Het exitgesprek | waardevolle informatie van een vertrekkende medewerker
Het exitgesprek is misschien wel het belangrijkste gesprek dat je voert met je medewerker. In een exitgesprek kun je namelijk ontdekken wat wel en niet goed werkt in je organisatie.
Ook al heb je alles op orde – je voert je voortgangsgesprekken, je communiceert goed en je bent bezig met het opleiden van je medewerkers – vrijwel iedere ondernemer weet: het team dat je nu hebt, heb je volgend jaar niet meer.
Krachtig hulpmiddel voor ondernemers
Exitgesprekken zijn een van de krachtigste, maar minst begrepen managementhulpmiddelen die er zijn. Weinig bedrijven voeren exitgesprekken. Veel van de bedrijven die wel exitgesprekken voeren, doen vervolgens niets met de resultaten en dat is een gemiste kans.
Als werknemers plotseling ontslag nemen, sta je met je handen in het haar. Hoe maak je dan maar het beste van een vervelende situatie? Even slikken en je teleurstelling aan de kant zetten en actief het gesprek aangaan.
4 tips voor het exitgesprek
Benut deze vier tips voor een goede exit en een nuttig gesprek.
- Timing
Voer het exitgesprek zo laat mogelijk, het liefst op de laatste werkdag van je werknemer. Dan heb je de meeste kans dat je werknemer eerlijke antwoorden geeft. Geef aan dat alles wat er gezegd wordt vertrouwelijk is en ook geen weerslag zal hebben op bijvoorbeeld referenties.
- Respect
Blijf met respect omgaan met je werknemer. Dan kun je leren van de situatie. Mogelijk wordt je werknemer daardoor wel (alsnog) een positieve ambassadeur van je bedrijf.
- Luisteren
Zorg dat het een gesprek is en blijft. Ga niet in de verdediging of in discussie. Wees blij met de feedback, ook al ervaar je het zelf anders. Het is en blijft de eigen ervaring van de werknemer en misschien wel een van de redenen voor zijn vertrek. Luister dus goed en sta open voor de informatie die hij je geeft.
- Methode
Structureer de procedure zoals het bij je past. Misschien via een online vragenlijst, een papieren vragenlijst of een gesprek. Of misschien een combinatie van deze methodes.
Zorg dat het past binnen je organisatie en bij de functie. Een exitgesprek met een restaurantmanager zal anders zijn dan met een hulp in de bediening die maar vier uur per week werkt. Maar let op: ze kunnen je beiden belangrijke informatie over je bedrijf geven.
Vragen tijdens het exitgesprek
In een exitgesprek is het cruciaal om de juiste vragen te stellen. Je kunt bijvoorbeeld de werknemer via een formulier (vooraf) de belangrijkste vragen laten invullen. Tijdens het exitgesprek ga je dan dieper in op de onderwerpen. Stel in ieder geval deze vier open vragen:
- Waarom ga je bij ons weg?
Vraag door, zeker als iemand alleen maar aangeeft ‘vanwege het salaris’. Wat hadden we kunnen doen om je te behouden voor het bedrijf?
- Was je voldoende opgeleid en begeleid om je werk te doen?
Vraag of alle middelen aanwezig waren om het werk goed te doen. Wat miste je? Wat had je nog meer nodig?
- Welke vaardigheden en/of kwaliteiten moet jouw vervanger bezitten?
Laat hem zijn visie geven over zijn potentiële opvolger(s). Vraag naar welke type medewerker gezocht moet worden volgens hem. Dit kan weleens nuttige input zijn voor een nieuwe sollicitatieprocedure.
- Wat kunnen we doen om ons bedrijf te verbeteren?
Denk goed na over zijn feedback op dit punt en probeer toe te passen wat mogelijk is en redelijk lijkt.
Stel dus veel open vragen en geen ja/nee-vragen. Zo krijg je meer relevante informatie over je bedrijf, die je dan weer kunt inzetten om werknemers langer aan je te binden en om nog meer vertrekkers te voorkomen. Bespreek de bevindingen ook met je managementteam en laat hen ook nadenken over de inhoudelijk resultaten.
Wil je deze exitgesprekken laten voeren door jouw leidinggevende, maar kunnen ze daar wel een training in gebruiken of wil je dat De Afdeling Personeelszaken deze gesprekken voor jouw bedrijf voert? Dat kan, neem contact op om jouw wensen hierover te bespreken.
