De Afdeling personeelszaken - De Meern - Utrecht - Renate Popken

Het hoe en waarom van feedback geven

Het belang van feedback geven

Het geven van feedback heeft een niet te onderschatten invloed op de medewerkers en (daarmee) op de organisatie.

  • Feedback geven helpt een persoonlijke band te smeden tussen de organisatie en het personeel. Bij een medewerker die – op regelmatige basis – feedback ontvangt is de kans groot dat hij zich meer betrokken voelt bij de organisatie en daarmee makkelijker en sneller de gestelde doelen bereikt. De organisatie laat zien dat de inspanningen van de medewerker worden gewaardeerd en dat leidt weer tot een hogere motivatie van de medewerker.
  • Feedback geven zorgt voor een leer- en ontwikkelomgeving zodat de mogelijkheden van de medewerker het best tot zijn recht kunnen komen. Met het geven van feedback kun je het scenario dat de medewerker gedemotiveerd raakt voor zijn. Je zorgt er namelijk voor dat de medewerker betrokken en uitgedaagd blijft en blijft streven naar het verbeteren van zijn prestaties.
  • Met behulp van feedback zorg je ervoor dat de medewerker wordt aangesproken op zijn ontwikkelpunten en op mogelijk onwenselijk gedrag. Hoe sneller je bepaald gedrag aan de kaak stelt hoe groter de kans op verbetering. Als je niets zegt wordt het juist steeds moeilijker de medewerker aan te spreken op zijn gedrag en prestaties, en hoe dat verbeterd kan worden.
  • Hoewel het belangrijk is dat op de werkvloer een prettige sfeer heerst, is het zinvol de medewerker te herinneren aan de verwachtingen van de organisatie en hoe je de medewerker kan helpen zich te focussen op het werk en de gestelde doelen te bereiken. Feedback geven is daarbij een belangrijk hulpmiddel.
  • Regelmatig feedback geven aan uw medewerker maakt het voor hem weer makkelijker je te benaderen als hij een probleem ervaart of als hij bijvoorbeeld ideeën heeft over verbeteringen in het werkproces. Voelen medewerkers zich zeker en comfortabel genoeg om uiting te geven aan zorgen of ideeën, dan is het vaak ook zo dat zij zich betrokken voelen bij de organisatie en dezelfde doelen nastreven als de organisatie.
  • Feedback geven helpt de medewerker zijn taken te prioriteren. Door regelmatig samen om de tafel te gaan zitten kun je de medewerker duidelijk maken welke taken op dat moment prioriteit hebben. Zo zorg je ervoor dat de medewerker zijn tijd en moeite niet verspilt aan minder belangrijke zaken.

De direct leidinggevende vervult binnen de organisatie de belangrijkste rol als het aankomt op het geven van feedback aan medewerkers omdat hij het dichtst bij staat en het meeste contact heeft.

Regelmatig en constructief feedback geven

Regelmatige, op een informele wijze gegeven feedback is relaxter en minder intimiderend voor een medewerker dan formele feedback. Heb je als manager te maken met een grotere uitdaging dan de dagelijkse werkzaamheden dan is het voor zowel werkgever als medewerker makkelijker als er al een cultuur van feedback geven bestaat. De leidinggevende kost het minder tijd het probleem duidelijk te maken, de medewerker hoeft niet bang te zijn in discussie te raken met de leidinggevende, nu het bespreekbaar maken van een probleem niet iets is dat slechts incidenteel voorkomt.

Het is zinvol als je het geven van feedback hetzelfde ziet als het lezen van e-mail: als een dagelijks terugkerende – noodzakelijke maar vaak ook zinvol en prettig – onderdeel van je taak. Om een zichtbare, geïnteresseerde, aandachtige, betrokken leider te zijn is het belangrijk elke dag tijd door te brengen met uw team. Hoe is bij jou de verhouding tussen het uitvoeren van procesmatige taken en het coachen van je team?

Geef eens een complimentje

Regelmatig positieve feedback geven aan een medewerker wordt misschien wel eens onderschat. Maar zelfs met een simpel “dankjewel” onderstreep je dat de medewerker gewaardeerd wordt.

Hoe kun je een simpele opmerking omzetten naar feedback met net iets meer impact?

  • Wees specifiek: Benoem de taak of het idee waarvan je vindt dat de medewerker het goed heeft gedaan. Alleen de opmerking “goed gedaan” is te algemeen. Maar als uw medewerker die klant die dreigde verloren te gaan toch heeft weten te behouden door proactief aan te pakken, benoem dat dan ook. Hiermee laat je zien dat je oog hebt voor de inspanningen en prestaties van de medewerker alsmede voor uw gezamenlijke doel: Een gezonde organisatie.
  • Neem de tijd: Al rennend door de gang op weg naar de volgende afspraak snel “dankjewel” roepen zet geen zoden aan de dijk. Maak echt even tijd voor de medewerker en zeg dat je hem graag wil bedanken voor die klus die hij onlangs zo goed heeft afgehandeld.

