor het eigen risicodragerschap voor de WGA mag je de gegevens tien jaar bewaren.
  2. De bedrijfsarts mag dossiers van aanstellingskeuringen maximaal zes maanden bewaren. Andere medische dossiers mag hij maximaal vijftien jaar bewaren. Als er sprake is van een beroepsziekte, mag hij de gegevens langer dan vijftien jaar bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
  3. Re-integratiebedrijven mogen het medische deel van een re-integratiedossier maximaal vijftien jaar bewaren en het niet-medische deel niet langer dan twee jaar.

 

 

Even geen wet- en regelgeving

Het is bijna vakantietijd en dat betekent even afbouwen van de dagelijkse routine en drukte, even gas terugnemen, zaken met wat meer afstand bekijken en misschien heroverwegen.

Veel ondernemers gaan op in de waan van de dag, op zoek naar nieuwe kansen in de markt en in deze aantrekkende economie ook continu op zoek naar nieuwe medewerkers die een goede bijdrage leveren en passen bij de bedrijfscultuur.

Ter inspiratie wil ik alle ondernemers met personeel het volgende meegeven om eens lekker over te filosoferen liggend op een zonnebad met een verkoelend drankje of op een boot dobberend over het kabbelende water of waar dan ook je tijdens de vakantie verblijft.

Ben je nog steeds trouw als werkgever aan het ‘verhaal’ of jouw drijfveer waarmee je jouw  bedrijf gestart bent. Jouw verhaal zou ook jouw kompas moeten zijn en bekend bij de medewerkers. Heb je nog regelmatig contact met jouw medewerkers en weet je waarom medewerkers bij jou blijven werken en waarom mensen bij jou zouden willen werken; wat onderscheid jouw bedrijf van concurrenten, waarin zijn jullie uniek?

Door dat verhaal of filosofie goed te kennen, weten de medewerkers ook waaraan ze een bijdrage leveren en dat is een mooie basis voor (functionerings-)gesprekken met medewerkers. Giet het verhaal in 5 leefregels die richting geven voor alle activiteiten van binnen naar buiten.

Gebruik de vakantie om hier eens bij stil te staan, jouw verhaal op te schrijven en te vormen in 5 leefregels. Als je weer thuis bent, ga ermee aan de slag, laat anderen je erbij helpen en het concreet te maken en levend te houden. Als De Afdeling Personeelszaken daar een bijdrage aan kan leveren dan hoor ik het graag.

Maar eerst gaat ook De Afdeling Personeelszaken vakantie vieren van 14 juli tot 6 augustus 2018.<

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelsdossier en privacy, hoe zit dat?

Je bent als werkgever verplicht om van alle werknemers een personeelsdossier bij te houden. Je personeel moet erop kunnen vertrouwen dat je zorgvuldig met die gegevens omgaat en dat niet zomaar iedereen erbij kan. Hoe zit het met de privacywetgeving?

Een personeelsdossier bevat privacygevoelige zaken, zoals NAW-gegevens, het burgerservicenummer en salarisinformatie. Deze gegevens zijn uiteraard niet voor iedereen bestemd. Het is dus zaak om ze goed te beschermen en afdoende beveiligingsmaatregelen te nemen. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) schrijft voor aan welke verplichtingen je daarbij moet voldoen.

Per 25 mei 2018 geldt er een nieuwe Europese privacywet. Zorg dat je bedrijf aan de eisen voldoet. Steeds meer ondernemers digitaliseren hun personeelsadministratie. Daardoor wordt een goede beveiliging met slimme technologie nog belangrijker. Het risico dat personeelsgegevens door een datalek in verkeerde handen vallen, is immers reëel.

Sinds 1 januari 2016 geldt daarom de meldplicht datalekken. Krijgt je bedrijf te maken met een datalek, dan ben je verplicht om dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College Bescherming Persoonsgegevens).

 

Wat zijn de gevolgen van een datalek?

Zodra het risico bestaat dat persoonsgegevens door onbevoegden worden misbruikt, is er sprake van een datalek.

Een datalek kan voor alle betrokken partijen ernstige gevolgen hebben. Personen van wie de gegevens gelekt zijn, kunnen het slachtoffer worden van gegevensmisbruik of zelfs identiteitsfraude. Is het lek een gevolg van verkeerd beheer van persoonsgegevens of een falende beveiliging? Dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens jou als werkgever aansprakelijk stellen. Dat kan je op een bestuurlijke boete komen te staan van maximaal 820.000 euro.

 

Vier vuistregels voor een goede privacy

  1. Neem alleen gegevens op die zijn toegestaan

Er gelden strikte regels voor het aanleggen van een personeelsdossier. Je mag niet zomaar alle informatie over een werknemer in zijn dossier opnemen. De hoofdregel is dat de gegevens die je opneemt echt nodig moeten zijn voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het afdragen van belastingen en premies. Denk bijvoorbeeld aan:

  • burgerservicenummer
  • kopie identiteitsbewijs
  • functieprofiel
  • persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • salarisgegevens
  • verlofoverzicht
  • verzuimfrequentie

 

Sommige persoonsgegevens mag je beslist niet vastleggen. Informatie over iemands ras, politieke voorkeur, seksuele geaardheid, godsdienst en vakbondslidmaatschap hoort bijvoorbeeld niet thuis in het personeelsdossier.

Ook is het verboden om medische gegevens op te nemen.

 

  1. Beperk de toegang tot het dossier

Het personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie. Je werknemers verwachten van je dat je daar op gepaste wijze mee omgaat. Zorg er daarom voor dat de dossiers in jouw bedrijf niet voor iedereen toegankelijk zijn. Geef alleen toegang aan medewerkers die deze informatie nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, zoals leidinggevenden en medewerkers van Personeelszaken. Vergeet niet om hen erop te wijzen dat zij gebonden zijn aan de geheimhoudingsplicht uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

 

Iedere werknemer heeft op grond van de Wbp recht op inzage in zijn eigen personeelsdossier. Als een werknemer daarom vraagt, ben je in principe verplicht hieraan mee te werken. Je moet dan binnen vier weken de gevraagde informatie beschikbaar stellen. Een werknemer mag je vragen om gegevens te wijzigen of te verwijderen. Dit hoef je alleen te doen als informatie aantoonbaar onjuist is of niet (meer) relevant voor de arbeidsrelatie.

 

  1. Zorg voor een goede beveiliging

Het beperken van de toegang tot de personeelsdossiers heeft natuurlijk weinig zin als ze – in het geval van papieren dossiers – open en bloot in een kast staan. Zorg dus dat ze goed opgeborgen zijn in een afgesloten kast of kamer, zodat niet iedereen erbij kan.

De beveiliging van digitale dossiers ligt wat ingewikkelder. Uiteraard moet je voorkomen dat de dossiers voor alle personeelsleden toegankelijk zijn via het bedrijfsnetwerk. Sla de bestanden dus op in een beveiligde omgeving of op een aparte server.

Daarnaast is het zaak om de dossiers te beveiligen tegen datalekken naar buiten. Dit risico speelt bijvoorbeeld als de personeelsinformatie van je bedrijf online te raadplegen is. Zorg voor goede firewalls en neem alle technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om hackers en ongewenste bezoekers buiten de deur te houden. Zorg ook dat je medewerkers zich houden aan de regels voor veilig computer- en internetgebruik.

 

  1. Bewaar gegevens niet langer dan nodig

Na beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een medewerker is het gebruikelijk dat je zijn dossier nog twee jaar bewaart. Daarna moet je de gegevens verwijderen. Langer bewaren van de persoonsgegevens is niet nodig. Bovendien levert dat bij een mogelijk datalek alleen maar meer risico op ten aanzien van de privacy van de werknemer.

Op deze bewaartermijn zijn een paar uitzonderingen:

  • kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaringen: minimaal 5 jaar
  • informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en andere fiscale gegevens: minimaal 7 jaar

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Personeelshandboek maken, waarom en hoe doe je dat?

Afspraken maken met je medewerkers is heel belangrijk. Afspraken over loon en werktijden, over ziekteverzuim of woon-werkverkeer en nog veel meer onderwerpen. Je kunt die afspraken met iedere medewerker afzonderlijk maken en vastleggen in individuele arbeidsovereenkomsten. Maar het is handiger om afspraken die voor iedereen gelden in één keer vast te leggen in een bedrijfsreglement of personeelshandboek. Dat geldt zeker als je geen verplichte cao hebt.