Dagelijkse feedback

Zonodig moet u het gedrag van de medewerker of de doelen die door hem moeten worden behaald, bijstellen. Dat doet u door met de medewerker in gesprek te gaan. Breng – tijdens het gesprek – de boodschap constructief in plaats van negatief. Brengt u negatief nieuws op een positieve manier dan zal de medewerker eerder begrijpen wat van hem verwacht wordt en zijn gedrag en/of werkwijze aanpassen. Geef bijvoorbeeld aan hoe een proces nog efficiënter kan worden aangepakt in plaats van te zeggen dat de werkwijze van de medewerker niet goed is.

Wees niet bang om constructieve kritiek te geven. Over het algemeen wordt constructieve kritiek door medewerkers juist als zeer welkom ervaren omdat eruit blijkt dat de leidinggevende de tijd en de moeite heeft genomen om uit te leggen hoe en waarom een bepaalde taak anders moet worden aangepakt.

Dagelijks feedback geven gebeurt het beste op een face tot face basis. Het lijkt misschien makkelijker bepaalde feedback te e-mailen en zodoende een directe confrontatie te vermijden, maar vergeet niet dat de kans dat de medewerker de feedback waardeert groter is dan dat hij het niet waardeert. Face to face feedback zorgt ervoor dat de medewerker zich gewaardeerd voelt en dat het werk wat hij doet belangrijk is; de leidinggevende heeft namelijk met het geven van feedback tijd en moeite genomen.

Zorg voor volledige aandacht, ook al gaat het om een snelle conversatie met minder prioriteit dan andere zaken. Ook als de medewerker de hulp van de leidinggevende inroept is het belangrijk uw volledige aandacht aan de medewerker te schenken. Het is niet prettig voor de medewerker als de leidinggevende op het moment dat hij om hulp vraagt de leidinggevende naar zijn computerscherm of smartphone blijft kijken. Als het niet uitkomt stel de medewerker daar dan direct van op de hoogte en vraag de medewerker terug te komen op een tijdstip waarop je hem je volledige aandacht kan geven.

In sommige gevallen – bij ingewikkeldere zaken – is het slim om gemaakte afspraken tijdens een face to face gesprek te documenteren in een e-mail. Zo kan de medewerker steeds terugzien wat van hem verwacht wordt en ook de leidinggevende zelf kan terugvallen op de e-mail.

Is het niet mogelijk om face to face feedback te geven, bijvoorbeeld omdat de medewerker op dagelijkse basis op weg is naar klanten, dan heeft feedback geven via de telefoon de voorkeur boven e-mail.

Constructieve feedback geven: Tips en trucs

Zorgvuldig kiezen van tijd en plaats: Afhankelijk van de persoonlijkheid van de medewerker is het wellicht verstandig opbouwende kritiek – ook al gaat het om informele feedback – niet in het bijzijn van collega’s te geven maar een aparte kamer op te zoeken en er tijd voor te blokken.

Blijf respectvol: Op het moment dat je een onderwerp met de medewerker wilt bespreken in de vorm van een opbouwende kritiek zorg er dan voor dat de terugkoppeling betrekking heeft op de prestatie of het gedrag van de medewerker, niet op de medewerker persoonlijk.

Wees begripvol: Vraag de medewerker voordat je je opbouwende kritiek geeft eerst waarom hij een bepaalde taak op een bepaalde manier heeft afgehandeld. Pas nadat je het antwoord hebt gehoord kun je je verhaal – eventueel aangepast aan het antwoord van de medewerker – doen.

Ga uit van eigen observaties Als leidinggevende mag je niet afgaan op wat u van anderen heeft gehoord. Wat zijn jouw observaties aangaande het gedrag en de prestaties van de medewerker? Ga daar van uit.

Wees specifiek: Om te zorgen dat de feedback de medewerker – en daarmee de organisatie – helpt in plaats van hem demotiveert is het belangrijk specifiek te zijn. Dat betekent dat slechts een bepaald afgekaderd onderwerp daadwerkelijk onderwerp van gesprek is en dat u uitlegt wat er (anders) moet gebeuren en waarom. Geef duidelijke voorbeelden en vermijdt opmerkingen als: “Je moet beter je best doen”.

Formele feedback

In bepaalde gevallen is het geven van informele feedback niet voldoende en is het nodig om formele feedback te geven. Bijvoorbeeld als een medewerker niet voldoet en disfunctioneren dreigt of als de medewerker zich misdraagt. Onderneem dan de volgende stappen:

  • Rooster een (functionerings)gesprek in
  • Geef van te voren aan waar het gesprek over zal gaan zodat de medewerker zich kan voorbereiden
  • Geef tijdens het gesprek constructieve feedback, waarbij u van het gedrag of de prestatie van de medewerker specifieke voorbeelden geeft
  • Vraag de medewerker naar zijn kijk op de zaak en luister naar wat hij te zeggen heeft
  • Werk samen met de medewerker aan een constructief actieplan
  • Maak een verslag van het gesprek en zet de gemaakte afspraken op papier

Blijven de gedragingen en/of de prestaties van de medewerker onder de maat dan is het van belang het disfunctioneren van de medewerker aan te pakken, bijvoorbeeld door het inzetten van een verbetertraject. Vergeet niet verslag te leggen van iedere stap die gezet wordt. Zo werkt u, -mocht het niet lukken de medewerker weer op het juiste spoor te krijgen- alvast aan een dossier.

Zie hiervoor ook de informatie onder dossier opbouwen bij disfunctioneren of raadpleeg De Afdeling Personeelszaken.

 

Feedback tussen collega’s

Behalve dat het van belang is dat leidinggevenden op regelmatige basis feedback geven aan hun medewerkers is het ook aan te raden te zorgen dat medewerkers elkaar feedback geven omdat ze op die manier van elkaar kunnen leren.

Om te zorgen dat collega’s elkaar feedback gaan geven, kun je tijdens een werkoverleg tijd inruimen voor het geven van feedback aan elkaar. Het is belangrijk dat het team elkaar al wat langer kent voordat je besluit van het feedback geven een wekelijks of maandelijks terugkerend agendapunt te maken. De collega’s moeten zich bij elkaar namelijk wel veilig en op hun gemak voelen. Kennen collega’s elkaar nog niet zo goed of zo lang zorg dan dat de feedback in koppels wordt gegeven. Je kunt er ook voor kiezen dat de feedback buiten het werkoverleg aan elkaar wordt gegeven, op een meer informele basis. Door feedback geven zelf toe te passen zal de medewerker uw gedrag – zeker als blijkt dat het vruchten afwerpt – in ieder geval eerder overnemen. Je hebt dan namelijk een bepaalde cultuur neergezet. Ook de feedback tussen collega’s moet zowel complimenten als opbouwende kritiek inhouden.

Maak de spelregels voor het geven van feedback tussen collega’s van te voren goed duidelijk. Geef dus aan dat:

  • Opbouwende kritiek en wederzijdse steun iedere medewerker kan helpen zijn rol beter te vervullen.
  • Medewerkers elkaar met respect moeten bejegenen; het is niet de bedoeling om te (ver)oordelen maar te begrijpen en te helpen de prestatie te verbeteren.
  • Het de bedoeling is dat feedback helpt zowel het persoonlijke succes als het succes van de organisatie te vergroten.

Feedback ontvangen

Als leidinggevende is het ook prettig feedback te krijgen over je prestaties en over mogelijkheden de organisatie naar een hoger niveau te brengen. Moedig je medewerkers daarom aan je die feedback te geven. De feedback kan zowel gegeven worden in een één-op-één-gesprek als tijdens een werkoverleg.

Het voordeel voor de medewerkers en daarmee voor de organisatie van het geven van feedback aan de lijnmanager is dat:

  • Je daarmee aangeeft dat je bereid bent te luisteren naar de input van het team, te leren en je prestatie te verbeteren
  • Door inbreng van de medewerker te stimuleren zal de medewerker gemotiveerder en met meer plezier zijn werk doen, wat vervolgens beter is voor het team en de organisatie als geheel ten goede komt. Vergeet niet de medewerker te bedanken voor zijn feedback
  • Op het moment dat je goed in staat bent opbouwende kritiek te ontvangen, zal je gedrag de medewerker aanmoedigen op dezelfde manier om te gaan met het ontvangen van feedback

Samenvattend kan gesteld worden dat door je teamleden aan te moedigen zowel jou als elkaar feedback te geven,  een omgeving wordt gecreëerd waarin uw teamleden het vertrouwen hebben suggesties te doen om werkprocessen of een bepaalde aanpak te verbeteren. Al doende wordt dus een constructieve manier van werken geïntroduceerd. Omdat medewerkers vaak een gedetailleerder inzicht hebben in de dagelijkse processen en gang van zaken is de kans groot dat hun suggesties leiden tot een succesvollere organisatie.