De introductie van een personeelshandboek kan op weerstand stuiten, vooral als je medewerkers het idee hebben dat zij regels van bovenaf krijgen opgelegd. Vaak zijn er al veel ongeschreven regels, maar die ga je hiermee opnieuw bespreken en eventueel vastleggen. Weerstand kun je voorkomen door het personeel zeggenschap te geven over de inhoud van het handboek. Vraag hun mening over bepaalde regels en afspraken, laat hen zelf suggesties doen. Of beter nog: stel een projectgroep samen om – onder jouw leiding – het handboek te maken. Zo vergroot je het draagvlak binnen je bedrijf.

Voordelen personeelshandboek
Een personeelshandboek heeft een aantal voordelen voor jou en je medewerkers:

  • Houvast. Je medewerkers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
  • Duidelijkheid. Door alle bedrijfsvoorschriften systematisch in één document vast te leggen, geef je structuur aan je personeelsbeleid. Een helder personeelsbeleid is prettig voor je medewerkers.
  • Transparantie. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen, dat bevordert het gevoel van eerlijkheid en gelijke behandeling bij je medewerkers.
  • Zekerheid. Een personeelshandboek biedt jou als werkgever bescherming. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je medewerkers ervoor getekend hebben.
  • Gemak. Wil je een bedrijfsregel aanpassen? Dat kun je heel gemakkelijk centraal regelen door een wijziging in het handboek. Je hoeft niet meer met iedere medewerker afzonderlijk te onderhandelen.

Inhoud personeelshandboek
Een personeelshandboek is maatwerk. Voor ieder bedrijf gelden er andere regels. Daarom is zorgvuldigheid geboden bij het opstellen van een personeelshandboek. Het is zaak om alle belangrijke afspraken, voorschriften, procedures en protocollen op te nemen en niets te vergeten. Denk dus goed na over hoe je het in je bedrijf wilt regelen, zowel nu als in de toekomst. Check ook of jouw bedrijfsvoorschriften in overeenstemming zijn met de wetten en regels van het arbeidsrecht.
De volgende onderwerpen mogen in elk geval niet in je handboek ontbreken:

  • huis- en gedragsregels
  • salarisafspraken
  • functieomschrijvingen
  • veiligheidsprocedures
  • werktijden
  • kledingvoorschriften
  • overwerk
  • woon-werkverkeer
  • ongeoorloofd verzuim / te laat komen
  • ziekte en arbeidsongeschiktheid
  • vakantie en verlof
  • pensioen
  • opleidingen

Valt je bedrijf onder een verplichte cao?
Neem de belangrijkste bepalingen uit de cao dan op in je personeelshandboek. Doe dit in begrijpelijke taal en spits de tekst waar nodig toe op jouw bedrijf.

 Zorg voor een goede verspreiding en borging in de arbeidsovereenkomst
Is het handboek klaar, zorg dan dat alle personeelsleden daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere medewerker bijvoorbeeld een eigen papieren exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Dan kan niemand later zeggen dat hij van een bedrijfsregel niet op de hoogte was. Stel het handboek daarnaast ook online beschikbaar, via de bedrijfswebsite, het intranet of een ander digitaal kanaal.
Vanaf dat moment neem je een clausule in de arbeidsovereenkomsten op waardoor het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de individuele arbeidsovereenkomsten die je met medewerkers sluit. Als de medewerker zijn handtekening onder het contract zet, gaat hij automatisch akkoord met de inhoud van het handboek.

Houd het personeelshandboek up-to-date
Het spreekt voor zich dat je het handboek voortdurend moet aanpassen aan de actualiteit. Het maakt immers deel uit van de arbeidsovereenkomst en is een belangrijke schakel in het personeelsbeleid. Werk de online versie van het handboek geregeld bij en zorg bij elke wijziging dat alle medewerkers op de hoogte worden gebracht. Verstrek periodiek – bijvoorbeeld jaarlijks of tweejaarlijks – ook een nieuwe papieren versie.

Voorbeeld personeelshandboek
Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Gebruik een sjabloon of een voorbeeld van een bestaand personeelshandboek. Vraag een uitgebreid sjabloon aan De Afdeling Personeelszaken of kijk online naar goede voorbeelden. We kunnen ook samen de uitwerking ervan oppakken. Bel of mail me gerust hierover.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Arbowet, wijzigingen 1 juli 2017

Per 1 juli 2017 verandert de Arbeidsomstandighedenwet, beter bekend als de Arbowet.

De wijziging heeft onder meer gevolgen voor de rol van de bedrijfsarts en jouw rol als werkgever.  Het doel van de gewijzigde Arbowet is: werknemers en werkgevers beter betrekken bij het arbobeleid.

Het basiscontract

Knelpunten zijn dat de bedrijfsarts onvoldoende als onafhankelijk wordt gezien en er werkgevers zijn zonder een contract met een bedrijfsarts of arbodienst. De maatregelen die zijn gericht op de aanpak van deze knelpunten zijn:  Het verplicht stellen van een basiscontract tussen werkgever en arbodienstverleners met daarin de manier van ondersteuning vastgelegd. Er moet in vermeld staan hoe de arbodienstverleners de voor de werkgever verplichte taken uitvoeren. Dat waren al ziekteverzuimbegeleiding, toetsen en advies RI&E, PAGO en die worden verder aangevuld met de bepalingen uit de vernieuwde Arbowet zoals hieronder beschreven.

Second opinion bedrijfsarts

Een werknemer kan een verzoek doen om een andere bedrijfsarts te raadplegen (second opinion)wanneer hij twijfels heeft over de juistheid van het advies van de bedrijfsarts. Jij als werkgever moet dit mogelijk maken en betalen.

Onafhankelijke klachtenregeling

In de wetswijziging is ook opgenomen dat iedere bedrijfsarts verplicht is om een adequate procedure te hebben voor het afwikkelen van klachten. Zo’n plicht gold al voor gecertificeerde arbodiensten middels het certificatiesysteem voor arbodiensten. De plicht wordt nu van toepassing op alle bedrijfsartsen. Als de arbodienst of bedrijfsarts zich niet aan de regels houdt of als de behandeling niet naar tevredenheid wordt uitgevoerd, kun jij of je werknemer dit melden via een onafhankelijke klachtenregeling. De arbodienst of bedrijfsarts moet jou hierop wijzen.

Meer ruimte voor arbodienst

De arbodienst of bedrijfsarts krijgt ook meer ruimte om goede zorg te leveren. De arts of specialist krijgt het recht om de werkplek te bezoeken van iedere werknemer. Ook mag de deskundige in overleg gaan met een personeelsvertegenwoordiger of de ondernemingsraad. De arts moet beroepsziekten melden bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.

In plaats van bijstand verlenen is nu opgenomen dat de bedrijfsarts adviseert bij de ziekteverzuimbegeleiding. Hiermee wordt duidelijker dat de werkgever verantwoordelijk is voor de verzuimbegeleiding. Werkgever en werknemer zijn samen zelf verantwoordelijk voor de implementatie van de adviezen van de bedrijfsarts.

Personeel kiest preventiemedewerker

Je personeel krijgt (via de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging) instemmingsrecht bij de keuze van een nieuwe preventiemedewerker. Als er al een preventiemedewerker was aangewezen door de werkgever dan wijzigt dat hierdoor niet. Zodra er een nieuwe preventiemedewerker gekozen moet worden hebben de werknemers instemmingsrecht. Je werknemers hebben hier direct belang bij, omdat de preventiemedewerker een centrale rol heeft bij het zorgen voor goede werkomstandigheden en het werken in een prettige en gezonde  omgeving.

Inspectie SZW controleert

In de nieuwe Arbowet staat dat de Inspectie SZW een grotere rol krijgt. Als je als werkgever geen contract met een bedrijfsarts of arbodienst hebt afgesloten, kan de Inspectie SZW jou een boete opleggen. Als er wel een contract is, mag de Inspectie SZW de inhoud controleren. Als de regels worden overtreden, kun je als werkgever en/of arbodienst een boete krijgen.

 

Richtlijnen contract arbodienst per 1 juli

Maak dus een (nieuw) contract met je bedrijfsarts of arbodienst. Verwerk daarin in ieder geval de volgende punten, volgens de vernieuwde Arbowet:

  • Toegang tot bedrijfsarts
    In het basiscontract moet geformuleerd staan hoe de toegang tot de bedrijfsarts (bijv. via een spreekuur) is geregeld.
  • Overleg met OR en preventiemedewerker
    Omschrijf hoe het overleg van de bedrijfsarts met de preventiemedewerker en de ondernemingsraad (OR) is geregeld. Er moet een nauwe samenwerking zijn tussen deze deskundigen.
  • Bezoek van de werkplek
    De bedrijfsarts moet iedere werkplek kunnen bezoeken.
  • Second opinion
    De werknemer moet de mogelijkheid hebben om een second opinion bij een andere bedrijfsarts aan te vragen indien hij twijfelt aan een gegeven advies. Uitvoering van de second opinion moet gebeuren binnen de procedures zoals de werkgever dit afspreekt met de arbodienstverlener.
  • Klachtenprocedure
    Iedere bedrijfsarts of arbodienst moet een duidelijke werkwijze of procedure hebben die beschrijft hoe en waar de werknemer eventuele klachten over de dienstverlening door de bedrijfsarts kan indienen.
  • Melden beroepsziekten
    Een bedrijfsarts moet tijd kunnen besteden aan het opsporen, onderkennen, diagnosticeren en melden van beroepsziekten.
  • Advisering over preventie
    De advisering over preventie aan de werkgever door de bedrijfsarts moet in het contract staan.

Heb je nog vragen naar aanleiding van deze wetswijziging ? of kan ik jouw bedrijf ondersteunen bij de uitvoering van de abowet, door bijvoorbeeld de begeleiding van langere verzuimtrajecten te  coördineren en te begeleiden? Neem dan contact op met De Afdeling Personeelszaken.

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Overname klantenbestand Nyctea

Met ingang van 2017 heeft De Afdeling Personeelszaken de klanten van Nyctea Adviesbureau (Annemiek Pie) overgenomen. Ik zal Annemiek missen als collega, maar ik gun haar een heel fijn en welverdiend pensioen.

Uiteraard ben ik blij dat alle klanten van Nyctea de overstap gemaakt hebben en ik heet ze van harte welkom!

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Online persoonlijkheidstest in de prijzen gevallen

Alweer 1,5 jaar beschikt De Afdeling Personeelszaken over de licentie van de Zyvo persoonlijkheidstest, ZAP-Q.  Het is een uniek instrument bij selectie, beoordeling en persoonlijk ontwikkeling. Deze test is recent bekroond met de tweede plaats en goed voor het predikaat ‘Excellence in Psychometrics Award’ 2016.

 

Innovatie in de ontwikkeling van psychologische vragenlijsten

De ontwikkelaar, Zyvo, is er in geslaagd om de nieuwste generatie online assessments te ontwikkelen. De psychologische vragenlijsten (Zap-Q) zijn gebaseerd op de zogenaamde Moderne Test Theorie. Dit houdt in dat de vragenlijst een adaptief karakter heeft: het systeem weet wat de beste vervolgvragen zijn. Zap-Q brengt vervolgens 24 werk gerelateerde persoonlijkheidskenmerken in kaart, die van invloed zijn op succesvol functioneren binnen een bepaalde functie.

Power to predict

Zyvo heeft een aantal zeer krachtige algoritmen ontwikkeld waardoor het voorspellen van werkprestaties en verloop niet langer berust op toeval. Met behulp van (big) data en predictive HR-analytics kunnen er uitspraken worden gedaan over gedrag en risico’s in de toekomst.

“Het voorspellen van werkprestaties en verloop berust niet langer op toeval.”

De uitkomsten die uit dit proces naar voren komen, kunnen op verschillende manieren worden ingezet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het effectief selecteren van toekomstige succesvolle werknemers op basis van de ‘ideale werknemer’. Gebruik de resultaten om te zien waarop huidige werknemers zich meer zouden moeten of kunnen ontwikkelen. Of zet het in als een strategisch instrument om zo op de juiste manier te anticiperen op eventuele (verloop) risico’s.

Over The Psychometrics  Forum

The Psychometrics Forum is een internationale non-profit organisatie gewijd aan de vooruitgang van de kwantitatieve meting van psychologische fenomenen. Een hele mond vol, maar in de praktijk betekent dit dat de organisatie zich inzet voor de ontwikkeling van het vakgebied psychometrie. Zo bieden ze trainingen aan hun leden aan, organiseren ze netwerk bijeenkomsten  en reiken ze jaarlijks verschillende awards uit. Zyvo is dit jaar geselecteerd voor de ‘Excellence in Psychometrics Award’.

Over Zyvo

Online assessments moeten goed, eenvoudig en betaalbaar zijn. En dát miste de markt nog. In 2012 begon het 2,5 jaar durende onderzoeks- en ontwikkeltraject. Het team, waar De Afdeling Personeelszaken deel van uitmaakte,  bestond uit HR-professionals en IT-specialisten met gemiddeld meer dan 15 jaar ervaring. In samenwerking met de Universiteit Twente ontwikkelden zij een platform om online assessments uit te voeren én om werkgerelateerd gedrag te voorspellen.

Nieuwsgierig?

Als je meer wil weten over de mogelijkheden om dit instrument in te zetten en de begeleiding ervan door De Afdeling Personeelszaken, neem dan contact op via info@deafdelingpersoneelszaken.nl of 06-18574234.

Voor de prijs hoef je het niet te laten, € 350,- voor een online test, een rapport met aanvullend advies en een individuele bespreking van de uitkomsten.

 

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

“Help, mijn personeel doet niet wat ik wil!”

COLUMN | Utrechtbusiness | Nr.2 | mei 2016

Deze noodkreet kom ik met enige regelmaat tegen. Het is vaak ook de onderlegger van een voorval waarmee ondernemers de eerste keer bij mij aankloppen. Ik ondersteun en adviseer ondernemers bij alle vraagstukken op personeelsgebied. Bij voorkeur vanaf de start, maar ook in latere fases als zaken moeten worden bijgesteld of ontwikkeld.

Kleine ondernemingen worden veelal geleid door de oprichter/eigenaar die het bedrijf gestart is met een bepaald idee wat succesvol blijkt te zijn. De onderneming groeit en er komt steeds meer personeel in dienst. Het is de kunst dat je als ondernemer op zo’n moment bedenkt: “Wat wil ik verder, wat is mijn visie, ben ik ook de beste persoon om leiding te geven aan het personeel dat ik nodig heb?” Je gaat dan gerichter op zoek naar medewerkers die over de eigenschappen en kwaliteiten beschikken waarmee zij een bijdrage kunnen leveren aan het doel dat jij voor ogen hebt. Tevens geeft jouw visie kleur en vorm aan het personeelsbeleid. Hoe wil je omgaan met het personeel, welk beloningsbeleid hanteer je? Hoe richt je het functionerings- en beoordelingsbeleid in, et cetera? Daarmee stuur je zonder dat je het allemaal zelf hoeft te doen. Ook zorg je voor de duidelijkheid waar medewerkers behoefte aan hebben.

Hoe duidelijker het geformuleerde doel, de kaders en de verwachtingen van hun bijdrage daaraan, hoe meer zij doen wat jij als ondernemer wilt.

Personeel: de investering waar kleine bedrijven groter in zouden moeten denken.

Renate Popken
www.deafdelingpersoneelszaken.nl

De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Dossieropbouw

Dossieropbouw wordt steeds belangrijker, omdat de route voor ontslag bij disfunctioneren aan banden gelegd is. Bij onvoldoende dossieropbouw bestaat er GEEN mogelijkheid om afscheid te nemen van een disfunctionerende medewerker, behalve als de medewerker daaraan mee wil werken. Voorheen kon je de kantonrechter laten bepalen wat een passende vergoeding was om dit ‘af te kopen’, maar met de gewijzigde ontslagroutes  kan dat  niet meer.

Algemene uitgangspunten bij dossieropbouw
In het algemeen gelden de volgende uitgangspunten bij dossieropbouw:

  • Hanteer een heldere functie- en taakomschrijving en stem dit met de werknemer af, zodat die weet wat er verwacht wordt.
  • Voer ten minste eenmaal per jaar een beoordeling- en een functioneringsgesprek en maak van die gesprekken een concreet en duidelijk verslag.
  • Laat de werknemer verslagen voor akkoord ondertekenen. Als de werknemer dat weigert, laat dan ondertekenen voor ontvangst. Wordt ook dat geweigerd, zend het verslag dan per aangetekende brief met ontvangstbevestiging aan de werknemer en bewaar de ontvangstbevestiging in het dossier.

Dossieropbouw bij disfunctioneren
Naast de hierboven genoemde algemene uitgangspunten gelden onderstaande specifieke uitgangspunten als het om  een disfunctionerende medewerker gaat:

  • Voer functioneringsgesprekken tijdig en regelmatig. Maak uitgebreide(re) schriftelijke verslagen en laat de verslagen zo mogelijk door de werknemer ondertekenen.
  • Breng slecht nieuws tijdig. In het kader van disfunctioneren mag een werknemer bijvoorbeeld nooit door een eventueel ontslagvoornemen worden overvallen.
  • Geef concreet en met voorbeelden onderbouwd aan waarom iemand niet goed (genoeg) functioneert.
  • Schrijf op wat je vindt. Veel leidinggevenden durven slecht nieuws niet te brengen, omdat dit de relatie tussen werknemer en leidinggevende onder druk zou kunnen zetten. Hierdoor lijkt het disfunctioneren ‘op papier’ vaak mee te vallen, hetgeen vroeg of laat door de werknemer aan de werkgever kan worden tegengeworpen.
  • De werknemer moet de kans krijgen om het functioneren te verbeteren. Over het algemeen geldt enerzijds dat de werknemer nog één laatste kans moet krijgen, maar anderzijds dat één kans genoeg is.
  • Bij een langer dienstverband worden zwaardere eisen aan de werkgever gesteld op het punt van de pogingen tot verbetering.

Welke stappen moeten gezet moeten worden bij een disfunctionerende werknemer?

5stappen-plan

Hieronder worden deze uitgewerkt in een 5-stappenplan.

5-stappen plan dossieropbouw

Stap 1: De aanzegging (disfunctioneren en verbetertraject)

Een verbetertraject wordt gestart als een werknemer op wezenlijke punten in zijn functioneren duidelijk achterblijft bij de gestelde functie-eisen. Hiervan is in elk geval sprake als een werknemer in het kader van zijn beoordeling op belangrijke onderdelen van zijn functie onvoldoende (of nog slechter) scoort. Dat de werknemer onvoldoende functioneert moet aan hem kenbaar worden gemaakt (het zogenaamde kenbaarheidsvereiste); de werknemer moet de kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren. Daartoe dient het verbetertraject.
In een verbetertraject moet concreet en aan de hand van voorbeelden, worden vastgesteld waar het onvoldoende functioneren uit bestaat. Algemeenheden zoals ‘niet voldoen aan de verwachtingen’ of: ‘haalt targets niet’, zijn onvoldoende concreet. Er moet concreet worden aangegeven wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de werknemer zijn. Ook de verwachtingen over en weer zijn belangrijk. Van een werknemer kan niet worden verwacht dat hij zomaar alles begrijpt of weet. Het geven van voorbeelden waarbij het functioneren niet goed ging en het geven van aanwijzingen c.q. adviezen hoe dit beter zou kunnen is belangrijk om duidelijkheid te creëren.
Tot slot moet worden medegedeeld dat als het functioneren niet structureel verbetert, dit arbeidsrechtelijke consequenties (zoals beëindiging van het dienstverband of wijziging van arbeidsvoorwaarden/functie) zal hebben.

Stap 2: Opstellen van een verbeterplan

Vervolgens moet het verbetertraject daadwerkelijk worden gestart, zodat de werknemer de kans wordt geboden zichzelf te verbeteren op de punten die zijn aangegeven. Tijdens dit traject moet de werknemer worden begeleid. Er moeten in samenspraak met de werknemer duidelijke afspraken worden gemaakt over welke verbeteringen concreet verwezenlijkt moeten worden, en de tijdslijn waarin dit moet gebeuren.
Doorgaans wordt een periode voor de duur van drie tot zes maanden redelijk geacht (afhankelijk van de lengte van het dienstverband en de verbeteringen die gerealiseerd moeten worden). De periode moet in elk geval zo lang zijn, dat de werknemer redelijkerwijs de gelegenheid heeft om zich te verbeteren. Er kunnen afspraken worden gemaakt over gedrag, taken, interne hulp (zoals intensieve begeleiding, werkplek- of werktijdaanpassingen), tussentijdse evaluatiemomenten, externe hulp (opleiding/scholing, mediation), etc.
Leg ook het verbeterplan schriftelijk vast. Neem daarin tevens de vraag op of de werknemer verder nog iets nodig heeft om zijn functioneren te verbeteren en het verzoek om zulks kenbaar te maken.

Stap 3: Tussentijdse verslaglegging en evaluatie

Het is aan te raden om tijdens het verbetertraject wekelijks of tweewekelijks ‘coachingsgesprekken’ te voeren, bijvoorbeeld tussen de werknemer en een leidinggevende (of een andere coach, afhankelijk van de daaromtrent gemaakte afspraken).
Daarnaast dienen regelmatig – bijvoorbeeld maandelijks – (tussentijdse) evaluatiegesprekken plaats te vinden. Tijdens deze evaluatiegesprekken moeten de concrete verbeterpunten worden geëvalueerd en moet worden vastgelegd in hoeverre verbetering is gerealiseerd. Vanzelfsprekend moeten van al deze gesprekken verslagen worden gemaakt. Het is handig om daar vaste formats voor te gebruiken.
De evaluatiegesprekken kunnen eventueel samenvallen met voortgangsgesprekken in het kader van ‘gewone’ beoordelingen.

Stap 4: Eindevaluatie van het verbeterplan

Na afloop van de onder stap 2 opgenomen duur van het verbetertraject, wordt een eindevaluatiegesprek ingepland. Hierin worden de conclusie en de consequenties met de werknemer besproken (en vervolgens schriftelijk vastgelegd).
De volgende uitkomsten zijn mogelijk:

  1. De gewenste verbetering is opgetreden: de normale cyclus van beoordelingen is nu weer van toepassing. Blijf wel kritisch. Signaleer en benoem een eventuele terugval (en leg dit schriftelijk vast).
  2. Er is sprake van verbetering: bekijk of verlenging van het verbetertraject zinvol is. Als dat het geval is, maak dan aanvullende afspraken met de werknemer. Als dat niet het geval is, dan geldt uitkomst 3.
  3. Er is geen, of onvoldoende verbetering opgetreden: dit betekent dat de werknemer niet langer werkzaam kan blijven in de huidige functie. Iemand toch handhaven in de functie zou immers feitelijk betekenen dat het onvoldoende functioneren wordt geaccepteerd. In deze situatie is het wenselijk om juridische consequenties vast te stellen.

Stap 5: Het vaststellen van consequenties bij onvoldoende verbetering

Als de uitkomst bij stap 4 is dat sprake is van geen of onvoldoende verbetering, dan zullen arbeidsrechtelijke consequenties moeten worden vastgesteld (en vervolgens worden uitgevoerd).
Let er op dat in de tussentijd geen contra-indicaties aan de werknemer worden gegeven (denk aan het toewijzen van een nieuw uitdagend project, verhoging van het vaste salaris, toekenning van een bonus of een goede beoordeling)!
De vervolgende consequenties zijn mogelijk:

  • Functiewijziging: her- of terugplaatsing (demotie) met eventuele aanpassing van overige arbeidsvoorwaarden. Zulks in het geval ander passend werk binnen de organisatie voorhanden is.
  • Ontslag: ofwel met wederzijds goedvinden, ofwel eenzijdig ontslag (na 1 juli 2015 via de kantonrechter).

Bij een zorgvuldig opgebouwd dossier kan ontslag zowel met wederzijds goedvinden als eenzijdig bewerkstelligd worden. Om te vermijden dat een inhoudelijke procedure moet worden gevoerd, wordt vaak nagegaan of de arbeidsovereenkomst in het kader van een regeling kan worden beëindigd. Hiervoor kan de door ons ontwikkelde ‘keuzebrief’ worden gebruikt.
In het geval dat de werkgever of de werknemer een verbetertraject niet ziet zitten, kan ook direct de keuze worden voorgelegd om de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden te beëindigen. Het alternatief is dat het verbetertraject moet worden doorlopen. Om de keuzes scherp neer te zetten kan er zogenaamde ‘keuzebrief’ opgesteld worden.